Corporate Secretary sebagai Strategic Business Partner

Mendengar istilah Sekretaris tentu kita langsung menuju pada suatu aktivitas surat menyurat, mengatur jadwal rapat, membuat notulen rapat dan hal-hal yang bersifat administratif. Tentu hal tersebut tidak salah karena memang masyarakat umum mengenal istilah Sekretaris. Lalu bagaimana dengan jika Sekretaris ditambahkan label Perusahaan, tentu akan sangat berbeda pengertian dan lingkup peran yang dimainkan. Sekretaris dapat dibagi paling tidak menjadi 2 antara lain Sekretaris yang bersifat pribadi dan bersifat organisasi atau perusahaan. 

Tentu akan sangat berbeda lingkup dan view terhadap kedua peran sekretaris baik Sekretaris Pribadi maupun Sekretaris organisasi atau perusahaan. Perbedaan tersebut sangat dipengaruhi oleh kebutuhan aktivitas dari masing-masing peran yang dimainkan baik Sekretaris Pribadi maupun Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Pribadi misalnya, secara umum hanya mengelola aktivitas dari masing-masing individu seperti Sekretaris Direktur. 

Berbeda dengan Sekretaris Perusahaan atau istilah lainnya adalah Corporate Secretary, Peran yang dimainkan oleh Corporate Secretary tentu mengalami perubahan yang signifikan karena tidak terbatas pada pengelolaan aktivitas Direksi tetapi pengelolaan aktivitas Perusahaan. Peran Corporate Secretary harus bisa memastikan bagaimana pengelolaan Perusahaan secara baik dan benar sesuai kaidah Good Corporate Governance.     

Peran yang diemban oleh Corporate Secretary berlandaskan pada ketentuan yang berlaku antara lain :

Berdasarkan lampiran Keputusan Ketua Bapepam Nomor Kep-63/PM/1996 tentang Pembentukan Sekretaris Perusahaan (Peraturan Nomor IX.I.4 No. 1) adalah sebagai berikut: a. mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di bidang pasar modal; b. memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan pemodal yang berkaitan dengan kondisi emiten atau perusahaan publik; c. memberikan masukan kepada Direksi Emiten atau Perusahaan Publik untuk mematuhi ketentuan UU Nomor 8 Tahun 1995 tentang Pasar Modal dan peraturan pelaksanaannya.

Surat Keputusan Ketua BAPEPAM Nomor 63 tahun 1996 Peraturan Nomor IX.I.4 maka keberadaan Corporate Secretary merupakan perpanjangan fungsi Direksi dalam menjalankan fungsi komunikasi, yaitu untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholders. 

Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 35 /POJK.04/2014 tentang sekretaris perusahaan emiten atau perusahaan publik di mana setiap emiten wajib membentuk dan memiliki Corporate Secretary.

Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: PER-01/MBU/2011 sebagaimana telah diubah dengan PER-09/MBU/2012, Bagian Kesembilan mengenai Sekretaris Perusahaan, adalah: a. memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG; b. memberikan informasi yang dibutuhkan oleh direksi dan dewan komisaris/dewan pengawas secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta; c. sebagai penghubung (liaison officer); dan d. menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada daftar pemegang saham, daftar khusus dan risalah rapat direksi, rapat dewan komisaris, dan RUPS.

Dengan demikian Peran Corporate Secretary harus mampu memastikan bahwa pengelolaan persero sesuai undang-undang 40 tahun 2007 tentang persero terbatas berjalan sesuai dengan prinsip Good Corporate Governance. Tak hanya itu saja, tanggung jawab lingkungan dan sosial yang menjadi amanat dalam undang-undang persero tersebut harus menjadi perhatian khusus sebagai upaya menjalankan keberlanjutan bisnis perusahaan. 

Peran yang diemban oleh Corporate Secretary tentu bukan saja secara administratif tetapi sudah menuju kepada peran strategik, dimana masukan- masukannya harus memberikan efek pada pengelolaan perusahaan secara seimbang baik secara aspek regulasi, aspek nilai tambah perusahaan dan aspek lingkungan.     

Pemaparan tersebut diatas paling tidak ada 3 peran besar yang dimiliki oleh Corporate Secretary sebagai bagian dari kegiatan korporasi antara lain :