Penerapan Metode -- Metode Manajemen Pergudangan dalam Operasional Harian Gudang
Gudang merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan barang atau menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Gudang biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk menjaga stok barang mereka agar dapat disediakan saat dibutuhkan. Fungsi utama gudang adalah menyimpan barang denga naman dan menjaga kondisi serta integritas barang tersebut. Gudang juga berperan dalam mengatur aliran barang dari pemasok ke konsumen, memberikan kemudahan dalam proses pengiriman, pengambilan dan pemrosesan barang.
Menurut Eqorni dalam Kusuma (2017), manajemen pergudangan mengandung pengertian mengenai pengelolaan dari aktivitas yang saling terakait dalam aktivitas penyimpanan barang semetara. Aktivitas penyimpanan yang dimaksud adalah penerimaan barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktivitas penyimpanan. Manajemen Gudang sangat penting  untuk kelangsungan usaha, sebab Gudang berkaitan langsung dengan penjualan[7]. Ketika persediaan Gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, entah penjualan gagal atau persediaan yang ada digudang terlalu banyak. Sistem manajemen Gudang merupakan kunci utama dalam rantai pasok (supply chain), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi didalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway ( penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan). (Pitoy et.al (2020).
Dalam manajemen gudang, meliputi beberapa aspek pengelolaan barang, yaitu :
Manajemen Alur Kerja
Alur kerja adalah sebuah uraian urutan peristiwa yang dibutuhkan untuk melakukan tugas. Langkah -- langkah alur kerja, menuntut proses bisnis agar melalui penataan sistematis sumber daya dan menjelaskan bagian yang membawa tugas -- tugas dari "belum dimulai " sampai selesai. Kanban merupakan salah satu metode yang ada dalam project management. Istilah Kanban secara langsung dapat diartikan menjadi "Papan Visual" atau "Kartu Visual". Pada awalnya Kanban dikembangkan sebagai metode untuk memberikan sinyal pada persediaan bahan -- bahan produksi di sistem Inventory Just in Time (Sistem Persediaan Tepat Waktu) agar bahan -- bahan produksi yang dipasok tiba pada waktunya sesuai dengan jumlah yang dibtuhkan sehingga dapat mengurangi biaya penanganan dan penyimpanan. Sampai saat ini, Kanban dikenal sebagai suatu metode manajemen untuk memvisualisasikan komunikasi dan pengendalian serangkaian aliran aktivitas di produksi sehingga memungkinkan semua orang untuk melihat aliran aktivitas tersebut dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan.
Tiga Langkah Penerapan Metode Kanban :
 Visualisasi Alur Kerja
Suatu pekerjaan akan lebih mudah dipantau dan diawasi jika dibagi menjadi beberapa bagian, sub-bagian, atau segmen. Bagian tersebut kemudian disusun menjadi satu alur kerja dan ditampilkan dalam bentuk tabel atau daftar kerja yang bisa dilihat oleh pihak yang berkepentingan (stakeholder)
Membatasi WIP (Work-in Progress)
Menetapkan dengan tegas batas pekerjaan, tugas, dan jumlah unit produk yang masih masih dalam proses (work in-progress). Pekerjaan atau tugas yang telah disusun dalam suatu alur kerja harus diselesaikan sesuai dengan jangka waktu yang sudah ditentukan.
Mengukur Lead Time yang Diperlukan
Lead time adalah siklus waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, tugas atau maupun produk dari awal hingga akhir. Pada metode espon, diperlukan pengukuran dan penentuan lead time untuk mengoptimasi proses pekerjaan. Sehingga waktu penyelesaian bisa terprediksi seakurat mungkin
Manajemen Persediaan Barang
Manajemen persediaan barang merupakan proses perencanaan, pengendalian, dan pengelolaan persediaan barang dalam suatu perusahaan untuk memenuhi permintaan konsumen dengan efisien dan efektif[8]. Ada beberapa metode yang dapat digunakan :
First in First Out (FIFO)
Metode pengaturan stok barang dimana yang masuk pertama kali baik yang pertama kali dibeli atau diproduksi adalah yang pertama kali keluar dari inventaris untuk dijual atau digunakan dalam proses produksi. Alasannya adalah agar persediaan yang pertama bisa segera dijual atau dimanfaatkan agar tidak cepat rusak karna terlalu lama tersimpan dalam gudang. Biasanya paling sering digunakan untuk barang -- barang yang tidak memiliki tren.
Last in First Out (LIFO)
Berbanding terbalik dengan FIFO , penerapan LIFO artinya barang yang terakhir masuk ke gudang akan keluar pertama. Dengan kata lain, stok persediaan yang dibeli paling awal akan keluar dari gudang terakhir. Metode ini digunakan dalam rangka memanfaatkan suatu momentum untuk meraup banyak keuntungan. Digunakan dalam industri fashion.
First Expired First Out (FEFO)
Metode FEFO mengacu pada praktik mengeluarkan barang dari persediaan berdasarkan tanggal kadaluwarsa atau masa pakai yang terdekat. Barang yang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih awal akan dijual atau digunakan terlebih dahulu untuk menghindari kerugian akiat kadaluwarsa, terlepas dari kapan masuknya barang dalam stok persediaan. Hal ini juga menghindari potensi kerugian karena dapat memnafaatkan semua persediaan secara efektif. Metode ini paling sering digunakan dalam industri yang produknya memiliki batas waktu penggunaan tertentu seperti obat , makanan , dan bahan kimia.
Metode Avarage (Rata -- Rata Tertimbang)
Metode average adalah metode valuasi persediaan yang menghitung rata -- rata dari seluruh persediaan yang ada. Sederhananya penerapan metode rata -- rata tertimbang ini hanya berfokus pada ketersediaan stok barang yang ada di gudang penyimpanan tanpa memperhatikan stok mana yang masuk pertama dan yang masuk terakhir dalam catatan persediaan. Dan banyak digunakan pada perusahaan alat tulis, bahan bangunan dan furniture yang tidak mempertimbangkan tanggal kadaluwarsa.
Manajemen Isi Ulang Stok Inventaris
Berikut adalah beberapa metode yang paling banyak digunakan :
Just In Time (JIT)
Metode JIT adalah strategi pengelolaan persediaan dimana bahan baku atau barang jadi hanya dibeli atau diproduksi pada saat dibutuhkan. Dengan menggunakan metode JIT dapat menghindari biaya persediaan, meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas produksi, dan mengoptimalkan penggunaan ruang gudang. Namun, metode JIT juga memiliki beberapa risiko, seperti terganggunya produksi ketika pasokan bahan baku terlambat atau cacat, atau permintaan pelanggan meningkat tiba-tiba.
Economic Order Quanitity
Metode EQQ adalah pendekatan yang berfokus untuk menentukan jumlah pesanan agar meminimalkan biaya total persediaan. Tujuan utama menggunakan metode ini adalah mencapai keseimbangan antara biaya pemesanan (biaya yang dikeluarkan setiap kali membuat pesanan baru) dan biaya penyimpanan (biaya yang timbul karena menyimpan persediaan dalam jangka waktu tertentu).
Days Sales of Inventory
Metode DSI digunakan untuk mengukur seberapa efisien persediaan suatu perusahaan digunakan atau berapa lama persediaan biasa bertahan sebelum habis terjual. Metode ini mengukur waktu (biasanya dalam hari) yang dibutuhkan untuk menjual seluruh persediaan yang dimiliki oleh perusahaan pada tingkat penjualan saat ini.
Material Requirement Planning (MRP)
Metode MRP ini bergantung pada prediksi penjualan dimana produsen harus memiliki catatan akurat tentang penjualan sehingga kebutuhan inventaris dapat sesuai . Ketidakmampuan untuk memperkirakan penjualan akan menyebabkan kegagalan dalam pemenuhan pesanan pelanggan.
Peran -- peran setiap posisi bagian di Gudang
Penyedia Barang
Bertanggung jawab atas seluruh proses penerimaan, pemeriksaan, dan distribusi barang di gudang. Proses diawali dengan penerimaan palet impor yang langsung diperiksa kondisi fisiknya dan didokumentasikan melalui foto sebagai bukti sebelum dilakukan pembongkaran. Tim QC kemudian memeriksa kualitas setiap barang, memisahkan yang rusak untuk inspeksi lebih lanjut, dan menyusun buku di rak berdasarkan judul untuk memudahkan penataan.
Setelah penerimaan, dilakukan verifikasi menyeluruh melalui scanning ISBN dan penghitungan manual untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan dokumen. Selisih yang ditemukan dicatat dalam Discrepancy Report, sementara data akurat langsung diinput ke sistem WMS. Data ini menjadi dasar Divisi PPIC dalam menentukan order buku untuk toko-toko Periplus.
Untuk pemenuhan order, tim picking menggunakan sistem FIFO dengan mengambil buku berdasarkan urutan masuk gudang. Barang yang telah dipilih kemudian dikemas sesuai standar perusahaan sebelum diserahkan ke Divisi Admin. Seluruh proses didukung sistem pelacakan terintegrasi yang memonitor pergerakan barang hingga sampai ke toko tujuan, memastikan transparansi dan akuntabilitas di setiap tahap.
Inventory Replenishment dan Hubungannya dengan Warehouse Return
Inventory replenishment merupakan proses pengisian ulang stok untuk memastikan ketersediaan barang sesuai permintaan. Proses ini umumnya melibatkan sistem terkomputerisasi yang memantau tingkat stok minimum dan secara otomatis memicu permintaan pengisian ketika stok mencapai batas tertentu.
Tugas utama inventory replenishment meliputi:
- Pemantauan Stok -- Melacak tingkat persediaan secara real-time melalui sistem manajemen gudang (WMS) untuk mengidentifikasi barang yang perlu diisi ulang.
- Verifikasi Fisik -- Memeriksa ketersediaan dan kondisi stok sebelum memproses permintaan pengisian, memastikan hanya barang yang layak didistribusikan.
- Koordinasi dengan Warehouse Return -- Barang retur yang masih layak pakai (hasil inspeksi kualitas) dapat dikembalikan ke rak penyimpanan dan dimasukkan kembali ke dalam siklus replenishment.
- Manajemen Barang Rusak & Dead Stock -- Memproses barang retur yang rusak (diperbaiki jika memungkinkan) atau dead stock (ditawarkan kembali ke outlet lain sebelum di-dispose).
- Sistem Pull-Based -- Mengisi stok hanya ketika ada permintaan aktual, mirip dengan prinsip Just-In-Time (JIT), untuk menghindari overstocking atau kekosongan.
Proses ini terkait erat dengan warehouse return karena barang retur yang lolos quality control dapat segera diintegrasikan kembali ke dalam stok aktif, mempercepat ketersediaan produk dan mengurangi pemborosan. Dengan demikian, inventory replenishment tidak hanya mengandalkan pasokan baru, tetapi juga memanfaatkan barang retur yang masih layak untuk menjaga efisiensi persediaan.
Administrator Warehouse
Admin warehouse seringkali dianggap sebagai tulang punggung operasional. Admin gudang bertanggung jawab untuk memastikan kualitas dan kuantitas barang yang akan dikeluarkan oleh perusahaan ke toko - toko, menginput data kedalam inventaris supaya lebih mudah ketika tim akunting melakukan perhitugan hingga sisi administratif dalam distribusi barang. Setiap barang yang masuk harus melalui proses verifiikasi dengan dilakukan scanning dan pencatatan yang ketat untuk memastikan kesesuaian antara data system dengan kondisi fisik barang. Selain bertugas melakukan input data, divisi ini juga memiliki peran penting sebagai quality control yang bertugas memeriksa kondisi barang, kelengkapan dokumen dan akurasi jumla sebelum barang dikirim ke toko tujuan.
Warehouse Return
Warehouse Return merupakan proses pengembalian produk yang tidak sesuai spesifikasi atau tidak memenuhi standar kualitas ke gudang, biasanya dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola produk yang gagal memenuhi standar kualitas atau tidak sesuai pesanan pelanggan. Proses ini mencakup penerimaan dan verifikasi barang retur dari toko, termasuk barang rusak, barang selisih, dan dead stock (barang tidak laku dalam periode tertentu), dilanjutkan dengan inspeksi kualitas untuk menentukan status barang---apakah dapat dikembalikan ke rak, diperbaiki, atau harus dibuang. Selain itu, warehouse return juga memfasilitasi pertukaran barang antar toko yang harus diproses terlebih dahulu di gudang sebelum didistribusikan kembali.
