Kemajuan teknologi sekarang telah mendorong instansi pemerintah untuk beralih dari pengelolaan arsip secara manual ke sistem digital. Sistem manual saat ini dianggap kurang efisien karena memerlukan banyak waktu, membutuhkan ruang fisik yang besar, serta memiliki potensi kerusakan atau kehilangan dokumen. Contohnya, di Kabupaten Karawang, keterbatasan ruang penyimpanan fisik menjadi hambatan utama dalam pengelolaan dokumen yang terus bertambah setiap tahunnya.
Transisi ke sistem penyimpanan digital menjadi solusi yang memberikan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam pelayanan publik. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menegaskan bahwa digitalisasi bukan hanya sekadar peralihan media, tetapi merupakan elemen dari strategi nasional untuk melestarikan ingatan kolektif bangsa dan meningkatkan transparansi pemerintahan. Menurut ANRI, "Digitalisasi arsip merupakan bagian dari langkah strategis untuk melestarikan ingatan kolektif bangsa, menjamin kesinambungan informasi, serta mendukung transparansi dan akuntabilitas pemerintah" (ANRI, n.d.).
Di samping itu, Kementerian Komunikasi dan Digital (Kemkomdigi) memberikan dukungan penuh untuk transformasi ini. Mereka melihat digitalisasi arsip sebagai dasar krusial dalam pengembangan kebijakan yang berlandaskan data dan sejarah. Pernyataan resmi mereka menyatakan, "Digitalisasi arsip merupakan langkah penting untuk memastikan informasi sejarah dapat diakses dengan cepat, tepat, dan aman" (Indonesia.go.id, n.d.).
Dalam hal ini, pengelolaan kantor digital berkaitan erat dengan masalah arsip digital. Sebagai area yang menangani pengelolaan administrasi dan informasi dalam organisasi, manajemen perkantoran memiliki posisi strategis dalam merancang sistem pencatatan yang efisien dan terkini (Sedarmayanti, 2017; Wibowo, 2020). Pengarsipan digital sangat terkait dengan sejumlah aspek krusial dalam manajemen kantor, yaitu:
- Arsip berfungsi sebagai dokumen administrasi kantor, yakni sebagai dokumen hukum yang menjadi landasan dalam proses pengambilan keputusan organisasi (Laudon & Laudon, 2020).
- Efisiensi kerja, di mana dokumen digital mempercepat proses pencarian, pengolahan, dan penyebaran informasi.
- Pengurangan biaya, melalui minimisasi kebutuhan ruang fisik dan pemakaian kertas.
Walaupun begitu, proses digitalisasi dalam manajemen arsip tidak terhindar dari berbagai risiko, seperti serangan siber, hilangnya data, atau kerusakan sistem. Oleh sebab itu, diperlukan strategi pengurangan risiko yang efisien, seperti:
- Cadangkan data secara rutin, baik melalui server lokal, penyimpanan cloud, maupun perangkat eksternal.
- Keamanan siber berlapis, contohnya penerapan enkripsi, firewall, dan autentikasi ganda.
- Rencana pemulihan bencana, seperti strategi pemulihan bencana yang menyeluruh.
- Pelatihan pegawai, guna meningkatkan pemahaman mengenai keamanan data digital.
- Kebijakan akses terbatas, sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat mengunjungi arsip penting.
Langkah-langkah tersebut krusial untuk memastikan bahwa digitalisasi arsip tidak hanya menambah efisiensi, tetapi juga memastikan keamanan dan keberlanjutan informasi dalam jangka waktu yang lama.
Kesimpulan
Transformasi arsip digital adalah langkah penting untuk menciptakan birokrasi yang lebih cepat, efisien, dan transparan. Masalah pada sistem manual yang kurang efisien dapat diselesaikan melalui digitalisasi dokumen, asalkan didukung oleh tenaga kerja yang terampil dan infrastruktur teknologi yang cukup. Dalam konteks ini, Program Studi Manajemen Perkantoran Digital berfungsi penting dalam mendidik lulusan yang tidak hanya ahli dalam digitalisasi dokumen dan pengelolaan sistem arsip elektronik, tetapi juga mampu menerapkan prinsip-prinsip keamanan informasi secara komprehensif.
Daftar Pustaka
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). (n.d.). Digitisasi arsip sebagai transformasi kearsipan.
