Ini hanya masalah administrasi, sepertinya kalimat ini tidak asing bagi kita atau setidaknya pernah kita dengar. Sebagian orang mungkin berpikir ini sekedar masalah kecil yang dapat diselesaikan atau dirubah dengan mudah (cukup level staff). Dari pengalaman penulis yang pernah bekerja dibeberapa perusahaan baik nasional dan multinasional ternyata administrasi menjadi masalah yang nyata terjadi saat ini dan terkesan dibiarkan saja.
Suatu ketika pimpinan organisasi meminta laporan suatu aktivitas untuk keperluan analisa (untuk mengendalikan) dan ternyata tidak dapat disediakan dengan baik, bahkan sama sekali tidak dapat disediakan. Jika anda mengalami hal ini bisa dikatakan administrasi anda bermasalah.
Diantara masalah administrasi yang pernah penulis temukan adalah sebagai berikut:
- Data yang diperlukan pada suatu aktivitas atau pekerjaan tidak tersedia pada pencatatan.
- Pencatatan tidak standard sehingga tidak bisa dilakukan pengolahan data.
- Pencatatan multi aktivitas tidak tercapture.
- Pencatatan antar department tidak dapat terhubung.
- Sulit melakukan monitoring, laporan dan evaluasi.
- Tidak ada historical data, dokumen sulit atau lama untuk ditemukan, bahkan hilang entah kemana.
Contoh nyata masalah administrasi pada pemerintahan adalah ketika pemerintah membuat kebijakan bantuan terdampak pandemik Covid-19 dimana data penerima tidak akurat sehingga sulit untuk memastikan jumlah penerima dan menyalurkan bantuan tersebut sehingga banyak masyarakat melakukan protes.
Sebelum kita lebih lanjut membahas tentang Administrasi, saya ingin mengajak pembaca mengerti definisi administrasi. Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan (kamus bahasa Indonesia).
Berdasarkan penelusuran search engine penulis pengertian administrasi adalah sebagai berikut:
- Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
- Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
- Arthur Grager: Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi
- George Terry: Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- William Leffingwell dan Edwin Robinson: Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
- Ulbert: Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.
 Adapun Fungsi Administrasi adalah:
- Planning
- Organizing
- Staffing
- Directing
- Coordinating
- Reporting
- Budgeting
Dari definisi dan fungsi administrasi diatas sangat jelas administrasi bukanlah hal sepele dan mudah untuk dilakukan. Dari pengalaman penulis tidak banyak organisasi yang menaruh perhatian serius pada hal ini.
Barangkali pengertian administrasi dalam arti sempit ini lah yang populer diketahui oleh orang banyak dan itu mungkin termasuk para manajer dan para kepala divisi. Kesalahan yang sering dijumpai penulis adalah membiarkan proses drafting administrasi full ditangani oleh staff, mulai dari drafting, recording dan filling, bahkan berdasarkan pencatatan warisan turun-temurun dari staff sebelumnya, sehingga administrasi yang ada saat ini tidak mencerminkan visi dan misi dari seorang manajer, kepala divisi atau pimpinan organisasi.
Akibatnya fungsi administrasi diatas tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya dan bayangkan kejadian diatas telah berlangsung bertahun tahun lamanya bahkan hingga saat ini. Sudah dapat dipastikan organisasi anda berjalan tidak efektif dan efisien, karena anda akan memerlukan resources yang besar dan waktu yang cukup lama untuk menutupi keterbatasan administrasi ini.
Selain mengalami organisasi yang kurang memberikan perhatian pada administrasi, ada juga organisasi menyadari pentingnya masalah administrasi ini. Organisasi melakukan investasi untuk membuat system administrasi akan tetapi system yang dihasilkan ternyata tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Mengapa ini terjadi? menurut penulis terjadi karena design system administrasi tidak memiliki visi yang baik.
