Pentingnya Menata Folder dan Berkas

Seperti halnya menata benda-benda yang ada di sekitar kita, misa di dalam rumah supaya nyaman dipandang dan mudah saat mencari dan mengambil saat diperlukan.  Begitu pula halnya saat menyimpan berkas di dalam komputer maupun di sistem penyimpanan cloud seperti google drive.

Hal ini mengingatkan pada kebiasaan seorang rekan kerja yang menyimpan berkas-berkas pekerjaannya hanya dalam beberapa folder utama, sementara untuk satu berkas pekerjaan biasanya disambung saja dari berkas sebelumnya.  Misal mengetik surat pengantar yang baru, maka dia akan mengetik surat tersebut di halaman berikutnya dengan nama file yang sama.

Jadinya saat akan mencari surat yang telah dibuat sebelumnya kudu membuka satu file atau berkas saja, memang praktis tapi ukurannya jadi besar karena isinya bermacam surat dan perlu waktu lagi untuk mencari berkas yang telah diketik sebelumnya tersebut.

Mungkin alasan kepraktisan tersebut yang menyebabkan beberapa orang tak mau repot membuat penamaan file baru untuk pekerjaan barunya, padahal justru kebiasaan itu yang merepotkan di kemudian hari.  Apalagi kala memerlukan data yang mendesak, ketidakteraturan hanya akan menimbulkan kepanikan yang berujung merusak ritme waktu pekerjaan.

Mahasiswa yang di tahap pengerjaan tugas akhir sepertinya bisa dicontoh untuk masalah penataan folder dan berkas ini, walau terkadang merasa miris sekaligus lucu saat melakukan revisi yang entah ke sekian kali.  Karena penamaan folder dan berkas bisa menjadi sub-sub nama, misal seperti nama folder: Revisi 1.1, nama berkas : Bab 1 rev 1.2, dan entah apalagi tambahannya.

Berdasarkan pengalaman yang paling gampang menamakan folder adalah berdasarkan jenis pekerjaannya, baru di dalam folder tersebut bisa diisi lagi dengan sub folder yang diberi nama sub pekerjaan.  Bisa juga menamakan folder berdasarkan timeline,  untuk ini biasa diberi nama awalan tahun kemudian bulan dan tanggal berkas, ini sangat membantu saat menyimpan file berbentuk foto-foto.

Lebih mudah lagi sebenarnya kalau di hard disk kantor, tak cuma folder dan berkas yang ditata, drive yang ada pun kalau bisa dipartisi dan diberi nama sesuai klasifikasi yang diinginkan.  Misal satu drive untuk pekerjaan utama, drive lainnya untuk pekerjaan lama, dan drive lainnya untuk diisi hal-hal yang tak begitu berkaitan dengan pekerjaan, misal berkas pribadi.

Penataan folder dan berkas yang rapi tentu saja akhirnya memudahkan penggunanya, apalagi di saat mendesak, mencari berkas yang diperlukan menjadi lebih mudah sewaktu-waktu diperlukan.  Memang terkait penataan juga harus disertai dengan pembiasaan, apalagi ini terkait dengan kenyamanan penggunanya sendiri, kalau sudah begitu kembali lagi teringat petuah para leluhur bahwa: alah bisa karena biasa.