Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Pernah nggak ngerasa sebuah tim atau organisasi jalan tapi kayak nggak tahu arah? Kayak kerja sih kerja, tapi tujuannya nggak jelas. Nah, itu biasanya karena kurang perencanaan. Padahal, dalam dunia manajemen, perencanaan itu penting banget buat nentuin arah, ngatur langkah, dan bikin semua bagian kerja jadi nyambung. Di blog ini, kita bakal ngobrol santai soal kenapa perencanaan itu krusial banget buat organisasi, dan gimana caranya bikin rencana yang nggak cuma rapi di kertas, tapi juga jalan di lapangan.  

Manajemen

Kata "manajemen" itu asalnya dari bahasa Inggris to manage yang artinya mengatur. Nah, proses ngatur ini biasanya dilakuin lewat serangkaian aktivitas yang teratur dan punya fungsi masing-masing, itulah yang disebut manajemen. Jadi, manajemen itu sebenarnya proses buat ngewujudin apa yang pengen dicapai oleh sebuah organisasi, entah itu organisasi bisnis, sosial, pemerintahan, dan lain-lain.

Gampangnya, manajemen itu serangkaian kegiatan yang dimulai dari bikin rencana, nyusun struktur kerja, ngasih arahan, ngatur koordinasi, sampai ngecek dan ngawasin jalannya kerja, semua itu dilakukan buat capai tujuan organisasi, dengan ngandelin sumber daya manusia dan sumber daya lain yang ada.

Pengertian Perencanaan (Planning)

Perencanaan itu bagian penting banget dari manajemen, dan nggak bisa dihindari di setiap organisasi. Selain perencanaan, tentu ada juga fungsi lain kayak ngatur struktur kerja (pengorganisasian), ngasih arahan, sampai ngontrol jalannya kerjaan (pengawasan). Tapi perencanaan punya peran yang benar-benar krusial karena nyambung ke semua fungsi manajemen lainnya. Soalnya, perencanaan itu sifatnya menyeluruh dan jadi panduan utama buat semua aktivitas yang dilakuin organisasi. Makanya, perencanaan sering disebut sebagai dasar dari semua fungsi manajemen, tanpa rencana yang jelas, fungsi lain juga bakal jalan setengah-setengah.

Menurut Robbins dan Mary Coulter, perencanaan mencakup beberapa aspek,  termasuk  definisi  sasaran  organisasi, penetapan  strategi  menyeluruh  untuk mencapai  sasaran  tersebut,  dan  penyusunan  serangkaian  rencana  komprehensif  untuk mengintegrasikan  serta  mengkoordinasikan  pekerjaan  dalam  organisasi.  Perencanaan membahas  hasil  yang  diinginkan (apa yang  harus  dilakukan) dan  sasaran (bagaimana melakukannya). 

Jenis-Jenis Perencanaan

• Perencanaan strategis itu proses yang biasanya dilakuin sama manajemen tingkat atas buat nentuin arah besar perusahaan ke depan. Mulai dari visi, misi, sampai tujuan jangka panjangnya. Biasanya, perencanaan ini dibuat untuk jangka waktu 3 sampai 5 tahun ke depan. Nah, isinya nggak cuma soal satu bagian aja, tapi nyentuh semua aspek bisnis, mulai dari pengembangan produk, strategi pemasaran, sampai cara operasional dijalankan.
• Perencanaan taktis itu biasanya jadi tugasnya manajer tingkat menengah. Tujuannya buat nyusun rencana kerja jangka menengah supaya target yang udah ditetapkan di perencanaan strategis bisa tercapai. Umumnya, perencanaan ini dibuat untuk jangka waktu 1 sampai 3 tahun dan mencakup hal-hal kayak strategi pemasaran, keuangan, dan operasional.
• Perencanaan operasional dilakukan sama manajer level bawah. Fokusnya lebih ke rencana kerja jangka pendek, biasanya untuk 1 tahun atau bahkan kurang. Tujuannya jelas: buat ngebantu ngejalanin rencana taktis yang udah dibuat sebelumnya. Isinya bisa soal jadwal produksi, pengelolaan stok barang, sampai pengaturan jam kerja tim.

Alasan Perlunya Perencanaan 

Kenapa sih jika kita punya organisasi atau bisnis kita butuh perencanaan. 

• Melihat perkembangan program dan penemuan baru sekarang ini, kita bisa lebih optimis buat capai tujuan di masa depan.  
• Bisa bantu manajemen buat lebih siap dan adaptif sama perubahan yang ada di lingkungan.
• Ngebantu juga buat lebih fokus sama masalah-masalah penting, jadi manajer bisa lihat gambaran besar operasional dengan lebih jelas.
• Bikin pembagian tanggung jawab jadi lebih jelas dan tepat, dan nuntun cara kasih arahan buat jalannya operasional.
• Jadi lebih gampang juga buat kerja sama antar bagian, terus nentuin tujuan yang lebih spesifik, jelas, dan gampang dimengerti.
• Mengurangi kerja yang nggak pasti, dan lebih hemat waktu, tenaga, sama biaya.

Proses Penyusunan Strategi Perencanaan Organisasi 

Langkah-langkah  yang  disarankan  oleh  Handoko memandu organisasi  untuk  merumuskan  rencana  secara  komprehensif. 

• Melibatkan  penentuan  misi  dan  tujuan  organisasi
• Analisis lingkungan  eksternal
• Analisis  internal perusahaan
• Pengembangan  strategi  perusahaan
• Tahap peninjauan kembali dan evaluasi

Kegagalan Perencanaan

Walaupun kita udah punya rencana tapi bisa aja rencana yang kita bikin itu gagal, menurut Ginanjar Kartasasmita nggak disebabkan perencanaan itu sendiri, tetapi bersumber pada beberapa hal berikut ini: 

• Informasi yang diberikan kurang lengkap, atau dari awal perencanaannya yang nggak realistis sehingga tidak dapat dilakukan.
• Pelaksanaannya nggak sesuai rencana.
• Perencanaannya ngikutin paradigma yang ga sesuai sama kondisi.
• Ngerasa kalau perencanaan tuh jadi pengaturan kehidupan manusia yang paling kecil.

Ciri-Ciri Perencanaan yang Baik

Sebelumnya kita udah lihat kegagalan perencanaan, nah sekarang kita lihat juga ciri-ciri perencanaan yang baik dan bisa dibilang berhasil:

• Realistis dan bisa dilaksanain.
• Tepat sasaran.
• Fleksibel menghadapi perubahan.

Kesimpulan

Intinya, manajemen itu soal ngatur biar tujuan organisasi bisa tercapai. Nah, perencanaan jadi bagian paling penting karena semua hal dimulai dari situ. Tanpa rencana yang jelas, kerja bisa jadi asal jalan dan nggak efektif.

Ada tiga jenis perencanaan: strategis (jangka panjang), taktis (jangka menengah), dan operasional (jangka pendek). Semuanya saling nyambung dan penting. Perencanaan bantu organisasi lebih siap hadapi perubahan, lebih fokus, dan kerja jadi lebih efisien.