Pengendalian Intern pada Usaha Coffee Shop

Pada era globalisasi seperti sekarang ini penerapan sistem informasi akuntansi dalam sebuah bisnis semakin berkembang pesat, salah satunya diterapkan pada bisnis coffee shop.

Coffee shop merupakan sebuah tempat untuk minum kopi dan teh secara tepat, tetapi karena perkambangan zaman dan kebutuhan pelanggan yang sangat komplek dan tidak ada habisnya, sehingga perkembangan coffee shop menjadi seperti sekarang ini.

Didalam mengelola sebuah bisnis coffee shop Salah satu fungsi penting dalam sistem informasi akuntansi adalah pengendalian intern. Sistem pengendalian intern merupakan salah satu konsep yang paling penting dan mendasar bagi profesional bisnis di semua tingkat.

Sistem pengendalian intern didefinisikan oleh AICPA (American Institue Of Certifed Public Accountans) sebagai struktur suatu organisasi dan semua metode-metode yang terorganisasi serta ukuran-ukuran yang ditetapkan dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan. 

Dengan demikian pengertian sistem pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.

Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah :

• Menjaga kekayaan organisasi.
• Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
• Mendorong efisiensi.
• Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Persediaan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan merupakan bagian awal sebelum memproses suatu barang yang akan diproduksi menjadi suatu barang jadi yang siap untuk dijual. Persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal buruk yang mungkin terjadi. Sistem pengendalian intern persediaan barang bertujuan untuk mengendalikan dan mengelola persediaan barang.

Penerapan Sistem Pengendalian Intern pada persediaan bisnis coffee shop sebagai berikut :

• Setiap barang masuk (pembelian) maupun barang keluar (penjualan) dicatat pada tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan dilakukan oleh stockist pada kartu stock dan pencatatan juga dilakukan oleh bagian accounting, hal ini bertujuan untuk mengontrol bagian persediaan agar dalam melakukan penyimpanan maupun pengeluaran barang ada koordinasi antar bagian yang terkait.
• Pencatatan persediaan dilakukan secara perpetual (perpetual inventory system) tujuannya yaitu untuk mengetahui jika terdapat perbedaan perhitungan fisik dengan jumlah yang ada pada catatan. Metode pencatatan pada kartu stock menggunakan metode FIFO (First In First Out ) dan untuk pengeluaran barang dilakukan dengan menggunakan metode FIFO dan metode LIFO (Last In First Out) tergantung kondisi barang yang ada dalam gudang karena bahan minuman dan makanan mudah rusak atau kadaluarsa.
• Stock opname atau perhitungan persediaan dilakukan setiap 1 bulan sekali. Hal ini dilakukan untuk mengecek atau mencocokan antara fisik persediaan barang yang ada didalam gudang dengan catatan yang ada di kartu stock.

Adapun komponen pengendalian intern yang diterapkan pada bisnis coffee shop yaitu sebagai berikut.

• Lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari semua komponen pengendalian intern lainnya yang membuat organisasi menjadi disiplin dan terstruktur. Lingkungan pengendalian mencakup suasana organisasi dan sikap manajemen serta karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada dalam organisasi. Dalam sebuah bisnis coffee shop biasanya menerapkan suasana lingkungan yang menyenangkan dan santai karena pada dasarnya coffee shop adalah sebuah tempat yang tidak sepenuhnya formal.
• Sumber daya manusia. Menurut Anwar Prabu Mangkunegara sumber daya manusia adalah sumber daya yang digunakan untuk menggerakan dan menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk meningkatkan kualitas sebuah coffee shop, biasanya mereka mencari seorang karyawan yang memiliki syarat dan kriteria tertentu. Syarat dan kriteria yang dimaksud yaitu mereka biasanya mencari orang-orang yang memiliki rasa bertanggung jawab yang besar dan disiplin tepat waktu, senang dan giat bekerja, ramah kepada semua orang agar tercipta rasa kenyamanan, dan juga memiliki latar belakang pendidikan terkait pembuatan makanan atau minuman agar dapat menciptakan masakan yang enak dan tidak abal-abal.
• Transaksi. Transaksi adalah suatu aktivitas yang dilakukan oleh individu atau organisasi dan dapat menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan yang dimiliki, baik itu bertambah ataupun berkurang. Di dalam sebuah bisnis coffee shop, biasanya bentuk transaksi yang terjadi yaitu pelanggan melakukan pembayaran langsung setelah melakukan pemesanan. Upaya ini dilakukan untuk mengantisipasi jika pelanggan lupa membayar atau dengan sengaja tidak membayar lalu pergi setelah menikmati menu. Pembayaran biasanya dilakukan dengan menggunakan uang tunai/cash dan kartu debit.
• Otorisasi. Setiap transaksi harus disahkan dengan benar jika kendali diharapkan untuk memuaskan. Otorisasi merupakan fungsi yang harus dijalankan untuk menjamin bahwa transaksi yang terjadi dapat memberikan efek bagi organisasi dan diketahui oleh para stakeholder. Contoh penerapan otorisasi yang dilakukan dalam bisnis coffee shop salah satunya yaitu ketika melakukan transaksi pembayaran tagihan pembelian barang dagang kepada pemasok barang dagang diperlukan adanya orang yang mengecek kelengkapan syarat pembayaran invoice kemudian meminta pembayaran invoice, kemudian ada bendahara yang menyetujui pembayaran dan melakukan pembayaran kepada pemasok tersebut. Hal tersebut dilakukan untuk menjaga aset bisnis dari kemungkinan penyalahgunaan aset bisnis atau kemungkinan terjadinya fraud oleh karyawan maka proses transaksi yang mengeluarkan suatu aset bisnis harus melibatkan beberapa orang supaya terjadi saling memantau satu sama lain.
• Pencatatan. Bagian keuangan mencatat transaksi kedalam jurnal, buku besar dan file lainnya. Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diringkaskan. Prinsip relevan untuk merancang dan dalam penggunaan dokumen dan catatan yang sesuai, yaitu dokumen dan catatan haruslah :

                    1. Bernomor urut. Dengan bernomor urut akan dapat memudahkan untuk menelusuri dan mencari dokumen yang hilang ataupun dokumen                            sebagai bukti terjadinya kecurangan, ataupun untuk memenuhi kelengkapan audit terkait dengan transaksi.

                    2. Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung, atau segera sesudah itu. Bila disiapkan pada waktu yang realtif lebih panjang, catatan                                        menjadi kurang bisa diandalkan dan kesempatan salah saji semakin meningkat.