Mohon tunggu...
Lia Fitri Auliah
Lia Fitri Auliah Mohon Tunggu... Mahasiswi

Mahasiswi di Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran

Selanjutnya

Tutup

Analisis

Peran Penting Manajemen Pengetahuan dalam Sebuah Organisasi Informasi

10 Mei 2021   08:49 Diperbarui: 11 Mei 2021   09:50 91 2 0 Mohon Tunggu...

Berbicara mengenai manajemen dengan dunia organisasi, memang sangat cocok. Karena, dalam sebuah organisasi sangat memerlukan adanya manajemen. Menurut pengertinannya, manajemen ialah seni mengelola yang tersedia di organisasi tersebut, baik itu orang, barang, uangh, pikiran, ide, data, informasi, infrastruktur, dan sumber daya lainnya yang ada di dalam kekuasaannya untuk dimanfaatkan secara maksimal yang berguna untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan, organisasi adalah suatu wadah orang-orang yang terdiri dari dua orang atau lebih dan memiliki satu visi dengan kesepakatan bersama.

Organisasi banyak sekali jenisnya, disini penulis mengambil organisasi informasi yang sudah jelas organisasi tersebut bergerak di bidang informasi. Misalnya, perpustakaan, kearsipan, museum dan lainnya. Konsep manajemen sendiri akan dimaknai berbeda oleh setiap orang dan bahkan organisasi, karena akan beda sudut pandang, bergerak di bidang tertentu atau kepentingan organisasinya sendiri. Di dalam organisasi informasi, manajemen merupakan hal yang sangat dibutuhkan, untuk mengelola informasi agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna secara efektif dan efisien.

Manajemen berperan sebagai alat atau proses untuk membantu memudahkan tujuan agar bisa tercapai dengan baik. Terdapat banyak sekali teori-teori tentang konsep manajemen, salah satu teori yang terkenal dan sering digunakan di berbagai organisasi yaitu teori dari Goerge R.Terry yang terdapat empat fungsi manajemen yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), implementasi keempat fungsi tersebut di organisasi informasi yaitu sebagai berikut ini:

Planning (perencanan): Di dalam sebuah organisasi informasi, sangat perlu adanya perencanaan. Kegiatan ini dimulai dari  perhitungan sampai penetuan tentang apa saja yang berhubungan dengan pencapaian tujuan yang telah disepakati bersama. Fungsi dari kegiatan perencanaan ini dapat ditemui di dalam manajemen sebuah organisasi informasi, misalnya di perpustakaan seperti perencanaan anggaran tahunan yang meliputi pembelanjaan bahan pustaka, penambahan fasilitas, perencanaan kegiatan tahunan, pembuatan rumusan-rumusan untuk tujuan yang akan dicapai, dan penyusunan program kerja yang ada di perpustakaan.

Organizing (pengorganisasian): Fungsi selanjutnya untuk melaksanakan segala perencanaan yaitu menjalankan segala perencanaan yang sudah disepakati bersama, yang dijalankan agar dalam suatu organisasi informasi setiap aktivitasnya dapat berjalan sesuai dengan tugasnya. Di ambil dari sebuah lembaga perpustakaan yang berlaku untuk segala jenis perpustakaan yang ada terdapat fungsi organizing pada pembagian tugas pustakawan. Pustakawan yang ada diberi tugasnya masing-masing, ada yang memegang bagian layanan maupun teknis. 

Pustakawan yang bertugas di layanan (front office) yaitu sebagai berikut, ada yang menjaga meja sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), pelayanan jasa pada pengguna, dan bertanggung jawab terhadap penataan buku di rak-rak yang terklasifikasi. Sedangkan pustakawan yang bertugas di bagian teknis (back office) yaitu yang bertanggung jawab untuk pengadaan, pengolahan terhadap bahan pustaka. Seperti mengkatalogisasi bahan pustaja, perawatan bahan pustaka, dan melabeli nomor panggil, dan kegiatan lainnya.

Actuating (pengarahan): Di dalam sebuah organisasi sangat membutuhkan adanya pemimpin, yang bisa mengawasi atau mengkoordinir setiap kegiatan yang dilakukan. Fungsi selanjutnya yaitu pengarahan atau koordinasi setiap kegiatan yang dilakukan berhubungan dengan motivasi dan semangat kerja dalam organisasi. Pengarahan ini sangat penting, agar kegiatan yang dilakukan dalam sebuah organisasi informasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang sudah direncanakan. 

Dalam organisasi informasi seperti di perpustakaan, pengaplikasian fungsi pengarahan ini  hampir sama dengan organisasi yang lain. Hal yang samanya yaitu berupa usaha atasan kepada bawahannya untuk memotivasi agar selalu bersemangat dalam kerja motivasi dari atasan akan menumbuhkan sikap solidaritas dan loyalitas juga dan dua hal ini sangat penting, agar pekerjaan menjadi semakin mudah dan tercapai tujuan yang sudah ditetapkan, kegiatan memotivasi ini bisa dilakukan dengan berbagai cara yaitu kepala perpustakaan (atasan) melakukan komunikasi yang memotivasi. Seperti mengadakan rapat dan membahas tentang apa saja yang harus dilakukan (terkait dengan fungsi perencanaan), memberikan pujian, memberikan reward untuk pustakawan yang telah melakukan pekerjaan dengan sangat baik atau apapun yang bisa memotivasi pustakawan lainnya, dan lain sebagainya.

Controlling (pengawasan): Setelah melakukan tiga tahapan dari POAC, fungsi adanya manajemen di organisasi informasi ialah sebagai pengawasan, kegiatannya yaitu  membandingkan atau mengukur apa saja yang telah atau sedang dilakukan oleh suatu organisasi berdasarkan kriteria, standar yang sudah ditetapkan, dan sudah sesuai dengan  rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan pengawasan sama dengan kegiatan evaluasi yang tujuannya untuk melihat seberapa efektif dan efisien pekerjaan yang telah dilakukan. Dalam perpustakaan kegiatan ini dilakukan melaui sebuah evaluasi dari kegiatan akhir sebagai laporan pertanggungjawaban yang dibuat secara berkala atau ketika telah selesai menjalankan kegiatan.

Organisasi informasi sangat berkaitan dengan hal-hal yang sifatnya selalu berubah, karena dalam teori informasi itu sangat berkaitan dengan pengetahuan dan pengetahuan sifatnya berkembang atau berubah menjadi semakin kompleks. Hal ini masih berkaitan dengan konsep manajemen, yaitu manajemen pengetahuan (knowledge management). Jenis manajemen ini tidak hanya berlaku di lingkup organisasi saja, akan tetapi di lingkup secara perorangan juga, dan saling berkaitan.

Manajemen pengetahuan bisa dikatakan sebagai proses untuk mengelola aset intelektual dan berbagai informasi baik dari individu ataupun dari organisasi. Dengan adanya manajemen ini, akan menambah inovasi dalam sebuah organisasi informasi. Akan tetapi, dalam buku tjakraatmadja, bahwa manajemen pengetahuan ini memiliki tiga unsur yaitu orang, proses dan teknologi. 

HALAMAN :
  1. 1
  2. 2
VIDEO PILIHAN