Dibandingkan dengan sistem produksi, sistem pemasaran atau sistem keuangan, sistem pengelolaan karyawan memang dapat dikatakan lebih njlimet. Ini dapat dimaklumi mengingat yang diatur adalah manusianya. Jika kita telaten, cara membuatnya sebenarnya tidak terlalu sulit. Sebagaimana pernah saya ungkapkan dalam buku Trik Jitu Pengusaha Cerdas Mengelola Usaha & SDM, terdapat 11 pilar pengelolaan karyawan yang harus dimiliki oleh seorang pengusaha UKM.
1. Membuat Visi & Misi Usaha
Karyawan adalah orang yang asing bagi usaha kita. Mereka masuk ke perusahaan kita dengan tujuan untuk bekerja, tidak mengetahui sama sekali maksud dan tujuan kita mendirikan usaha itu. Jika kita tidak memiliki visi dan misi yang dapat dibaca dan dimengerti para karyawan kita, maka mereka hanya akan bekerja menuruti perintah kita saja tanpa pernah berusaha bekerja untuk mencapai tujuan sebenarnya yang kita inginkan. Sebuah usaha tanpa visi dan misi ibarat seorang sopir yang membawa kendaraannya tanpa tahu pemberhentian selanjutnya.
2. Membuat Struktur Organisasi Usaha
Bisnis tidak sama dengan dagang. Dagang bisa kita tangani sendiri, namun bisnis memerlukan organisasi bisnis. Supaya teratur, organisasi bisnis tersebut perlu dibuatkan struktur organisasinya. Struktur organisasi itu bisa dibuat yang paling sederhana hanya terdiri dari 3 orang sampai struktur organisasi perusahaan besar yang melibatkan ratusan orang didalamnya. Struktur organisasi usaha memperjelas posisi/kedudukan karyawan dan garis komandonya. Tujuannya adalah efektifitas kinerja masing-masing karyawan.
3. Membuat Deskripsi Pekerjaan Karyawan
Jika posisi karyawan sudah ditentukan dalam struktur organisasi usaha, maka langkah selanjutnya adalah membuat deskripsi pekerjaan karyawan. Pada usaha kecil dan menengah seringkali pekerjaan karyawan tidak jelas, mereka mengerjakan apa saja yang kita perintahkan. Dalam jangka pendek, mungkin hal ini menguntungkan kita. Namun dalam jangka panjang pada saat perusahaan kita mulai besar, akan menimbulkan ketidakprofesionalan kinerja. Jadi susunlah deskripsi pekerjaan karyawan dan buatlah mereka paham sehingga mampu menerapkan dalam pekerjaannya sehari-hari.
4. Membuat Peraturan Perusahaan
Banyak usaha yang didirikan dan dibesarkan oleh pemiliknya hanya mengikuti arus air mengalir saja. Usaha-usaha seperti ini cenderung sulit berkembang karena hambatan manajerial. Untuk itulah kita sebagai pemilik harus tanggap untuk mulai mengatur internal perusahaan kita. Tulis saja batasan-batasan apa saja yang harus dipatuhi karyawan. Lama kelamaan tulisan kita ini akan membentuk peraturan perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengatur kinerja karyawan dan mengarahkan kinerja mereka untuk mencapai visi dan misi usaha kita.
5. Membuat Peraturan Disiplin Karyawan
Karyawan itu manusia biasa dari berbagai latar belakang. Di Indonesia, etos kerja dan kedisiplinan menjadi penghambat utama kemajuan. Mayoritas karyawan hanya menunggu gaji bulanan dan seringkali mengabaikan kewajiban. Untuk itulah diperlukan aturan disiplin karyawan. Tujuannya adalah supaya kita tidak rugi menggaji mereka dan mereka bisa memanfaatkan waktu kerja yang tersedia untuk menghasilkan karya. Tanpa aturan disiplin ini, kita akan kesulitan mengatur karyawan jika jumlahnya lebih dari 10 orang.
6. Membuat Kontrak Kerja Karyawan
Jangan pernah mengangkat karyawan tetap kalau kita sendiri tidak bisa menjamin produktifitas karyawan tersebut. Produktifitas kita itu makin lama makin menurun. Padahal produktifitas perusahaan makin lama harus makin meningkat. Disinilah diperlukan sarana untuk mengikat produktifitas karyawan tersebut dengan kontrak kerja karyawan. Tanpa kontrak kerja, kita akan kesulitan memisahkan hak dan kewajiban mereka, khususnya yang berkaitan dengan produktifitas dan gaji (kesejahteraan karyawan).
7. Membuat Sistem Penghargaan & Hukuman (Reward & Punishment)
Peraturan disiplin saja tidak cukup untuk menghasilkan kinerja yang luar biasa produktif. Di Indonesia ada pemeo yang mengatakan bahwa aturan itu dibuat untuk dilanggar. Supaya perusahaan tidak merugi, buatlah sistem penghargaan dan hukuman yang jelas. Karyawan yang produktif sesuai target perusahaan akan mendapatkan reward. Sedangkan karyawan yang tidak produktif atau melakukan pelanggaran/kejahatan akan mendapatkan punishment. Kejelasan reward & punishment ini mampu mendongkrak produktifitas karyawan.
8. Membuat Sistem Promosi & Demosi
Bekerja terus menerus pada satu bidang dalam jangka waktu yang lama akan menimbulkan kejenuhan. Kejenuhan awal dari menurunnya produktifitas. Untuk menghindari hal ini perlu dibuat sistem promosi atau demosi. Promosi diberikan kepada karyawan yang berprestasi tinggi dan banyak menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan. Sedangkan demosi diberikan kepada karyawan yang produktifitasnya rendah. Promosi dan demosi berkaitan langsung dengan struktur organisasi perusahaan.
9. Membuat Sistem Regenerasi & Kaderisasi
Kita makin lama makin tua dan akhirnya akan mati. Apakah jika kita tua dan mati perusahaan kita ikut-ikutan mati? Kita semua berharap usaha kita akan hidup dalam jangka panjang. Untuk itu perlu dibuat system regenerasi dan kaderisasi karena keturunan kita sendiri belum tentu becus menjalankan usaha yang sudah kita rintis dengan susah payah.
10. Membuat Sistem Gaji & Kesejahteraan Karyawan
Jika kita berpikir bahwa karyawan kita patuh pada kita dan akan menyelesaikan pekerjaan dengan baik, maka kita keliru. Yang ada di kepala karyawan itu adalah kapan gajian, kapan gajinya naik, dan kapan dapat bonus diluar gaji! Gaji adalah hal yang utama bagi karyawan. Untuk mendapatkan produktifitas mereka, kita harus mampu memenuhi harapan mereka akan gaji dan kesejahteraan karyawan. Kita harus mampu membuat sistem gaji dan kesejahteraan yang dinamis mengikuti produktifitas dan pertumbuhan perusahaan. Cara ini sangat elegan karena baik perusahaan, pengusaha maupun karyawan sama-sama diuntungkan.
11. Membuat Prosedur Standar Operasi (SOP)
Turn over karyawan tidak dapat dihindari. Kesulitan utama pada saat terjadinya turn over karyawan adalah merekrut tenaga kerja baru dan melatihnya dari nol lagi. Jika hal ini terlalu sering terjadi, maka usaha kita tidak akan bertumbuh. Kita harus menciptakan sebuah system mampu mempertahankan produktifitas meskipun karyawannya berganti. Inilah yang disebut Standard Operating Procedure (SOP). Dengan menggunakan SOP, kita dapat menghemat waktu untuk melakukan perekrutan dan pelatihan karyawan dan dijamin karyawan yang baru dapat menghasilkan karya yang diinginkan perusahaan.
Sebelas hal diatas disebut sebagai Pilar Pengelolaan Karyawan. Kurang satu pilar saja akan melemahkan struktur bangunan perusahaan. Mari kita bangun perusahaan kita dengan ke-11 pilar yang kokoh tersebut. Semoga tulisan ini memberi inspirasi Anda.
Salam sukses!
Suryono Ekotama
CATATAN :
Artikel ini ditulis Suryono Ekotama pada bulan Januari 2009 & pernah dikirimkan ke Majalah MitraSukses. Artikel ini telah mengalami re-editing pada tanggal 31 Agustus 2009. Publikasi dalam website ini bertujuan untuk memberikan tambahan wawasan tentang trik & strategi bisnis kepada siapapun dan dimanapun berada untuk memajukan bangsa Indonesia.
