Baru kemudian membahas hal-hal aktual seperti saat ini Ostern atau paskah. Bagaimana mengadakan acara menyembunyikan telur paskah di masa pandemi? Apa hadiah yang akan dibagikan kepada anak-anak? Bagaimana dengan dekorasi ruangan masing-masing dan seterusnya.
Setelah itu, hal-hal genting seperti adanya guru yang sakit untuk jangka waktu lama, ada yang pindah tugas, ada yang pindah rumah dan sejenisnya. Biasanya akan dikumpulkan dana untuk hadiah guru tersebut.
Jika tidak ada lagi pokok bahasan, semua bubar kembali ke grup masing-masing cepat-cepat. Namanya juga quick, cepat! Yang penting sudah ada komunikasi dan ini nomor satu dalam dunia kerja. Kalau kerja sama mesin tinggal pencet pakai jari, kalau manusia harus disampaikan dengan pikiran dan hati. Setuju?
Bagaimana cara menulis Notizen atau Protokoll?
Tahukah kalian? Kepala grup kami tidak pernah menunjukkan cara mencatat saat "quick team", tidak pernah memperlihatkannya tapi bercerita sedikit dan saya tidak pernah tanya bagaimana cara menulisnya. Beginilah, akibat malu bertanya sesat di jalan.
Untung, ada untungnya, saya juga disekolahkan oleh management lembaga, jadi ada isi di kepala saya. Haha. Dalam pelajaran Bahasa Jerman di kelas kami, kami sudah diajari cara menulis "Protokoll" atau catatan hasil rapat. Meski bentuknya lebih rumit tapi setidaknya sudah mendidik saya cara mencatat saat rapat ala Jerman.
Tuh, ternyata memang bermanfaat ya? Untung saja saya sudah belajar tentang ini, jadi sedikit-sedikit bisa lah. Coba kalau dikasih tugas mendadak tempo hari itu dan nggak ngerti gimana caranya, bisa bahaya.
Oh, ya, ada beberapa format menulis "Protokoll" yang kami pelajari.
- Pertama, "Datum" atau tentang pencantuman data, kapan rapat di selenggarakan.
- Kedua, di mana rapat diadakan atau "Ort."
- Ketiga, siapa yang memimpin rapat atau "Vorsitzender."
- Keempat, siapa saja pesertanya atau "Teilnehmer."
- Kelima, apa saja tema yang akan dibahas atau "Tagesordnung."
- Keenam, kapan dimulai atau "Beginn."
- Ketujuh, kapan berakhir atau "Ende."
- Ke delapan, catatan kecil dari penjabaran setiap tema yang dibahas atau "Tagesordnung."
- Setelahnya, baru ditandatangani oleh yang membuat catatan dan diketahui ketua rapat.
Selain mengetahui apa saja yang harus dimasukkan dalam "Protokoll" atau catatan hasil rapat, ternyata kita juga harus belajar singkatan yang biasa dipakai dalam mencatat rapat. Dulu saya pernah dengar istilah steno waktu kuliah di jurusan kesekretariatan.
Mungkin mirip ya? Sudah lama, lupa, ah.
Teman-teman, dari sekolah kami, saya mengenal singkatan yang perlu diketahui dalam catatan hasil rapat.
