Mewujudkan Satu Data, Satu Desa: Langkah Awal Digitalisasi Informasi Desa Talok, Upaya Mahasiswa Kelompok KKN FIA 47 UB DESA TALOK

Pemerintahan desa yang baik tidak lepas dari tata kelola administrasi yang rapi dan sistem pencatatan data yang tertib. Administrasi bukan sekadar tumpukan berkas, tetapi fondasi penting bagi pengambilan keputusan, pemberian layanan kepada masyarakat, serta transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Namun, realitas di lapangan sering kali tidak seideal teori. Salah satunya terlihat di Desa Talok, Kecamatan Turen, Kabupaten Malang.

Selama pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN), mahasiswa Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya (FIA UB) yang tergabung dalam kelompok 47 menemukan sejumlah persoalan mendasar dalam pengelolaan administrasi pemerintahan di desa tersebut. Sebagian besar proses administrasi masih dilakukan secara manual, belum memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) yang terstruktur, serta minim dalam pencatatan dan penyimpanan arsip penting. Kondisi ini berdampak langsung pada kelambatan pelayanan publik, kesulitan mencari dokumen, hingga tidak akuratnya data kependudukan yang seharusnya menjadi basis perencanaan pembangunan desa.

Berangkat dari kondisi tersebut, kelompok KKN FIA UB 47 menghadirkan program unggulan bertajuk "Satu Data, Satu Desa". Program ini bertujuan untuk membantu pemerintah desa dalam melakukan pencatatan ulang dan penataan kembali seluruh data dan informasi yang seharusnya tercantum dalam Buku Register Desa. Kegiatan ini mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa, yang mengatur lima jenis buku yang wajib dimiliki oleh pemerintah desa, yaitu: buku administrasi umum, buku administrasi penduduk, buku administrasi keuangan, buku administrasi pembangunan, dan buku administrasi Badan Permusyawaratan Desa (BPD).

Dalam pelaksanaannya, mahasiswa tidak hanya membantu melengkapi data yang belum tersedia, tetapi juga menyusun ulang format pencatatan yang sesuai standar, menyusun SOP pelayanan publik, serta membangun sistem kerja yang lebih terstruktur dan partisipatif. Semua proses dilakukan dengan pendekatan yang melibatkan langsung perangkat desa, agar sistem yang dibentuk benar-benar sesuai dengan kebutuhan riil di lapangan.

Yang tak kalah penting, kegiatan ini juga mendorong digitalisasi dokumen administrasi desa. Seluruh buku dan arsip penting yang telah diperbaiki dan diperbaharui akan disalin ke dalam format digital menggunakan aplikasi seperti Google Sheets atau Microsoft Excel, lalu disimpan dengan rapi dan aman di Google Drive milik desa. Langkah ini diambil untuk memudahkan pembaruan data, mempercepat akses informasi oleh perangkat desa, dan menjaga keamanan dokumen untuk jangka panjang.

Program Kerja Satu Data, Satu Desa KKN 47 FIA UB. (Sumber: Dokumentasi Tim KKN)

Program "Satu Data, Satu Desa" bukan sekadar kegiatan administratif. Lebih dari itu, ini merupakan upaya membangun pondasi tata kelola pemerintahan desa yang lebih efisien. Kegiatan ini juga menjadi bentuk kontribusi nyata mahasiswa dalam mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (Sustainable Development Goals), khususnya poin 16.6 yang menekankan pentingnya lembaga publik yang transparan dan bertanggung jawab.

Melalui kolaborasi ini, mahasiswa tidak hanya belajar mengaplikasikan ilmu di dunia nyata, tetapi juga memberikan dampak positif yang bisa dirasakan langsung oleh masyarakat desa. Harapannya, program ini dapat menjadi awal dari sistem administrasi desa yang lebih tertata, pelayanan publik yang lebih cepat dan akurat, serta desa yang lebih siap dalam menghadapi tantangan era digital.

Dengan semangat gotong royong dan partisipasi aktif dari seluruh perangkat desa, KKN FIA UB 47 percaya bahwa "Satu Data bukan sekadar program, melainkan langkah nyata menuju desa yang lebih maju dan terpercaya."