Apa yang dimaksud dengan Knowledge Management?
Secara umum manajemen pengetahuan (Knowledge Management/KM) dapat dipahami sebagai suatu langkah-langkah sistematis dalam mengelola asset intelektual atau pengetahuan dan berbagai informasi dari individu/perorangan (personal) dan organisasi untuk menciptakan keunggulan dalam bersaing dan memaksimumkan nilai tambah serta inovasi.
Berikut adalah pengertian mengenai Manajemen Pengetahuan/KM menurut beberapa ahli:
Menurut Delphi (1998), Knowledge Management adalah praktik dan teknologi untuk memfasilitasi proses penciptaan dan pembagian pengetahuan.
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1994), Knowledge Management adalah alat manajemen yang membenarkan keyakinan bahwa pengetahuan menjadi aset untuk meningkatkan kapasitas organisasi agar mampu bekerja lebih efektif.
Menurut Jann Dan Lantu (2006), Knowledge Management adalah proses sistematik untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan, dan menyajikan pengetahuan dengan cara tertentu, sehingga para pekerja mampu memanfaatkan dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik, untuk kemudian ada proses institusional agar pengetahuan yang diciptakan menjadi pengetahuan perusahaan.
Fungsi Knowledge Management
Knowledge Management/Manajemen Pengetahuan memiliki tujuan utama salah satunya yaitu sebagai fasilitas perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan melalui praktik dan teknologi suatu organisasi/perusahaan guna memaksimumkan capaian kinerja yang lebih baik.
Adapun fungsi Knowledge Management menurut Frappaolo dan Toms (Dewiyana, 2006) sebagai berikut:
- Intermediation, yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien.
- Externalization, yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara se-efisien mungkin. Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan.
- Internalization, adalah pengambilan (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan.
- Cognition, yaitu fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu.
- Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.
Manfaat Penerapan Knowledge Management Bagi Perusahaan
- Mempercepat akses terhadap informasi dan pengetahuan. Knowledge Management mempermudah pencarian informasi atau orang yang memegang informasi yang Anda butuhkan. Ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas dan memungkinkan Anda bekerja lebih baik.
- Meningkatkan proses pengambilan keputusan. Karyawan dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan dengan mengakses pengetahuan seluruh organisasi saat mereka membutuhkannya. Saat membuat keputusan, alat kolaborasi perusahaan memfasilitasi akses terhadap pendapat dan pengalaman orang yang berbeda, yang dapat memberi kontribusi perspektif tambahan pada pilihan yang dibuat.
- Menciptakan inovasi dan perubahan. Aktifkan dan dorong pembagian gagasan, kolaborasi dan akses terhadap informasi terbaru. Knowledge Management memungkinkan individu untuk merangsang inovasi dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengembangkan organisasi dan memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah.
- Meningkatkan efisiensi tiap unit operasi dan proses bisnis organisasi. Dengan akses informasi dan sumber daya yang lebih cepat ke seluruh organisasi, pekerja dapat bertindak cepat. Sebuah studi yang dilakukan oleh McKinsey & Co pada bulan November 2011, dimana lebih dari 4.200 eksekutif diwawancarai di seluruh dunia, menunjukkan bahwa penggunaan teknologi kolaborasi sosial telah memperbaiki proses bisnis dan kinerja organisasi secara umum.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan. Berbagi pengetahuan dan kolaborasi silang membantu meningkatkan nilai yang ditawarkan kepada pelanggan. Organisasi mampu memberikan jawaban lebih cepat atau mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan.
