Di dalam suatu perusahaan pasti ada kegiatan surat  menyurat, hal ini masih digunakan di PT Jamkrida Jatim (Perseroda) untuk berkomunikasi dengan nasabahnya yaitu Bank - bank yang bekerja sama. Dalam kegiatan surat menyurat terdapat salah satu aspek penting yaitu pemberian label (Labeling), yang biasanya berisikan nama penerima, alamat tujuan, serta kota/kabupaten tujuan. Dalam kegiatan pemberian label (Labeling) diperlukan penerapan fitur Mailmerge yang telah disediakan oleh Microsoft Word. Penerapan fitur ini diharapkan dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam pemberian label (Labeling)
Benediktus Duta Anggra Dinata (Penulis) merupakan mahasiswa program studi Administrasi Niaga UNTAG Surabaya dan sebagai salah satu peserta magang di PT Jamkrida Jatim (Perseroda), dimana kegiatan magang ini dilaksanakan mulai dari awal bulan Januari hingga awal bulan Maret, tepatnya selama 2 bulan.
Seluruh kegiatan surat menyurat (surat masuk atau keluar) di PT Jamkrida Jatim (Perseroda) dilakukan secara satu pintu yaitu hanya melalui bagian SDM, Umum dan Hukum. Dalam proses pengiriman surat terdapat beberapa tahapan sebelumnya yang harus dilakukan. Proses yang pertama yaitu memasukkan seluruh surat pada amplop yang telah disediakan, lalu langkah selanjutnya yaitu pemberian label surat, setelah itu menulis resi pengiriman surat dan surat siap diberikan kepada kurir untuk dikirim. Sebelum penerapan fitur Mailmerge dilakukan, pemberian label masih dilakukan dengan mengetik satu persatu nama penerima dan alamat tujuannya pada Microsoft Word, hal ini dapat memakan waktu yang sangat banyak. Saya (Penulis) sebagai peserta magang diharapkan dapat membantu dalam  memecahkan permasalahan tersebut. Salah satu rekan kerja memberikan sebuah ide untuk menggunakan fitur Mailmerge, lalu saya melakukan pengembangan terhadap ide tersebut. Langkah awal yang saya ambil pertama kali adalah mencari tutorial di Youtube lalu mencoba untuk menerapkannya pada saat diberi tugas pemberian label surat. Untuk langkah awal untuk menerapkan fitur Mailmerge yaitu membuat format tabel dahulu yang berisikan nama penerima, alamat tujuan, kota/kabupaten tujuan pada Microsoft Excel. Setelah itu, menggabungkan data tersebut di dalam Microsoft Word menggunakan fitur Mailmerge. Â
Mailmerge adalah fitur yang digunakan untuk menggabungkan informasi yang sama untuk setiap dokumen, seperti nama dan alamat penerima, kemudian menyesuaikan informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing dalam jumlah yang banyak. Menurut William R. Stanek, seorang penulis buku tentang teknologi informasi, mailmerge dapat digunakan untuk menghemat waktu dan usaha dalam memproduksi dokumen yang sama, namun dengan informasi yang berbeda-beda pada setiap salinannya.  Menurut saya, fitur Mailmerge ini sangat bermanfaat dalam mempermudah pembuatan dokumen dalam jumlah yang banyak dan identik dengan data yang berbeda-beda. Penerapan fitur mailmerge diharapakan dapat membantu bagian SDM, Umum dan Hukum dalam kegiatan pemberian label (Labeling) sebelum surat dikirimkan.
