Selama masa persiapan hingga pelaksanaan event, selalu siapkan rencana cadangan di semua aspek. Karena kamu tidak akan pernah tahu apa yang akan terjadi selama proses pembuatan event. Bisa jadi sponsor yang sudah sepakat memberi bantuan untuk event kamu tiba-tiba memutuskan kesepakatan secara sepihak. Di sinilah peran dari rencana cadangan digunakan, supaya menghindari rasa panik yang mungkin terjadi dan untuk menjaga timeline event tetap berada dalam jalurnya.
- Jalin kerja sama sponsorship
Salah satu sumber pendapatan yang saya sebutkan di atas adalah kerja sama sponsorship. Banyak definisi dari sponsorship, tergantung pada konteksnya. Namun dalam hal ini sponsorship bisa diartikan sebagai suatu bentuk dukungan secara materi atau finansial dari suatu perusahaan ke pihak perorangan, organisasi atau acara tertentu.
Saat penyebaran proposal sponsorship, tidak bisa menggunakan metode 'tebar jala' alias asal sebar. Perlu adanya kualifikasi sponsor yang mempunyai potensi besar menerima proposal event kamu. Selain itu, terdapat beberapa faktor yang bisa digunakan dalam pencarian sponsor, yaitu :
1. Pilih sponsor yang sesuai dengan sasaran audiens
Misalnya, bila event kamu bertemakan keuangan yang mengundang orang-orang yang sudah berumah tangga, kamu bisa menyasar bank-bank sebagai calon sponsor untuk mendanai event tersebut.
2. Golongkan jenis sponsorship
Cobalah untuk menggolongkan jenis sponsorship yang bisa ditawarkan kepada para calon sponsor. Misalnya, penawaran pertama adalah bantuan pendanaan 100% yang akan menjadikan pemberi bantuan sebagai sponsor utama, penawaran kedua adalah bantuan pendanaan 50% dan penawaran ketiga adalah bantuan pendanaan 30% atau diganti dengan kebutuhan logistik.
3. Tentukan deadline
Bila kamu berencana mencari sponsor, usahakan untuk membuat timeline sponsorship. Berisi tanggal-tanggal penting perihal sponsorship, seperti tanggal pembuatan proposal, tanggal penyebaran proposal, dan tanggal follow up sponsor. Perlu diperhatikan, jangan sampai kamu menyebar proposal menjelang hari-hari pelaksanaan event, bila itu terjadi kemungkinan besar proposal kamu akan langsung ditolak bahkan sebelum dipertimbangkan.
Kamu tidak akan tahu berapa banyak proposal yang diterima sebuah perusahaan, bisa jadi proposal yang kamu kirim baru dibaca beberapa minggu setelah diterima perusahaan. Maka percepatlah penyebaran proposal.
4. Tentukan strategi mendekati calon sponsor
