Timeline sangat penting untuk memastikan bahwa persiapan event berada di jalurnya, selain itu timeline juga berguna sebagai pengingat tanggung jawab bagi setiap panitia untuk memastikan mereka mengerjakan kewajibannya sesuai waktu yang ditentukan.
Bukan berprasangka buruk, tetapi jika timeline ini tidak dibuat maka kemungkinan ada panitia yang tidak mengindahkan tanggung jawabnya akan semakin besar, hal itu sangat sering terjadi ketika saya berada dalam sebuah proyek event. Karena itulah timeline ini dibuat, sebagai 'pengawas' bagi para panitia yang bertugas dalam proyek.
Jika masih ada panitia yang mangkir dari tugasnya setelah diberi timeline, maka ketua divisi atau ketua pelaksana pun tidak perlu segan untuk menegurnya karena mempunyai argumen yang kuat.
- Buat proposal secepatnya
Proposal secara definisi adalah tulisan yang dibuat oleh penulis dengan maksud untuk menjelaskan rencana dan tujuan suatu kegiatan kepada para pembaca, sehingga mereka mendapatkan pemahaman tentang tujuan kegiatan tersebut secara lebih jelas dan detail. Jadi dengan proposal maka diharapkan dapat memberikan informasi yang jelas kepada para pembaca, sehingga mereka mengerti maksud dan tujuan proposal tersebut.
Proposal berguna sebagai 'senjata' yang bisa kita gunakan untuk menggaet para calon donatur atau calon sponsor yang akan membantu menyukseskan event yang kamu buat. Oleh karena itu, pembuatan proposal tidak bisa asal jadi, banyak hal yang harus diperhatikan. Mulai dari segi kepenulisan, gaya bahasa, hingga desain proposal yang enak dipandang. Besar kemungkinan bahwa pihak yang kita kirimi proposal menerima banyak proposal lainnya yang sejenis, maka di sinilah perlombaan untuk merebut hati calon pemberi bantuan dimulai.
- Perkuat teamwork
Tidak ada event yang berhasil tanpa orang-orang hebat di belakangnya. Maka dari itu, penting untuk memperkuat kerja sama antar panitia, karena tidak jarang di sebuah proyek pembuatan event selalu ada oknum panitia yang bersikap 'tidak niat' dalam menjalankan tugasnya. Orang-orang semacam itu bisa diidentifikasi dari sikap dia yang jarang menghadiri rapat, sekalinya ikut rapat selalu bersikap ofensif terhadap panitia lain, lalu dia juga sering mengabaikan tugasnya sehingga memengaruhi timeline event.
Jika momen di atas sudah terjadi, peran ketua divisi atau ketua pelaksana sangat dibutuhkan untuk mengobati 'penyakit' yang dialami oknum panitia tadi sebelum menular kepada panitia lain.
Saya selalu mencoba menerapkan prinsip 4K saat berada dalam proyek event, yaitu Komunikasi, Koordinasi, Konfirmasi, dan Kendalikan emosi. Prinsip ini berguna untuk meminimalisir kemungkinan terjadi kesalahpahaman atau bahkan perpecahan di antara panitia.
- Promosi sesuai segmen
Dalam sebuah event, baik besar atau kecil, pasti memiliki minimal satu sasaran audiens yang akan menghadiri event tersebut. Karena tidak akan ada artinya bila sebuah event tidak memiliki audiens yang tepat. Sejatinya event dibuat untuk memenuhi kebutuhan audiens, bukan untuk kepentingan panitia atau sponsor.
Banyak kategori audiens yang bisa menjadi sasaran sebuah event, bisa berdasarkan jenis kelamin, usia, profesi, dan masih banyak lagi. Diskusikanlah baik-baik audiens seperti apa yang menjadi sasaran event, agar hasil dari terselenggaranya event bisa bermanfaat sepenuhnya untuk audiens. Apalagi jika event yang kamu buat berbayar, harus ada hasil yang sebanding dengan materi yang dikeluarkan oleh audiens.
Setelah menentukan sasaran audiens, selanjutnya mulai promosikan event tersebut lewat beragam media yang bisa dijangkau calon audiens, baik secara offline maupun online. Secara offline, cara yang bisa ditempuh adalah dengan memasang baliho, banner maupun spanduk di pinggir jalan raya yang sering dilewati pengguna jalan. Bila secara online, bisa menggunakan poster digital yang disebar, dukungan media partner, dan lain sebagainya.
- Siapkan plan B
