Mau pergi ke luar negeri, dapat banyak ilmu dan pengalaman, gratis bahkan dibayarin? Ikut aja student exchange.
Pada tanggal 13 April 2014 lalu, HIMIKA (Himpunan Mahasiswa Ilmu Keperawatan) Universitas Gadjah Mada memfasilitasi acara sharing bertajuk “Nursing Exchange Program” dimana saya diberi kesempatan untuk turut mengisi salah satu sesi, yakni menyampaikan materi mengenai prosedur pendaftaran program pertukaran pelajar, dengan metode ceramah dan diskusi. Awalnya saya bingung. Apa yang harus saya sampaikan tentang prosedur pendaftaran? Dalam benak saya, yang namanya prosedur pendaftaran itu ya kita tinggal buka website, lihat syarat-syarat yang harus disiapkan untuk student exchange, mengisi formulir pendaftaran secara online, upload (atau kirim lewat pos) dokumen-dokumen yang dibutuhkan, dan menunggu dalam damai. Haha. Setelah saya berkomunikasi dengan panitia, ternyata yang dimaksud adalah untuk lebih menekankan pada cara merangkai CV, menulis application letter, menulis essay, tips menggenjot skor TOEFL, dan lain sebagainya.
Okay. Some people think that applying for student exchange program is as easy as a piece of cake. Tapi tentu saja tidak demikian. Mendapatkan titel sebagai salah satu mahasiswa yang menjadi wakil Indonesia di luar negeri tidak mudah. Masih ingat bukan, ketika kita berjuang mendapatkan bangku di SMP dan SMA favorit, atau belajar mati-matian untuk bisa meraih gelar sebagai mahasiswa universitas ternama? Pertukaran pelajar ini pun membutuhkan usaha dan doa yang sama. Kita tidak semestinya menganggap remeh, untuk setiap fase kehidupan yang bahkan kedengarannya sepele.
Prosedur pendaftaran student exchange secara umum seperti yang tergambar pada alur di bawah ini. Perlu diingat bahwa persyaratan student exchange mungkin bervariasi antara satu negara/universitas dengan negara/universitas lainnya. Tetapi pada umumnya kita harus mempersiapkan dokumen-dokumen berikut: application letter, CV, ijasah terakhir (jika saat ini kita duduk di jenjang S1, maka ijasah terakhir adalah ijasah SMA), transkrip nilai (biasanya IPK minimal yang dibutuhkan adalah 3.00, tapi bisa saja lebih tinggi karena semakin berkualitas program student exchange yang ditawarkan, persaingannya makin kompetitif sehingga persyaratan IPK minimal juga lumayan tinggi), sertifikat TOEFL (pengalaman saya kemarin hanya membutuhkan skor TOEFL minimal 450, tapi itu sudah tahun 2012 kemarin loh, saya yakin sekarang persyaratannya sudah lebih tinggi), dan essay. Beberapa negara juga ada yang meminta pelamar untuk menyertakan fotokopi paspor. Sedangkan beberapa universitas mungkin mewajibkan pelamar untuk memiliki surat rekomendasi dari dosen institusi tempat ia belajar. Kemudian ada persyaratan ‘kecil-kecil’ lainnya seperti pas foto, dan lain sebagainya. Intinya adalah, ketika mencari informasi tentang student exchange, pastikan bahwa kita memenuhi kriteria program pertukaran pelajar tersebut dan baca baik-baik apa saja dokumen persyaratan yang diperlukan.
[caption id="attachment_303983" align="aligncenter" width="300" caption="Alur Pendaftaran Student Exchange"][/caption]
Akan tetapi, sekarang banyak program student exchange yang menjalin kerjasama dengan beberapa universitas di Indonesia. Seperti misalnya Universitas Gadjah Mada yang menjalin kerjasama dengan Linnaeus-Palme International Exchange Program ke University of Borås, Swedia (kebetulan saya adalah angkatan terakhir program ini, tapi tentu saja saya selalu berharap agar program ini cepat dibuka kembali) dan pertukaran pelajar ke Naresuan University, Thailand. Ketika institusi pendidikan kita sudah memiliki program kerjasama tersebut, sebenarnya prosedur pendaftaran jadi lebih mudah. Kita tinggal menyerahkan berkas pendaftaran kita ke institusi (pastikan kita mengetahui kepada siapa berkas tersebut harus diserahkan, jangan sampai salah orang!) dan mengikuti seleksi yang diadakan oleh institusi. Alurnya adalah sebagai berikut.
[caption id="attachment_303984" align="aligncenter" width="300" caption="Alur Pendaftaran Student Exchange (kerjasama universitas)"]
Application Letter
Sebetulnya ada banyak sekali contoh application letter yang bertebaran di internet, disertai pemilihan kata yang dianjurkan dan tidak dianjurkan. Secara garis besar, poin-poin yang terkandung dalam sebuah application letter adalah: 1) tuliskan bahwa kita mengetahui pengumuman tentang student exchange di ___ pada tanggal ___ dan hendak mendaftar program tersebut; 2) tuliskan specialty/ketertarikan di area (atau riset) tertentu; 3) tuliskan outcome yang ingin dicapai; dan 4) tuliskan kesediaan untuk mengikuti proses seleksi. Specialty/ketertarikan di area tertentu (karena saya perawat maka saya menuliskan ketertarikan saya dalam keperawatan maternitas dan komunitas) bisa menjadi nilai tambah atau pertimbangan bagi reviewer (ingat, bahwa sangat mungkin ada kandidat yang brilian, tapi ia tidak diterima karena ia memiliki background yang tidak sesuai dengan yang program tersebut butuhkan). Kemudian, kita sangat dianjurkan untuk menuliskan harapan kita terhadap program tersebut (outcome yang ingin kita capai) yang menunjukkan bahwa program student exchange ini tidak hanya akan membawa manfaat bagi diri sendiri, namun juga untuk kepentingan yang lebih luas (masyarakat dengan latar belakang spesifik, bangsa dan negara). Pemilihan kata juga sebaiknya diperhatikan. Bagaimana agar application letter yang kita tulis menunjukkan kepercayaan diri kita, tanpa terlihat terlalu sombong? Bagaimana salam untuk penutup surat formal? Silakan merujuk ke literatur-literatur yang relevan.
Curriculum Vitae
Curriculum vitae (CV) adalah sarana bagi kita untuk menulis segala bentuk pencapaian akademis yang telah kita lalui dan peroleh. Tidak ada format atau template khusus untuk membuat CV, karena sebuah CV harus mencerminkan si pelamar. CV itu adalah kita. Sisi profesional kita. Usahakan hanya gunakan satu tipe huruf dalam membuat CV, yang enak dibaca, seperti misalnya Times New Roman atau Arial, dengan ukuran huruf 12 – 14. Usahakan CV yang kita buat tidak usah berwarna-warni. Haha. Jika ingin menonjolkan aspek tertentu, gunakan saja italic, bold, atau underline. Tidak usah masukkan bullet yang macam-macam modelnya, bentuk yang hitam bulat itu saja sudah cukup. Perhatikan spacing. Spacing sangat berguna untuk ‘mengistirahatkan mata’. Jangan sampai CV kita tampak terlalu penuh. CV yang tampak terlalu penuh akan membuat mata reviewer lelah untuk melanjutkan membaca ke halaman selanjutnya. Tapi juga, jangan sampai spacingnya terlalu lebar hingga tampak kosong (nah lo, bingung kan, makanya cari referensi, hahaha).
Apa yang harus dituliskan pada bagian personal information? Oke, kita harus menahan diri untuk hanya menuliskan informasi tentang diri kita yang penting, yaitu nama, alamat, e-mail, dan nomor telepon. Cukup itu saja. Tidak usah menuliskan informasi yang tidak relevan seperti berat badan, tinggi badan, agama, status perkawinan (apalagi status facebook, nggak, nggak usah), dan jumlah anak.
Apakah boleh mencantumkan IPK pada bagian education? Boleh banget, nanti data yang ada di CV akan didukung oleh dokumen penunjang (kalau kita menuliskan IPK, berarti kita harus melampirkan transkrip nilai). Tuliskan juga judul skripsi (kalau sudah buat) dan peminatan program studi (kalau ada).
Prestasi yang diraih dan pengalaman yang menunjang. Nah ini. Ada beberapa negara/universitas yang ingin mengetahui seberapa besar kontribusi kita di luar akademik, dalam hal ini misalnya pengalaman organisasi, pengabdian masyarakat, atau praktik klinik (atau mungkin mereka cuma mau melihat apakah kita tipe mahasiswa kuliah-pulang atau tipe mahasiswa yang suka nglayap kemana-mana, hahaha). Tuliskan saja semuanya....yang relevan. Jika kita merasa pengalaman organisasi kita sebagai ketua ikatan remaja masjid tidak ada relevansinya dengan program, ya tidak usah dituliskan. Or in case kita pernah menang lomba balita tingkat kelurahan, hmmm....sepertinya tidak perlu ditulis ya. Oh ya selalu cantumkan sedikit deskripsi kegiatan (bila perlu) dan posisi kita sebagai apa.
Rajin menghadiri seminar dan conference? Silakan ditulis, apalagi jika posisinya sebagai pemakalah. Di bagian yang terpisah tuliskan juga judul paper yang sudah pernah dipresentasikan dan publikasi yang sudah pernah diterbitkan. Tulis dengan menggunakan APA style.
Essay
Ada essay yang dibuat dengan kalimat yang ‘canggih’ dan tampak pintar, namun rupanya oleh reviewer essay tersebut langsung dibuang dan nama pelamar langsung dicoret! Mengapa? Bisa jadi karena ada bagian dari essay tersebut yang menjiplak mentah-mentah dari referensi yang diperoleh. Kasus ini banyak terjadi, terutama ketika pelamar mencoba menuliskan apa yang mereka ketahui tentang latar belakang universitas tujuan. Latar belakang universitas tujuan paling mudah diperoleh dari website universitas tersebut. Tapi sekali lagi, cernalah informasi tersebut dan tuliskan kembali dengan kalimat sendiri, jika perlu dengan didukung oleh sumber-sumber lain. No plagiarism.
Pulling and pushing factors. Permasalahan apa yang kita temui (baik fakta sehari-hari maupun dalam skala yang lebih luas, skala nasional misalnya) yang belum juga menemui solusi? Hal apa yang ada di negara tujuan yang menawarkan solusi atas permasalahan tersebut? Dengan mencocokkan kedua hal tersebut, kita akan dengan baik melengkapi pernyataan ini, “I am very enthusiastic in participating in the selection of student exchange program because...”
Ada hal-hal yang tampak baik, menyentuh, bahkan luar biasa namun tidak seharusnya dijadikan motivasi dalam essay yang kita buat. Hal-hal tersebut misalnya, “ingin mengabdikan diri saya pada dunia keperawatan”, “ingin menguasai metode terbaru paliative care untuk menyelamatkan dunia”, “ingin menuntut ilmu setinggi mungkin seperti perintah Allah yang termaktub dalam hadis dan kitab suci”, atau “ingin menyembuhkan trauma masa lalu”. Dan ada juga hal-hal yang tidak masuk akal seperti, “ingin jalan-jalan” (oke, Eurotrip itu hanya BONUS, bukan tujuan utama), “ingin meningkatkan kemampuan berbahasa Inggris” (ambil les aja di sini, sekarang, jangan tunggu sampai sudah terdampar tergagap-gagap di negeri orang), atau “ingin mencari pengalaman” (kalau sudah dapat pengalaman terus ngapain?). Motivasi kita haruslah hal yang rasional, cerdas, punya visi dan misi, dan feasible.
Apakah anda adalah seorang pekerja keras, memiliki passion, dan berdedikasi tinggi? Oke, mungkin hal itu benar. Tapi bagaimana cara membuktikannya? Akan lebih baik jika kalimat “pekerja keras, memiliki passion, dan berdedikasi tinggi” diganti dengan rincian kegiatan yang pernah kita lakukan, seminar yang kita ikuti, dan prestasi yang pernah kita raih. Don’t talk the talk, but walk the talk. Jangan katakan, namun tunjukkan. Dengan demikian kita dapat menghindari adanya kalimat-kalimat klise yang memuji-muji diri sendiri dalam essay kita.
Contoh pertanyaan dalam wawancara
·Apa yang Anda ketahui tentang negara tujuan?
·Apa yang Anda ketahui tentang kota tujuan?
Dalam menjawab dua pertanyaan di atas, usahakan jangan kasih jawaban mainstream, seperti misalnya “Swedia adalah salah satu negara Skandinavia yang kalau musim dingin dia kejatuhan salju”. Haha. Jadi benar-benar harus baca ya, negara tujuan itu seperti apa, kota tujuan itu seperti apa. Kalau bisa sih dihubungkan dengan topik yang diminta dalam program.
·Menurut Anda, masalah apa yang menjadi prioritas saat ini di Indonesia (sesuai latar belakang Anda) dan apa rencana studi Anda yang berkaitan dengan masalah tersebut?
·Apa yang Anda ketahui tentang intitusi pendidikan Anda?
·Menurut Anda, apa kelebihan yang dimiliki oleh institusi pendidikan Anda?
·Menurut Anda, apa kelebihan Anda?
Jangan kedengaran terlalu gimanaaa gitu ya. Tahu Hermione Granger kan? Oke, boleh jadi kita setipe dengannya; selalu baca materi kuliah sebelum diajarkan besok paginya, selalu memperkaya diri dengan bacaan-bacaan yang berat sebagai selingan minum kopi di pagi hari, selalu jadi yang pertama mengacungkan jari ketika dosen melemparkan pertanyaan, tidak suka melanggar peraturan, obsesif kompulsif, perfeksionis. Tapi tolong. Reviewer akan lebih terkesan dengan jawaban-jawaban yang lebih elegan seperti “selalu berusaha untuk melakukan segala hal sebaik mungkin”, “sebisa mungkin tidak melanggar janji”, dan sebagainya. Hanya masalah mengganti bahasa satu dengan bahasa lainnya sih, sebenarnya.
·Menurut Anda, apa kekurangan Anda?
Jangan terlalu jujur. Nggak mungkin kan, kita mau bilang kalau kita tuh gampang ngantuk dan gampang lapar? Dari sekian banyak kekurangan kita, pilihlah yang paling dekat dengan kelebihan, misalnya “setiap dapat tugas, saya selalu memaksa diri saya untuk langsung mengerjakannya karena saya kuatir jika saya mengerjakannya menjelang deadline, hasilnya akan jadi kurang maksimal”. Lho, bukannya itu kelebihan juga ya?
·Apakah Anda memiliki masalah kesehatan yang berhubungan dengan cuaca, iklim, makanan, atau kondisi tertentu?
Kalau kita punya alergi dingin, misalnya, bukan berarti kita tidak boleh daftar student exchange ke Eropa. Pertanyaan ini lebih pada bagaimana kita mempersiapkan diri kita secara fisik terhadap apa yang ada di sana yang mungkin membuat kita sakit.
·Menurut Anda, mengapa institusi ini harus memilih Anda?
·Apakah Anda mendaftarkan diri ke exchange program dengan izin orangtua/keluarga?
Jangan, jangan, jangan pernah mendaftarkan diri ke manapun, kecuali orangtua atau keluarga kita mengetahui dan memberi restu.
·Jika iya, bentuk support apa yang diberikan oleh orangtua/keluarga?
·Ketika Anda menyelesaikan jenjang pendidikan, Anda ingin berkarir di bidang apa?
·Apakah Anda sudah siap menerima segala konsekuensi, jika Anda yang terpilih dalam exchange program ini (misalnya, tidak lulus tepat waktu)?
Nah, dalam mengikuti setiap prosesnya, jangan takut untuk bertanya dan jangan takut untuk mengkonfirmasi apakah langkah yang dilakukan sudah benar. Mendingan kita dicap sebagai ‘calon exchange student yang cerewet, bolak balik kirim email’ daripada ‘MANTAN calon exchange student yang nggak jadi berangkat gara-gara salah langkah dan nggak mau bertanya’. Demikian juga ketika sudah dinyatakan diterima (yippi!) segeralah minta dokumen berikut: admission letter, insurance certificate (jika asuransi kesehatan termasuk dalam bantuan dana untuk pertukaran pelajar), dokumen yang menyatakan besarnya bantuan dana student exchange yang diterima. Demikian juga jika pihak universitas meminta kita untuk ikut aktif mencari tempat tinggal selama di sana. Demikian juga dengan pembuatan visa. Begitu kita dinyatakan diterima, detik berikutnya adalah melihat website kedutaan negara tujuan untuk melihat prosedur pembuatan visa. Jangan menunda-nunda. Ingat, membuat visa tidak segampang dan secepat membeli tiket kereta api. Gagal mendapatkan visa bisa berakibat kita kehilangan hak untuk berangkat sebagai wakil Indonesia.
Nah, semua langkah tersebut harus senantiasa dibarengi dengan berdoa. Ketika kita sudah melakukan segala daya dan upaya, ketika kita sudah mentok tidak tahu harus ngapain lagi, ketika kita mengingat Tuhan hingga bercucuran air mata, yakinlah bahwa Tuhan akan menolong kita di saat tidak ada lagi pertolongan yang tersisa...kecuali pertolonganNya.
Tetap semangat! Semoga kesuksesan selalu menyertai kita semua!
