HRD (dan Personalia), Aset yang Terlupakan??? -Bagian 1

suatu hari, saya pulang dari kantor sekitar pukul 17.00. Kebetulan ada seorang tetangga saya yang sedang menyiram tanamannya. “Loh, darimana?” “Pulang kerja bu.” Jawab saya. “Loh kerja sebagai apa?” lanjutnya. “Sebagai HRD bu.” Jawabku. “Loh, apa itu???” “Personalia dan bidang pengembangan karyawan gitu bu. Jadi, yang ngurus administrasi karyawan juga.” #ibunya bengong# krikkk...krikkk...krikkk...

Beberapa kejadian di atas sering saya alami. Begitu pula dengan rekan-rekan saya seringkali ditanyakan apa itu HRD? Apa itu personalia? Dari berbagai tanggapan, ada yang menganggap bahwa HRD atau personalia hanya berkaitan dengan administrasi karyawan terkait absensi, payroll, dan sebagainya. Bahkan, yang paling memiriskan adalah, HRD dan personalia masih sangat kurang dikenal.

Tapi, di sisi lain, HRD dan personalia sangat berperan dalam pengembangan perusahaan khususnya di bidang pengembangan sumber daya manusia. Akhir-akhir ini, dunia industri menganggap dan mulai menyadari bahwa salah satu faktor penting pengembang industri adalah manusia yang berperan di dalam industri itu sendiri alias sumber daya manusia. SDM-SDM ini dikembangkan tidak hanya menjadi sekedar pekerja namun menjadi human capital. Apa itu Human Capital bisa dilihat dalam ulasan saya sebelumnya, http://ekonomi.kompasiana.com/bisnis/2012/06/20/how-to-reduce-unemployment/

Namun, SDM-SDM itu hanya menjadi ‘pekerja biasa’ saja jika tidak ada pengembangnya. HRD atau Human Resources Development mengambil peranan penting sebagai wadah pengembangan seluruh SDM di suatu perusahaan. Berbagai tugas pun dibebankan pada divisi yang akhir-akhir ini disebut sebagai salah satu asset terpenting perusahaan. Sebelum membahas lebih jauh, HRD dan personalia secara tanggung jawab sangat berbeda, yakni HRD membawahi personalia, HRD tidak hanya difokuskan pada administrasi seperti absensi dan sebagainya melainkan bagaimana pengembangan karyawan serta mempertahankan karyawan di suatu perusahaan. Sebaliknya, personalia hanya lebih difokuskna pada keberaturan dari sistem administrasi suatu perusahaan.

Saya akan memaparkan beberapa tugas dan tanggung jawab di bidang HRD serta personalia dari pengalaman sebagai praktisi HR (khususnya di perusahaan keluarga yang belum memiliki sistem secara jelas)

1.Perumusan dan Pembuatan Visi Misi, Nilai-Nilai, Budaya Organisasi

Sudah barang tentu suatu keberaturan berawal dari peraturan. Tapi, sebelum membahas lebih jauh, praktisi HR perlu memperhatikan visi misi (termasuk tujuan), nilai-nilai, dan budaya organisasi. Mau dibawa kemana sih hubungan kita? –begitu kata Armada dalam lagunya. Ya, mau dibawa kemana perusahaan kita. Apa tujuan perusahaan kita, bagaimana mencapainya, dan apa saja falsafah yang akan kita bawa ke dalam hidup kerja kita di perusahaan ini. Hal ini sangat penting dirumuskan oleh pihak atasan, HRD dan karyawan agar tercipta suatu kesetimbangan suara Mau dibawa kemana perusahaan kita.

2.Struktur Organisasi dan Peraturan Perusahaan

Tentu ketika kita lebih mengerti siapa atasan dan bawahan masing-masing, proses kerja terasa akan lebih muda. Bayangkan ketika kita tidak memiliki panutan di atas kita, ataupun kita sebagai pemanut tidak memiliki bawahan. Oleh sebab itu, struktru organisasi yang jelas pun sangat dibutuhkan di dalam suatu perusahaan. Selain itu, lewat struktur ini, akan menimbulkan gairah kerja bagi karyawan terutama dalam perencanaan jenjang karirnya ke depan.

Demikian pula untuk menjaga keteraturan karyawan, perusahaan memerlukan peraturan perusahaan ataupun tata tertib. Dari pemerintah sendiri telah memberikan acuan aturan sebagaimana digunakan yaitu Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan. Tapi, memang perusahaan itu sendiri bisa menyesuaikan aturan tersebut, terutama tentang keuangan. Jadi, perusahaan harus menyesuaikan keadaan dirinya dengan tuntutan yang ada di UU tersebut.

Di sini, HRD berfungsi untuk mengontrol pelaksanaan birokrasi dan perundang-undangan tersebut dan juga memilah mana aturan yang cocok diterapkan di perusahaan atau yang tidak. HRD pun harus menjadi jembatan antara pihak perusahaan dan pekerja ketika menemui konflik antara kedua kubuh tersebut.

3.Job Desc-Job Spec dan Performance Appraisal

“Apa yang harus saya lakukan sekarang? apa yang akan saya lakukan?” ya, pertanyaan klasik yang seringkali muncul ketika seorang karyawan baru. Tentu saja HRD yang bertanggung jawab membuat deskripsi pekerjaan dan apa saja spesifikasi kerja yang akan dilakukan. Hal ini dapat dirumuskan lewat analisa kerja yang dilakukan oleh pihak HRD ke berbagai divisi yang ada di perusahaan. Adapun berbagai teknik dapat dilakukan seperti observasi dan interview secara langsung. Dengan adanya kejelasan deskripsi dan spesifikasi kerja, karyawan diharapkan mampu memaksimalkan kinerjanya.

Untuk mengukur kinerjanya pun, diperlukan suatu tolak ukur yang biasa disebut sebagai performance appraisal. Penilaian kinerja ini didasarkan pada apa saja deskripsi dan spesifikasi kerjanya, serta target yang harus dipenuhi. Biarpun suatu divisi sama dengan perusahaan lain, bentuk dari penilaian kinerja masing-masing perusahaan pasti berbeda.

4.Rekrutment dan Seleksi

Memilih benih yang unggul dapat menjadi salah satu investasi yang sangat baik untuk petani. Demikian pula bagi perusahaan dalam memilih pekerja-pekerja yang unggul. Disinilah HRD berperan vital untuk menentukan karyawan mana yang sangat berpotensi untuk memajukan perusahaan tersebut. Saat ini, IP dan nilai akademik tetap menjadi salah satu faktor penentu, tapi bukan satu-satunya jika akan merekrut karyawan. Kemampuan, pengalaman, dan berbagai hal lain yang disebut softskill memainkan peran dominan bagi para calon karyawan untuk direkrut.

Setelah sesuai dengan standar rekrutmen, masuklah ke tahap seleksi. Di tahap seleksi ini ada berbagai metode yang diterapkan HRD antara lain tes psikologi ataupun wawancara.

Hmm, menurut saya pribadi, tahap ini adalah langkah yang amat sangat penting karena inilah tahap awal perusahaan akan dibawa kemana sebenarnya dipraktekkan, yakni tergantung SDM itu sendiri.

5.Compensation and Benefit

Sistem kompensasi identik dengan pekerjaan sebagai sales atau penjualan. Ketika kita bisa menembus target, maka akan diberi keuntungan atau kompensasi. Ternyata, sistem kompensasi dan benefit itu bermacam-macam dan tidak sebatas dengan uang belaka.

Contoh di atas, dapat menjadi salah satu program CnB yang ditawarkan oleh perusahaan. Namun, berbagai hal lain seperti “apa sih yang bisa kita dapatkan dengan bekerja di suatu perusahaan A, misalnya?” adalah bentuk konkrit lainnya dari CnB ini. misalkan, kita adalah fresh graduate yang ingin bekerja di bidang radio, maka, salah satu keuntungan yang akan kita peroleh dengan bekerja di sana adalah melatih skill interpersonal dan komunikasi kita.

Sistem CnB tetap harus memperhatikan kondisi perusahaan terkait keuangan dan ketersediaan sumber daya, mengingat compensation and benefit merupakan suatu sistem yang seharusnya diterapkan adil ke semua karyawan. Prinsip adil disini tidak serta merta “saya dapat 100, kamu juga dapat 100” tetapi tetap disesuaikan dengan kinerja, dan apa yang diberikan karyawan ke perusahaan itu sendiri.

***bersambung***