Penerapan teknologi digital di Indonesia kini semakin dilibatkan dalam kegiatan sehari-hari, salah satunya dalam pengelolaan informasi. Sebagai salah satu tempat yang berkaitan erat dengan informasi, perpustakaan memiliki peran penting dalam rangkaian pengelolaan informasi mulai dari tahap pengumpulan hingga perlindungan dari berbagai ancaman yang muncul. Penggunaan teknologi digital memberikan tantangan tersendiri bagi perpustakaan, yang memerlukan strategi baru dalam mengelola informasi di era modern saat ini. Koleksi digital muncul sebagai bentuk perkembangan teknologi digital, koleksi harus dikelola oleh perpustakaan sebagai aset berharga dalam sebuah lembaga informasi yang disajikan dalam berbagai format.
Dalam pengelolaannya, koleksi yang dikemas dalam format digital sangat bergantung pada teknologi dan membutuhkan perangkat yang menunjang. Koleksi digital memerlukan pengamanan ekstra terhadap berbagai jenis kejahatan siber (cybercrime) dan rentan terhadap penyalahgunaan informasi serta kehilangan dan kerusakan data, lain halnya dengan koleksi fisik yang sangat memperhatikan kondisi bahan pustaka secara fisik yang asli. Ancaman tersebut dapat diminimalisir dengan melakukan alih media bahan pustaka agar tetap dapat diakses pengguna dalam format digital, sehingga lebih fleksibel dan tetap terjaga keutuhan bahan pustaka aslinya.
Mengapa preservasi digital penting untuk dilakukan?
Dalam Digital Preservation Coalition, Owen menyatakan bahwa preservasi digital merupakan mekanisme yang menerapkan berbagai elemen sebagai bentuk pencegahan sehingga dapat memastikan suatu data bisa diakses dalam jangka waktu yang panjang. Preservasi merupakan kegiatan pelestarian dengan memelihara koleksi perpustakaan. Pelestarian koleksi wajib dilakukan oleh setiap perpustakaan yang bernaung dibawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia agar koleksi yang dimiliki selalu tersedia dalam keadaan yang baik. Kegiatan pemeliharaan atau yang dikenal dengan preservasi merupakan pencegahan untuk mengatasi kerusakan fisik pada koleksi. Smit, Hoeven, & Giaretta mengatakan bahwa kegiatan preservasi digital yang terhambat bisa saja membuat organisasi bahkan suatu negara terjebak pada kegelapan digital. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat dilihat betapa pentingnya melakukan pemeliharaan pada koleksi digital perpustakaan.
- Mencegah kerusakan dan kehilangan data: Upaya pemeliharaan dilakukan untuk mencegah dan meminimalisir risiko kerusakan serta kehilangan data secara fisik maupun digital.
- Integritas dan keakuratan data tetap terjaga: Pemeliharaan terhadap data digital dapat menjaga nilai informasi yang terkandung pada data agar tetap utuh, terjamin keasliannya dan tetap akurat.
- Memelihara ketersediaan data: Pemeliharaan dilakukan untuk mengupayakan ketersediaan data agar dapat diakses dan digunakan dalam jangka panjang.
- Memudahkan akses: Pemeliharaan yang baik dapat memastikan bahwa data bisa diakses dengan mudah dan tetap dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Melindungi hak kekayaan intelektual: Pemeliharaan dapat melindungi koleksi yang memuat hak kekayaan intelektual seperti hak cipta sehingga dapat diakses secara sah, terdokumentasi, dan tetap terjaga.
Bagaimana preservasi digital dalam penerapannya?
Penerapan preservasi digital tidak sesederhana menyimpan data di dalam sistem, namun meliputi upaya dalam menghadapi perkembangan teknologi, perkembangan sistem, format, hingga perangkat keras maupun perangkat lunak yang sangat mempengaruhi efektivitas keberlanjutan data digital. Adapun teknik-teknik yang dapat diimplementasikan dalam praktik preservasi digital yaitu :
1. Menggunakan landasan dalam menyimpan data digital
Adanya metadata yang menyediakan informasi melalui deskripsi data secara rinci dan tepat, dapat membantu identifikasi, penggunaan, dan penemuan data digital. Pemeliharaan metadata pada penyimpanan data digital memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan tersedia dalam jangka panjang.
2. Responsif terhadap perkembangan teknologi
Teknologi yang terus berkembang harus dihadapi dengan kemampuan beradaptasi dengan segala perubahan yang bermunculan, seperti format data yang terus berubah, serta penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak yang semakin canggih. Keadaan tersebut dapat membatasi aksesibilitas dan kerusakan format. Penggunaan format data umum seperti PDF dan format terbuka menjadi solusi untuk mencegah kerusakan format.
3. Melakukan pencadangan data dan pembaruan atau penyegaran data