Consular Invoice : Dokumen Penting yang diabaikan - Serial Manajemen Ekspor Impor

Consular Invoice: Dokumen Penting yang Sering Diabaikan dalam Ekspor-Impor

Melanjutkan pembahasan kita mengenai berbagai jenis dokumen Invoice. Dalam dunia ekspor-impor yang begitu kompleks, ada salah satu dokumen yang mungkin tidak banyak digunakan membingungkan, dan dianggap mungkin juga dianggap remeh, namun justru memiliki kekuatan hukum dan peran yang sangat krusial. Jenis dokumen satu ini adalah Consular Invoice atau Faktur Konsuler.

Bayangkan jika Anda sebagai seorang eksportir dan barang Anda sudah siap untuk dikirim. Pengapalan sudah diatur, dan Anda sudah merasa bahwa semua dokumen yang dipersiapkan sudah lengkap. Tiba-tiba, mitra Anda di negara tujuan meminta satu dokumen yang namanya asing di telinga Anda, yaitu Consular Invoice. Jka ada permintaan seperti itu jangan panik! Mari kita coba kupas tuntas apa itu Consular Invoice dan mengapa ia menjadi bagian penting dalam duna ekspor impor.

Consular Invoice adalah faktur komersial (commercial invoice) yang telah disahkan, diverifikasi, dan dilegalisasi oleh Perwakilan Konsuler (Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal) dari negara tujuan yang berada di negara asal si eksportir. Singkatnya, ini adalah dokumen versi "super-resmi" dari invoice Anda yang mendapatkan cap dan stempel dari perwakilan negara tujuan. Proses ini adalah untuk memberikan jaminan keaslian dan kebenaran data yang tercantum di dalamnya.

Consular Invoice bukan cuma sekadar formalitas. Ia juga sebagai dokumen yang memiliki tujuan strategis yang langsung berkaitan dengan kepentingan negara tujuan, antara lain :

1. Negara tujuan (biasanya negara berkembang atau yang memiliki regulasi ketat) menggunakan dokumen ini untuk:
   • Memastikan jika harga barang yang tercantum dalam Invoice tersebut adalah harga jual yang wajar, bukan harga rendah yang sengaja dibuat untuk membanjiri pasar mereka (dumping).
   • Memverifikasi bahwa jenis barang yang masuk tersebut tidak melanggar batas kuota impor yang telah ditetapkan.
   • Sebagai pedoman untuk memastikan data perdagangan yang valid, dimana dalam hal ini pemerintah dapat melindungi industri dalam negerinya dari praktik perdagangan yang tidak sehat.
2. Pihak Bea Cukai di negara tujuan akan menggunakan nilai barang (value) yang tercantum dalam Consular Invoice yang telah dilegalisasi ini sebagai acuan resmi untuk menghitung besarnya bea masuk yang harus dibayar oleh importir. Ini meminimalisir kecurangan dalam deklarasi nilai.
3. Bagi beberapa negara, Consular Invoice merupakan dokumen wajib yang harus disertakan dalam shipment. Karena tanpa dokumen ini, barang Anda bisa ditolak, ditahan di pelabuhan, atau bahkan dikenakan denda yang besar. Beberapa negara yang terkenal mewajibkannya antara lain beberapa negara di Amerika Latin (misalnya Brasil, Meksiko, Kolombia), Timur Tengah, dan Afrika.
4. Data dari Consular Invoice dapat digunakan oleh pemerintah negara tujuan untuk menyusun statistik perdagangan internasional mereka secara lebih akurat dan terpercaya.

Lantas point point penting apa saja yang dicantumkan dalam Consular Invoice? Informasinya mirip dengan commercial invoice, tetapi dengan tingkat detail dan akurasi yang sangat tinggi. Poin-poinnya biasanya meliputi:

• Nama dan alamat lengkap eksportir dan importir.
• Detail pengiriman (nomor invoice, tanggal, incoterms, metode pengapian).
• Deskripsi barang yang sangat rinci (nama, merek, jenis, material, kode HS code).
• Jumlah, harga per unit, dan nilai total setiap barang dalam mata uang yang disepakati.
• Negara asal barang (origin of goods).
• Tanda tangan dan stempel eksportir.

Ini adalah bagian yang sering dianggap merepotkan oleh eksportir. Prosesnya tidak semudah mencetak invoice biasa. Berikut beberapa tahapan untuk mendapatkannya :

1. Eksportir harus menyiapkan Invoice dan Packing List yang telah dibuatnya dan dokumen pendukung lainnya jika diminta untuk dibuatkan menjadi Consular Invoice.
2. Dokumen tersebut diajukan langsung atau melalui agen ke Kedutaan Besar/Konsulat negara tujuan yang berada di Indonesia (biasanya di Jakarta). Setelah itu akan dibuatkan Consular Invoice dalam bentuk yang telah ditentukan oleh pihak kedutaan besar negara tujuan. Bentuk formatnya jenis invoice ini bisa berbeda beda untuk setiap negara.
3. Setiap Kedutaan akan mengenakan biaya legalisasi yang besarnya bervariasi tergantung negara dan nilai barang. Biaya ini biasanya dibayar dalam mata uang asing (seperti US Dollar).
4. Selanjutnya adalah proses verifikasi, dimana dalam hal ini petugas konsuler akan memverifikasi kebenaran semua informasi yang tercantum. Proses ini biasanya  membutuhkan waktu beberapa hari kerja.
5. Setelah Consular Invoice itu selesai disahkan dan distempel, maka dokumen siap untuk diambil dan dilampirkan ke dokumen pengapalan.

Umumnya karena rumitnya proses atau juga karena keengganan, banyak eksportir yang tidak melakukan pengurusan langsung. Mereka  menggunakan jasa forwarder atau agen khusus yang sudah berpengalaman menangani pengurusan Consular Invoice ini dikarenakan untuk menghemat waktu dan tenaga.

Akhirnya berikut ini beberapa tips dan Kesimpulan untuk Eksportir Pemula terkait dengan pembahasan di atas. Jangan lupa untuk selalu tanyakan kepada importir Anda di awal negosiasi: "Apakah negara Anda mewajibkan Consular Invoice?". Dimana jawaban dari pertanyaan ini akan menentukan alur dokumen Anda, perhitungan biaya, dan waktu pengiriman. Jangan sampai barang sudah sampai di pelabuhan tujuan tapi tertahan karena Anda lupa mengurus satu cap stempel dari kedutaan. Dengan memahami peran vital Consular Invoice, Anda telah melangkah lebih maju untuk menjadi eksportir yang profesional dan sukses dalam mengarungi dinamika perdagangan internasional.

Selamat mencoba.