Pengalaman Magang Prigel UNNES: Belajar Kearsipan dari Balik Meja Instansi

Magang bukan hanya sekadar kewajiban akademik bagi mahasiswa Universitas Negeri Semarang (UNNES), tapi juga menjadi jembatan nyata antara teori dan praktik di dunia kerja. Itulah yang dirasakan oleh saya Agistya Maharani Safitri, mahasiswa peserta Program Magang dan Praktik Kerja Lapangan (PRIGEL) UNNES, saat menjalani pengalaman berharga di sebuah instansi pemerintah (Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Kabupaten Brebes) dalam bidang kearsipan. Salah satu hal paling menarik adalah bagaimana instansi menata arsip berdasarkan kode klasifikasi dan sistem retensi arsip. Ternyata, menata arsip bukan sekadar menyusun dokumen dalam map dan lemari, tetapi harus mengikuti prinsip akuntabilitas, kemudahan akses, serta keamanan informasi. 

Prosedur pengelolaan bidang kearsipan merupakan serangkaian langkah sistematis yang digunakan untuk mengelola dokumen dan arsip secara tertib, efektif, dan sesuai ketentuan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap dokumen, baik surat masuk maupun surat keluar, dapat disimpan, ditemukan, dan dimanfaatkan kembali dengan mudah saat dibutuhkan. Prosedur pengelolaan ini antara lain:

1. Prosedur Pemusnahan Arsip Inaktif

2. Prosedur Penyerahan Arsip Inaktif

3. Prosedur Pemberkasan Arsip Aktif di Unit Pengelolaan 

4. Pemindahan Arsip ke Unit Kearsipan

5. Penggunaan atau Peminjaman Arsip Dinamis 

6. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar 

Penerapan prosedur kearsipan yang baik dan sistematis memberikan dampak positif yang signifikan bagi instansi pemerintah (Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Kabupaten Brebes). Salah satu dampak utama adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan dokumen. Selain itu, kearsipan yang baik mencerminkan profesionalitas dan transparansi instansi dalam menjalankan tugas pemerintahan. Prosedur kearsipan yang tepat juga mendukung akuntabilitas, karena setiap dokumen memiliki alur pencatatan dan penyimpanan yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, prosedur kearsipan bukan hanya pelengkap administrasi, melainkan fondasi penting dalam menciptakan pemerintahan yang efektif, efisien, dan terpercaya.