Arsip merupakan instrumen penting dalam menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Pengelolaan sistem kearsipan di era digital saat ini, dinilai memiliki banyak keuntungan dan lebih efisien.
Hal tersebut diungkapkan Kepala Bidang Pengembangan Kesejahteraan Sosial dan Penanganan Fakir Miskin, Dinas Sosial DKI Jakarta, Susana Budi Susilowati, dalam sambutannya pada acara Bimtek Sistem Informasi Management Arsip (SIMAP) di Jakarta, Selasa (7/5).
"Saat ini kebutuhan sistem organisasi merupakan kebutuhan mutlak karena data dan informasi sangat mendukung proses kerja dan melaksanakan tugas fungsi. Kita tidak bisa terlepas dari teknologi, apalagi di era digitalisasi saat ini, yang semua harus serba cepat," ujar Susan.
"Jadi semua dokumen, semua hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan, pelayanan publik, dan kegiatan lainnya itu harus diarsipkan dengan baik. Untuk mengatasi ini cara yang paling efisien dan efektif adalah dengan digitalisasi," tambahnya.
Pengelolaan kearsipan secara elektronik merupakan hal yang fundamental bagi berjalannya sebuah institusi. Dalam hal ini, Dinas Sosial DKI Jakarta mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi manajemen arsip berbasis Web. Sistem ini bisa dijalankan melalui komputer tunggal maupun Wide Area Network (WAN).
"Saat ini Dinsos DKI Jakarta mendigitalisasi semua arsip yang ada di Dinsos. Apakah itu T.U maupun staffnya yang mengelola arsip, diharapkan bisa menyesuaikan dengan proses digitalisasi arsip," terang Susan.
"Arsip memang sepertinya terlihat 'sebuah surat' saja. Tapi tanpa disadari arsip tersebut memiliki nilai yang besar. Suatu hari nanti pasti arsip tersebut dibutuhkan, dicari lagi sebagai dokumen penting maupun sebagai bukti," tutupnya.(mar)
Lihat Inovasi Selengkapnya
