Saat pandemi Covid-19 melanda dunia, masyarakat senantiasa diingatkan dan dihimbau untuk mematuhi protokol kesehatan (prokes). Istilah yang cukup populer selama ini adalah 3M yakni Memakai Masker, Menjaga Jarak dan Mencuci Tangan. Untuk memasuki mall atau kantor kadang masih dilengkapi dengan Memeriksa Suhu Badan dengan thermo-gun atau sensor suhu yang dihubungkan ke monitor. Untuk datang berkunjung ke kantor orang atau bepergian dengan pesawat udara dan kereta api diperlukan surat keterangan dokter sudah lulus rapid test dengan status non reaktive, bahkan ada yang mewajibkan lulus test swab / PCR.
Kini di kantor-kantor sebagian besar sudah mulai aktif WFO (work from office) meski masih ada sebagian kantor yang masih menerapkan WFH (work from home). Saat PSBB Transisi ditetapkan, artinya kita sudah memasuki tahapan New Normal atau Kebiasaan Baru.
Dengan memasuki tahapan Kebiasaan Baru kantor-kantor mulai banyak yang sudah menerapkan kerja di kantor dengan menerapkan prokes yang ketat, baik terhadap karyawan sendiri maupun tamu dari kantor lain. Hal yang paling menjadi pusat perhatian adalah saat harus melangsungkan rapat baik internal maupun dengan pelanggan atau rekanan.
Selama tahapan Kebiasaan Baru, rapat diupayakan diadakan secara virtual atau tele conference. Yang dimaksud rapat disini, termasuk seminar maupun pelatihan. Sekarang sudah lazim digunakan aplikasi Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex Meet dan lainnya. Melalui aplikasi ini peserta rapat tidak perlu berkumpul di ruang rapat atau kelas, melainkan dapat mengikuti rapat dari rumah maupun di kursi kerja masing-masing.
Namun ada kalanya, rapat secara virtual kurang mantap sehingga tetap diperlukan rapat tatap muka. Maka mulai berkembang konsep prokes V-D-J.
Apa itu V-D-J?
V adalah ventilasi, artinya ruang rapat harus memiliki ventilasi atau perputaran udara yang baik. Untuk itu bila katagori rapat tidak sangat rahasia disarankan pintu ruangan rapat tetap terbuka.
D adalah durasi, artinya rapat ratap muka harus dilaksanakan secara cepat dan efisien dengan durasi waktu maksimal satu jam.
J adalah Jarak, artinya peserta rapat harus duduk selang seling, lazimnya kursi yang tidak boleh diduduki dikeluarkan dari ruang rapat atau ditandai dengan tanda silang (x), yang artinya tidak boleh diduduki. Dengan perkataan lain, kapasitas ruang rapat menjadi sekitar 50% saja dari kapasitas lazimnya.
Selain konsep V-D-J juga masih diterapkan prokes peserta rapat harus sepanjang waktu rapat tetap mengenakan masker secara benar (artinya menutupi hidung dan mulut dan tidak diturunkan). Rapat tidak menyediakan makanan dan minuman. (Tentunya agar peserta rapat tidak mempunyai alasan untuk menurunkan atau membuka masker). Peserta rapat harus mengisi daftar hadir lengkap dengan nomor ponsel agar dapat dihubungi bila ada peserta rapat yang terindikasi terpapar Covid-19.