Di musim pendemic ini. Banyak perusahaan yang menjadikan pekerjaan menjadi pekerjaan dari rumah atau work from home. Tentu menjadi hal baru bukan sistem work from home ini. Memang ada kelebihan dan kekurangannya dalam menajalani work from home ini. Salah satu kelebihannya pekerja atau karyawan tidak harus pergi ke kantor. Tetapi jika tidak memliki teknologi yang baik misalnya sinyal dirumah yang kurang memadai akan menjadi hambatan dalam proses ini. Hal ini sangat mengganggu proses work from home tersebut.
Bisa dikatakan salah satu kekurangan dari proses work from home. Apalagi dengan auditor-auditor yang akan melaksanakan proses work from home ini? Apakah lebih sulit mengaudit dengan sistem jarak jauh dibandingan mengaudit secara langsung? Proses auditing jarak jauh ini tidaklah mudah bagi para auditor, karena para auditor harus mengaudit secara teliti agar tidak menimbulkan kesalahan pada klien. Tetapi para auditor tidak perlu khawatir dan bingung. Ada banyak strategi-strategi dan tips untuk mengatasi proses auditing jarak jauh di masa pendemi ini.
Strategi yang pertama adalah perencanaan dan penentuan ruang lingkup. Rapat perencanaan adalah salah satu hal yang sangat penting dalam proses auditing. Tetapi para auditor tidak perlu khawatir. Para auditor hanya perlu menyiapkan teknologi yang akan digunakan. Yaitu kamera,drone, powerpoint, hingga telepresence.
Telepresence merupakan sistem komunikasi interaktif audio-video dalam sebuah ruangan virtual, menghadirkan sebuah pertemuan yang seolah-olah seperti suasana pertemuan yang langsung terjadi di dalam satu ruangan yang sama meski pesertanya berada di tempat dan lokasi yang berbeda. Menarik bukan?
Teknologi-teknologi canggih seperti ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin dalam proses auditing jarak jauh selama masa covid-19. Dan jangan lupa para auditor juga harus menjaga atau mempertimbangkan area rahasia serta area terbatas untuk pengambilan foto maupun video pada saat rapat perencanaan berlangsung. Rapat perencanaan ini bisa dilakukan dua kali lebih banyak guna mendapatkan hasil yang efektif.
Yang kedua adalah pengkajian dokumen. Diperlukan banyak waktu dalam strategi ini untuk menyiapkan dan mengunggah dokumen ke berbagi file contohnya share point atau drive bersama serta mengubah catatan kedalam bentuk pdf dan mengunggahnya. Tips untuk memudahkan pengkajian dokumen adalah auditor harus terbuka dalam menerima dan meninjau informasi dalam format apa pun agar beban dapat diminimalkan. Tips yang selanjutnya adalah auditor harus cermat untuk mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan pengkajian data dari jarak jauh.
Pemeriksaan fisik adalah strategi yang ketiga untuk mengatasi proses auditing jarak jauh ini. Auditor bisa memanfaatkan alternatif teknologi komunikasi langsung dua arah. Dengan video dan foto digital yang diambil menggunakan telepon seluler perusahaan. Ada banyak keuntungan jika auditor menggunakan metode alternatif ini yaitu perangkat tersebut tersedia dan kompatibel dengan penyimpanan komputer perusahaan. Selain itu, kekuatan sinyal juga kuat terhadap kualitas video dan foto digital tersebut.
Dan jangan lupa auditor untuk menyiapkan daftar areayang menjadi perhatian untuk diambil melalui video ataupun fotonya. Contohnya video pemantau yang berasal dari CCTV dan video pengawasan orang dan kendaraan. Kemudian video dan foto-foto sebaiknya di kompilasi menjadi album dan ditinjau oleh manajer audit dan masing-masing auditor agar auditor bisa membuat catatan dan menyiapkan pertanyaan untuk wawancara di strategi selanjutnya
Strategi keempat adalah wawancara jarak jauh. Para auditor bisa menggunakan aplikasi Zoom,Skype atau Microsoft Teams untuk membantu mempermudah wawancara jarak jauh ini. Ada beberapa tips untuk auditor melakukan wawancara jarak jauh ini. Yang pertama siapkan daftar pertanyaan dan informasi tambahan yang dibutuhkan yang bersumber dari informasi yang diproleh dari kajian dokumen.
Yang kedua siapkan waktu tambahan pada saat wawancara agar auditor dapat mendapatkan pengetahuan tentang budaya yang umum berlaku. Tips yang ketiga lakukan wawancara dengan panggilan video karena panggilan video merupakan bagian penting dari proses wawancara jarak jauh ini.Tips yang keempat para auditor harus membangun kepedulian agar tidak terjadi tumpang tindih antara pembicara dengan personil yang diwawancarai. Tips yang selanjutnya adalah aturlah intonasi/nada bebrbicara senyaman mungkin saat wawancara.
Strategi yang terakhir adalah pertemuan penutupan. Pertemuan ini dibuat guna untuk mempresentasikan rancangan awal hasil audit kepada para peserta pemangku kepentingan, menyelesaikan pertanyaan/permasalahan, serta melakukan pembahasan lebih lanjut untuk finalisasi hasil audit dan pengembangan berkelanjutan.Lebih baik auditor untuk membuat jadwal pertemuan penutupan satu hingga dua hari setelah wawancara jarak jauh.