Idealnya, durasi rapat di perusahaan itu, sekitar 1-2 jam. Lebih dari 2 jam, biasanya menjadi kurang efektif, juga inefisien.
Itu menurut pengalamanku di sebuah perusahaan milik pemerintah, ya.
Tapi ikhwal durasi itu tentu saja sangat tergantung pada tujuan rapat. Apakah untuk pengarahan (briefing), pelaporan, evaluasi rutin, koordinasi, penyelesaian masalah (problem solving), atau perencanaan bisnis?
Kalau rapat perencanaan bisnis, misalnya penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, biasanya bisa sampai 2 hari. Lazim diadakan di luar kantor. Bisa di hotel, bungalow, atau villa di luar kota.
Saya tak hendak membicarakan durasi rapat perencanaan bisnis semacam itu di sini. Perlu artikel khusus untuk itu.
Saya hanya akan mendiskusikan durasi rapat-rapat lainnya yang telah disinggung di atas.
***
Ya, berapa lama durasi rapat yang ideal? Dalam arti efektif dan efisien?
Saya akan coba berbagi berdasar pengalaman 12 tahun bergabung dalam satu perusahaan plat merah.
Berdasar pengalaman, rapat-rapat pengarahan, pelaporan, dan evaluasi rutin lazimnya bisa tuntas dalam satu jam. Sebab rapat-rapat semacam ini sudah spesifik dan jelas agendanya. Pengarahan cenderung searah (dari atasan ke bawahan). Begitu juga pelaporan hasil kerja (dari bawahan ke atasan).