Sebagai pekerja kantoran, bisa jadi meja kerja adalah satu-satunya ruang privat kita di kantor. Meja kerja jadi ibarat rumah di mana kita menghabiskan waktu, menyelesaikan pekerjaan, bahkan sesekali menghadiahi diri untuk mengkonsumsi hiburan ringan.
Namun tak sedikit para pekerja mengalami problem susah membereskan meja kerja. Selalu saja tampak berantakan bahkan berserak dokumen ini-itu di atas meja. Tentu ini dapat mengurangi kenyamanan kita atau dapat menggangu fokus kita bekerja.
Akhirnya kita harus menyediakan waktu khusus untuk membereskan meja kerja agar tampak bersih dan rapi. Anehnya, besok-besok meja kerja kita kembali berantakan dan kita pun dibuat stres karena harus terus menerus membereskan. Lagi dan lagi.
Dalam bukunya The Power of Less - The fine art of limiting yourself to the essensial.. in business and life karya Leo Babauta, saya mendapati sistem kerja alur dokumen (atau barang apapun). Sistem kerja ini membantu kita agar terhindar dari berumpuk dan menggunungnya dokumen di atas meja yang kemudian berantakan dan membuat stres.
Cara ini simpel belaka namun cukup efektif untuk diikuti. Berikut saya ulas kembali dengan beberapa penyesuaian sesuai dengan pengalaman yang saya jalankan:
1. Sediakan satu boks transit untuk menerima/menempatkan dokumen (atau benda apapun) yang datang ke meja kita
Biasakan diri untuk selalu menaruh apapun yang datang ke meja kita ke boks tersebut. Kita dapat menggunakan boks bekas kemasan kertas HVS yang pernah kita beli, atau kotak apapun yang kira-kira dapat memuat tumpukan dokumen di dalamnya.
Tumpuk saja semua dokumen (atau benda) yang perlu kita tindak lanjuti di boks tersebut. Dengan menyediakan kotak khusus, kita akan terhindar dari ceceran kertas/dokumen/benda di atas meja kerja secara langsung.
Tidak hanya untuk dokumen, kotak ini ibarat tempat transit sementara terkait apapun yang perlu kita selesaikan di atas meja. Bisa berupa catatan panggilan telepon, benda titipan sementara, atau barang yang perlu kita 'selesaikan'.
Kotak bekas kertas dapat kita gunakan untuk boks transit | Dok. pri
Rak susun seperti ini juga dapat kita gunakan jika ingin lebih estetik | Dok. pri