Kegiatan Rutin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Bogor

[caption id="attachment_328682" align="aligncenter" width="473" caption="Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Bogor (Tampak Depan)"][/caption]

Tahukah anda dimana tempat penyimpanan berbagai arsip yang dimiliki Kota Bogor? Ya, semua arsip tersebut, mulai dari arsip tekstual sampai arsip dalam bentuk foto disimpan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Bogor (KAPD) Kantor yang terletak di Jl. Medika 1 A No. 3 Menteng Asri Bogor ini, terdapat beberapa kegiatan rutin yang dilakuka oleh KAPD Bogor, untuk urusan kearsipan setiap tahunnya.

“Kegiatan yang rutin itu seperti pembinaan dan supervisi kearsipan terhadap SKPD, perawatan arsip, serta penyusutan dan akuasisi arsip.” ungkap Drs. Agus Ronaldi, Kasi Penghapusan dan Dokumentasi Arsip di KAPD Bogor.

Pada tahun 2013 lalu, pembinaan dan supervisi kearsipan terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)  dilakukan kepada 39 Unit kerja, 74 Kecamatan/Kelurahan dan 34 SMUN/SMPN yang ada di Bogor. Pada prosesnya, dari KAPD sendiri akan dibagi menjadi beberapa tim yang nantinya melakukan pembinaan dan supervisi ke SKPD dan dilakukan secara bergilir. Kemudian hasil evaluasi dari kegiatan ini akan dilombakan. Tahun lalu pemenang dari Tingkat Unit Kerja untuk juara satu dimenangkan oleh Bagian Organisasi, juara dua oleh Bagian Umum, dan juara tiga oleh Kecamatan Bogor Utara. Sedangkan untuk Tingkat Sekolah juara satu dimenangkan oleh SMUN 6 Bogor, juara dua oleh SMPN 1 Bogor, dan juara tiga oleh SMUN 1 Bogor.

Arsip-arsip disimpan di Depo Arsip. Semua arsip dirawat, dibersihkan dari debu dan rayap, serta dijaga keamanannya.  Arsip yang ada di Depo Arsip ini tersimpan dalam bentuk arsip foto, arsip CD, arsip Kaset Betamax, dan arsip tekstual. Saat ini, arsip tekstual sudah tersimpan di dalam komputer, sebelumnya dilakukan proses scann terlebih dahluterhadap arsip tekstual yang akan disimpan.

Kegiatan rutin lainnya adalah  penyusutan arsip. Arsip-arsip yang ada akan dipilah, mana yang akan disimpan dan arsip mana yang akan dimusnahkan. Salah satu jenis arsip yang dimusnahkan adalah arsip undangan. Akan tetapi untuk arsip vital dan arsip statis disimpan di Depo Arsip.

Pemusnahan arsip sendiri dilakukan dengan caradicerca, dilebur, dan dibakar. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna akan dicerca, kemudian hasilnya akan dilebur untuk diolah kembali. Pemusnahan arsip dengan cara dibakar merupakan pilihan terakhir dan sangat jarang dilakukan, karena cara ini dapat menimbulkan polusi. (Rita Kurnia Indawati)