Pusat Bibliografi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan melaksanakan kegiatan Surveilan ISO 9001: 2015 Sistem Manajemen Mutu Layanan ISBN. Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 3-4 Oktober 2022. Surveilen dengan mendatangkan Tim Auditor dari Mutu Internasional terdiri dari dua orang, Ibu Nurul Wagita Febriana, selaku Ketua Tim dan dan Bapak Balfas Mustari sebagai anggota TIM.
Tujuan audit adalah memastikan Sistem Manajemen Mutu sesuai kriteria, memastikan efektifitas perbaikan sebelumnya, mengidentifikasi peluang-peluang peningkatan SMM, memastikan kesesuaian penggunaan sertifikasi. Sertifikat ISO 9001:2015 Pusat Bibliografi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan bernomor Sertifikat QMS -- 728 dengan masa berlaku hingga 19 Oktober 2024. Lingkup sertifikasi: ISBN (International Standrd Book Number) Service atau Layanan ISBN. Pelaksanaan audit 03-05 Oktober 2022. Single Audit dengan kriteria SNI 9001:2015, Mutu 227-5, Prosedur/Std/k. Metode audit yang dilaksanakan adalah Wawancara, Pengamatan Data, Verifikasi, Metode lain.
Waktu pelaksanaan Audit selama tiga hari dengan jadwal sebagai berikut
Senin, 03 Okt 2022. 09.00-10.00 Opening Meeting (All). 10.00-12.00 Top Management (NRL dan BLF). 13.00-16.00 Auditor Internal dan Pengendali Dokumen (BLF). 13.00-16.00 Area Management (NRL)
Selasa, 04 Okt 2022. 09.00-12.00 Layanan ISBN (NRL dan BLF). 13.00-14.30 Pengadaan (NRL). 13.00-14.30 Pemeliharaan (BLF). 14.30-16.00 (NRL dan BLF)
Rabu, 05 Okt 2022. 09.00-12.00 Waktu Cadangan / konfirmasi potensi ketidaksesuaian /diskusi tim auditor / penyusunan laporan audit. 13.00-14.00 closing meeting.
Tinjauan Manajemen terdiri dari : (1) Tinjauan isu internal dan eksternal 2022. (2) Tinjauan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan 2022. (3) Identifikasi risiko/peluang 2022. (4) Rencana untuk menyikapi risiko dan peluang 2022. (6) Hasil evaluasi keefektifan tindakan untuk menyikapi. (7) risiko/peluang 2021. (8) Sasaran. (9) Mutu 2022. (10) Rencana untuk mencapai sasaran mutu 2022. (11) Hasil evaluasi sasaran mutu 2021. (12) Kebijakan Mutu yang terbaru (13) Penunjukkan, tanggung jawab, dan wewenang personal untuk (14) memelihara SMM (15) Contoh bukti komunikasi internal (Misal: Hasil rapat bulanan, tahunan, dll) (16) Hasil Rapat Tinjauan Manajemen terakhir (17) Contoh penggunaan tanda sertifikasi (jika digunakan)
Dari hasil audit yang telah dilaksanakan selama 2 hari kemarin, kami sudah menerima beberapa poin ketidaksesuaian serta 6 peluang peningkatan dari Tim auditor. Beberapa diantaranya seperti, pembentukan tim pemantauan, akan segera dibentuk pada bulan Desember yang tentunya sejalan dengan terselesaikannya panduan layanan ISBN.
Dokumen Pusbiola
Terima kasih juga atas saran-saran yang diberikan Tim Auditor sebagai peluang peningkatan kualitas pelayanan ISBN. Adanya identifikasi antara kebutuhan dan harapan akan tindaklanjuti sebagai acuan revisi pedoman mutu. Kemudian untuk saran pengadaan e-catalog dalam tahap perencanaan dengan produk yang dinamakan KINOS (Katalaog ISBN Onlne Searching) sebagai repositori penerbitan di Indonesia, saran penambahan sasaran mutu terkait jumlah pengunjung website akan dijadikan catatan pada saat rapat tinjauan manajemen berikutnya.