Salah satu pekerjaan di tata usaha adalah mengarsipkan surat-surat di lemari arsip. Di samping mengarsipkan, ada pekerjaan yang paling banyak memakan waktu adalah pencarian surat di lemari arsip. Digitalisasi arsip surat menjadi salah satu solusi. Dengan menggunakan scanner, surat-surat di konversi menjadi file dan disimpan di harddisk. Pekerjaan ini masih memakan waktu yang lama karena proses scanning membutuhkan waktu yang lama dan membosankan. Digitalisasi arsip surat via scanner tool menurut saya baik, tetapi tidak menyenangkan dan memudahkan.
Scanner via handphone dengan kamera diatas 13 MP menurut saya adalah cara yang memudahkan dan menyenangkan karena simple dan hasil scannernya pun bagus. Hasil scanner via handphone bila di simpan di media penyimpanan seperti flashdisk dan harddisk eksternal baik akan tetapi file-filenya sulit di sharing dengan para karyawan. Menyimpan file di cloud storage adalah menurut saya sangat baik karena mudah di share dan aman dari kerusakan file akibat virus.
Dengan memanfaatkan teknologi 4G upload file ke cloud storage sangat cepat begitupun juga bila kita ingin share file ke media sosial. Pencarian surat lebih mudah karena tinggal di searching di form search. Kita tidak usah berlelah lelah mencari surat di tumpukan arsip. Dengan mendigitalkan arsip anda dan menyimpannya di cloud storage berarti anda telah melakukan langkah inovasi di bidang ketatausahaan kantor Anda. Manfaatkan teknologi 4G ini untuk peningkatan kualitas pekerjaan Anda.
Selamat Mencoba