Memperkirakan apa saja yang akan di belanja untuk tahun depan , bisa mudah bisa juga sulit.
Relatif mudah kalau sifatnya belanja rutin ,misal bayar gaji , tagihan rutin operasional kantor, biaya operasional dan perawatan rutin kendaraan, perawatan jalan ,perawatan selokan, dll.
Namun itu menjadi tidak mudah, kalau bukan untuk pengeluaran rutin , tapi harus diajukan dalam anggaran belanja. Misalnya suatu perbaikan , mengadakan alat atau membuat bangunan baru.
Konon , nilai anggaran belanja tahunan rutin instansi pemerintah kalau bisa jangan turun. Tapi nilainya harus-nya selalu naik , karena faktor inflasi ke harga belanjaan.
Untuk anggaran diluar dari biaya rutin tahunan , misal perbaikan besar ( bukan perawatan rutin! ) suatu bangunan atau alat, membuat bangunan baru atau pengadaan peralatan baru, maka prosedur pengajuan anggarannya biasanya mengikuti sesuai standar audit umum ,yakni pengajuan anggaran yang diajukan dari bawah atau lapangan dan harus sesuai dengan kenyataan alias bukan fiktif.
Pengajuannya harus lengkap karena bakal akan di audit , yakni ada perhitungan dimensi, data spesifikasi, jumlah item , ada estimasi hitungan rincian harga dan analisa harga satuannya berdasar harga umum. Sangat perlu juga ditambahkan keterangan foto dan perhitungan teknis yang mendukung supaya lebih kuat pengajuan ya dimata audit.
Bagaimana dengan kalau ada kebutuhan mendadak atau darurat yang muncul di tengah jalan..misalkan ada pasar terbakar , atau jembatan putus , atau ada alat tiba tiba rusak parah ? Apakah bisa di akomodasi pengajuan anggaran itu untuk kondisi darurat seperti itu ?
Sepanjang yang saya tahu , tidak bisa muncul item belanja anggaran dengan judul " Biaya tidak terduga " lalu di masukkan nilai anggarannya. Karena bahasa audit, setiap item anggaran harus jelas dan pasti apa nanti peruntukan nya.
Pada beberapa kasus di masyarakat umum, untuk mensiasati supaya ada dana cadangan untuk kondisi darurat , diajukan saja dulu nilai anggaran dengan item pengadaan barang apa saja. Yang kemudian ,lalu di sadari , bisa terbaca item anggaran itu " tidak masuk akal ". Karena memang tujuan aslinya ,nilai anggaran nya bisa masuk dulu untuk antisipasi kondisi darurat atau tidak terduga. Misal : pengadaan baju seragam untuk pegawai senilai 100 milyar.
Itulah mungkin salah satu jalan agar total nilai anggaran belanja bisa tercapai dan antisipasi adanya anggaran untuk kondisi darurat.
Tapi , Kalaupun ternyata bisa dimasukkan item biaya untuk antisipasi kondisi darurat diajukan ,ya syukur Alhamdulillah.
Asal ,kalau tidak ada kondisi darurat yang nyata , uangnya harus masuk kas negara lagi.
Contoh paling simple , adalah saat kita masih kecil mau piknik dengan teman ,lalu minta ongkos nya ke ortu kita . Orang tua tanya untuk apa saja ? Supaya uang jajan kita cukup dan antisipasi jangan sampai kurang di tengah jalan. Maka , Secara naluri kita info ke ortu dengan minta lebih dari biaya perkiraan. Semata mata antisipasi biaya tidak terduga. Malu atau susah kalau harus cari pinjaman ke teman nantinya.