Bimtek Sosialisasi Pedoman Tata Kearsipan Satker Sulawesi Selatan LHK

Bimtek Sosialisasi Pedoman Tata Kearsipan Satker Sulawesi Selatan Lingkup LHK (dokumen P3E Suma)

P3E Suma, Makassar-Bimbingan Teknis Sosialisasi PermenLHK No. 44/Menlhk/Setjen/KUM.1/5/2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Kearsipan KLHK di P3E Suma (12/09/2017). Bertindak sebagai penyaji materi M. Hindra Taruna (Arsiparis Madya) dan Eko Rusmawanto (Pengelola Kearsipan) dari KLHK. Hadir utusan dari berbagai UPT Satker Lingkup LHK Sulawesi Selatan  yang berkecimpung menangani adminstrasi kearsipan.

sumber: dok.pribadi

Acara dibuka Ir. Andi Asnidar Adnan (Kepala Bidang Perencanaan Pengelolaan Sumber Daya Alam), "Hari ini kita melihat bersama ketentuan-ketentuan yang menjadi tugas pokok dan fungsi. Sosialisasi Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor 44/Menlhk/Setjen/KUM.1/5/2016, Tentang Pedoman Tata Kearsipan Lingkup KLHK. Peraturan Menteri ini merupakan ketentuan aturan Tata Kearsipan." Ungkap Asnidar yang juga mantan Kepala Bagian Tata Usaha ini.

"Memang Tata kearsipan ini adalah salah satu pedoman penting untuk kita ikuti bersama sebagai satu koridor di dalam melaksanakan fungsi organisasi. Tata Kearsipan disebut suatu kegiatan gampang-gampang susah, yang gampang disepelekan. Tetapi mempunyai makna sangat berimplikasi dengan hukum. Kengapa? Karena salah satu ketertiban tata kearsipan menjadi acuan suatu organisasi. Salah satunya adalah Reformasi Birokrasi yang selama ini diperketat, dikotrol, dan diawasi, dibina oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Pada tahun 2017 ini KLHK mendapat juara II tata kelola kearsiapan, suatu prestasi yang sangat membanggakan." Pungkas Asnidar.

sumber: dok.pribadi

Wawancara dengan M. Hindra Taruna memberi penjelasan, "Bimtek Sosialisasi ini bertujuan adanya keseragaman di antara UPT di daerah dalam mengelola arsip, baik itu arsip aktif maupun arsip dinamis. Di arsip itu ada namanya sistem kearsipan untuk saat ini masih tingkat pusat barus sampai eselon III, di tiap darah nanti akan ada sistem informasi kerasipan. Di P3E Suma sudah dilaksanakan alih media agar cepat ditemukan, tapi arsip fisiknya tetap disimpan sebagai bukti" Jelasnya.

sumber: dok.pribadi

"Kearsipan itu tidak hanya untuk orang arsip saja, orang yang dilingkungan UPT harus mengerti arsip. Jadi jika penatausaha arsip atau orang yang mengelola arsip tidak berada ditempat, bisa menemukan arsipnya. Dengan kaitan itu ada peminjaman itu harus tercatat. Misalnya dipinjam, dalam catatan tersebut berarti dipinjam. Jadi jika yang lain membutuhkan bisa melihat daftar peminjaman, bakal ketahuan siapa peminjam, tanggal berapa dikembalikan. Karena arsip UPT digunakan untuk semuanya bukan orang perorang." Tegas Indra.

sumber: dok.pribadi

Hindra menuturkan, "Terkait KLHK meraih juara II tata kelola kearsipan di Tingkat Nasional. Arsip Nasional menilai di tingkat instansi, yang dinilai adalah arsip aktif dan arsip inaktifnya. Arsip aktifnya di lingkungan satuan kerja, dan arsip inaktifnya di Unit kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Setelah penilaian itu, ternyata KLHK lolos nomor dua ditingkat Nasional. Kriterianya penemuan yang cepat/searching, ada pengelolanya yang memang menangani. Kearsipan harus ada arsiparisnya, ada pejabat fungsionalnya. Kalau tidak ada pejabatnya harus ada penatausahanya, kalau tidak ada harus ada orang yang standby di bidang arsip."Tuturnya.

sumber: dok.pribadi

"Nah, kalau di Daerah memang agak susah, belum ada tenaga fungsionalnya, kendala lain lagi ada moratorium pegawai. Di daerah itu yang dihadapi bekerjanya itu rangkap, tidak hanya menangani arsip, tetapi menangani yang lain, misalnya BMN dan lain-lain. Harapan ke depan fokus dalam satu pekerjaan saja, arsip ya fokusnya di arsip. Jadi bila dibutuhkan dia tidak kemana-mana, supaya gampang dicari."Tukas Hindra.

"Agar diusulkan untuk diadakan formasi arsiparis, paling tidak satu UPT itu ada satu orang tenaga fungsional arsiparis. Yang betul-betul funsional menangani arsiparis."Tutupnya.