Email atau surat elektronik kini bukanlah hal yang asing. Hampir semua aktivitas membutuhkan email. Melamar pekerjaan, bertransaksi di e-commerce, aktivitas perbankan, aktivitas pekerjaan, hingga mendaftar di Kompasiana pun memerlukan email. Karenanya hampir setiap orang menggunakan email dalam aktivitasnya sehari-hari.
Email atau surat elektronik merupakan bentuk komunikasi resmi. Email jamak digunakan sebagai sarana komunikasi antara satu bagian dengan bagian lain dalam satu instansi maupun antara satu instansi dengan instansi lain.
Tak hanya antar instansi, tetapi juga perorangan dengan instansi. Karena sifatnya resmi, maka ada etika yang harus dijaga dalam kita menggunakan email untuk menyampaikan pesan.
Mari perhatikan beberapa etika berikut.
Surat elektronik atau email. Gambar: gensindo.sindonews.com
1. Selalu gunakan sapaan pada awal surat
Awali dengan kata Yang Terhormat (Yth), Dear, Kepada atau sejenisnya. Unsur kalimat sapaan merupakan kaidah kesopanan dalam kita berkomunikasi dengan pihak lain melalui email. Sebenarnya sama seperti ketika Anda berkomunikasi dengan media lain, kata sapaan itu akan membuat suasana lebih hangat.
Saya pernah mendapatkan email dari seorang kolega. Tanpa basa-basi, ia langsung masuk ke topik yang ingin dibahas. Tanpa adanya sapaan. Rasanya kok nggak enak ya dibaca. Apalagi tanpa kata penutup. Jadi sekalipun Anda seorang atasan yang mengirimkan email kepada bawahan, usahakan untuk tetap menggunakan kata sapaan.
2. Gunakan bahasa baku/resmi
Karena sifatnya yang resmi, maka kita juga wajib menggunakan bahasa formal/baku. Jangan menggunakan bahasa santai atau informal. Karena memang biasanya email dipakai untuk urusan resmi dengan lembaga resmi. Kalau Anda menggunakan bahasa informal akan menimbulkan kesan bahwa Anda tidak serius.
Selain itu juga terlihat kurang sopan. Contohnya dalam melamar kerja. Beberapa orang mungkin kurang memahami kaidah penggunaan bahasa resmi. Bila Anda kesulitan, jangan malu untuk bertanya kepada orang yang Anda anggap kompeten saat akan mengirim email.