Saya sering membaca atau mendengar berita yang isinya salah satu bagian pada instansi pemerintah belum bekerja karena belum menerima surat perintah kerja. Atau satu departemen belum bergerak karena belum menerima surat dari departemen lainnya.
Misalnya saja Direktorat Keimigrasian tidak melakukan pencekalan terhadap seseorang karena belum menerima surat permohonan dari Kejaksaan. (Untuk prosedur pengajuan mohon cekal saya kurang tau persis, mohon koreksi jika salah).
Sampai saat ini saya memang belum penah terjun kedalam dunia birokrasi. Merasakan nafas dan roh nya secara langsung. Beberapa hal kecil diatas saya kemukakan dari apa yang saya baca dan saya tonton selama ini, ini bahkan sering saya dengar, berulang kali bahkan.
Pada birokrasi kita semuanya seolah bergerak begitu lambat bak siput. Perintah hitam diatas putih dengan kertas-kertas kuno masih menjadi kekuatan hukum yang mengikat bagi aparatur birokrasi kita. Menang betul semua pekerjaan harus ada dasarnya, ada yang memberi perintah (merestui) yaitu atasan kita.
Bayangkan saja misalnya satu departemen yang memiliki cabang di seluruh indonesia. Salah seorang dirjen ingin menginstruksikan tata cara pelaksanaan pekerjaan yang baru(SOP). Semua perintah itu dibuat diatas kertas, lalu ditanda-tangani kemudian dikirm melalui kantor pos. Bayangkan saja, ini tidaklah efektif dan jauh dari prinsip efiesiensi.
Apa bedanya birokrasi dan perusahaan swasta? Kenapa perusahaan swasta terlihat begitu lincah, cepat, antisipatif dan begitu responsif dalam bekerja. Saya bisa merasakan aura kecepatan dan kelincahan itu. Saya bekerja di satu perusahaan yang menjadi agen sebuah perusahaan pelayaran (Shipping lines) terbesar di dunia. Cabangnya ada hampir diseluruh dunia.
Tapi perusahaan ini bergerak begitu lincah, melakukan akrobatik, manuver bisnis, mengumpulkan informasi bahkan sampai memberikan perintah kerja hanya dalam beberapa detik saja. Tak percaya? Semua dilakukan hanya dengan memanfaatkan satu perkembangan teknologi yang bernama surat elektornik (E-Mail alias Surel).
Surel inilah yang menjadi pegangan dalam bekerja. Dalam skala yang lebih kecil lagi, negosiasi, permintaan pengiriman barang, pembelian dan kegiatan operasional harian dengan perusahaan lain pun dilakukan dengan surel itu. Memang keabsahannya masih bisa diperdebatkan bila dibandingkan dengan perjanjian yang ditandatangani di atas materai. Tapi perusahaan ini bergerak begitu cepat, menghasilkan ratusan juta dolar.
Lagi-lagi pemanfaatan teknologi informasi menunjukkan taringnya. Jangan cuma fasilitas alamat surel kantor dipergunakan untuk bergosip ria dan saling berkirim email sampah (spam) hanya sekedar untuk lucu-lucuan saja.
Saya yakin, banyak perusahaan swasta-swasta lainnya yang tidak lagi hidup seperti dizaman primitif. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi salah satu kelambanan birokrasi bisa dimusnahkan. Kuncinya mau apa tidak birokrasi kita bertransformasi dengan menggunakan cara-cara yang lebih efektif.
Aha, saya yakin semua perkiraan, tontonan dan pendengaran saya tentang cara kerja birokrasi salah semua. Saat ini ataupun segera. Semoga.