Boyolali (21/01) Digitalisasi arsip sangatlah perlu dilakukan, mengapa? Mengingat tingkat usia atau lama masa simpan arsip yang berbeda-beda. Oleh karena itu, demi menjaga ketahanan fisik dan keutuhan informas yang ada di dalamnya, maka digitalisasi salah satu solusi yang tepat demi menjaga kelestarian arsip keluarga.
Semakin berkembangnya era digital, banyak aspek kehidupan yang mengalami transformasi, termasuk dalam hal pengelolaan arsip. Arsip keluarga, yang seringkali berupa foto-foto, surat-surat, dan dokumen-dokumen penting lainnya, dapat mudah terlupakan atau bahkan hilang jika tidak dikelola dengan baik. Beberapa warga mengeluh saat ingin membutuhkan arsipnya untuk urusan administrasi seperti mendaftarkan sekolah anaknya. Setelah melakukan observasi ternyata masih banyak warga desa gondanglegi yang belum paham mengenai pengelolaan arsip keluarga. Oleh karena itu, mahasiswa KKN Tim II UNDIP mengambil inisiatif untuk memberikan pemahaman kepada masyarakat mengenai pentingnya menjaga dan mengarsipkan benda-benda bersejarah ini secara digital.
Salah satu tujuan utama dari digitalisasi arsip adalah mengajak masyarakat agar tidak hanya menyimpan arsip keluarga dalam bentuk fisik saja, tetapi juga memanfaatkan teknologi digital sebagai sarana penyimpanan yang lebih efisien dan aman.
Adanya latar belakang tersebut, maka Rally Celica Salma Azzahra sebagai mahasiswa KKN TIM 1 Universitas Diponegoro 2023/2024 memberikan sosialisasi dan pelatihan mengenai "Digitalisasi Arsip Sebagai Upaya Pelestarian Arsip". Digitalisasi arsip merupakan proses mengubah format arsip dan dokumen, dari bentuk fisik ke dalam bentuk digital.
Pelaksanaan Kegiatan
Pelatihan dan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 21/01/2024 dengan mengunjungi rumah warga sekitar Desa Gondanglegi. Kegiatan tersebut menjelaskan pengertian Arsip keluarga, Digitalisasi Arsip dan menjelaskan langkah-langkah mengalih mediakan arsip yang benar dan rapi. Arsip keluarga adalah khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat, serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga. (Hadiwardoyo, 2002 dalam Azmi ).
Pelatihan tersebut mendapatkan respons positif dari masyarakat. Mereka sangat terbantu dengan pengetahuan baru yang diperoleh yaitu mengelola arsip keluarga dengan cara mengalih mediakan dan menyimpannya di dalam Gdrive agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Setelah selesainya kegiatan sosialisasi dan pelatihan, TIM KKN TIM 1 merasa senang dan puas dapat memberikan manfaat bagi warga Desa Gondanglegi.
Penulis: Rally Celica Salma Azzahra
DPL: Irfan Murtadho Yusuf, S.A.P., MPM.
Lokasi : Desa Gondanglegi, Kecamatan Klego, Kabupaten Boyolali