Dengan adanya perubahan mendasar pada bidang administrasi perkantoran dan pelayanan publik di sebuah institusi pemerintah, maka mau tidak mau segenap unsur yang mengelolanya harus dapat menyesuaikan diri dengan dinamika yang terjadi.
Perubahan adalah satu hal pasti akan terjadi. Hal ini bisa dikarenakan adanya perkembangan teknologi terutama TIK, adanya perubahan paradigma mengenai bagaimana menjalankan administrasi perkantoran dan layanan publik yang lebih cepat, efisien, handal dan bisa dipercaya dan juga efektif. Selain itu perubahan didalam pengelolaan administrasi perkantoran dan layanan publik juga dikarenakan tuntutan masyarakat pengguna layanan dimana dengan semakin banyaknya kebutuhan dan jumlah pengguna maka perlu adanya akselerasi dalam pengurusan administrasi umum maupun keuangan.
Sistem administrasi yang direncanakan dan kemudian dipilih harus mengacu kepada kebutuhan dan kepentingan publik sekaligus tidak mengorbankan tingkat efisiensi, efektifitasnya dan kenyamanan dari pengguna/customer.
Perubahan yang terjadi pada sektor pelayanan publik, mengharuskan institusi pemerintah yang menjadi penyelenggaranya harus memastikan pelayanan prima bagi seluruh masyarakat yang memerlukannya dengan sebaik-baiknya. Pelayanan publik menuntut inovasi yang berkelanjutan untuk menjamin ketersediaan sistem layanan yang handal dan semakin memudahkan penggunanya.
Selain itu juga selaras dengan meningkatnya tuntutan efisiensi dan efektifitas dalam pemanfaatan sumberdaya publik, meningkatnya minat partisipasi masyarakat dalam pembuatan dan pelaksanaan kebijakan publik, meningkatnya harapan masyarakat terhadap kinerja pelayanan publik yang lebih baik, perubahan pola penyediaan pelayanan publik yang tidak lagi dimonopoli oleh pemerintah namun dilakukan melalui kerjasama dengan berbagai pihak di luar pemerintah, adanya perkembangan teknologi informasi yang pesat, adanya kebijakan pemerintah untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam pelayanan publik, dll.
Untuk mengelola perubahan diperlukan manajemen yang baik, dan dipimpin oleh pemimpin yang memahami dasar dan konsep terjadinya perubahan tersebut. Manajemen perubahan selain merencanakan konsep dengan matang juga harus berorientasi pada hasil akhir/output dari perubahan yang akan dilakukan. Perubahan yang tanpa dasar dan konsep yang jelas hanya akan menimbulkan kekacauan dan kemudian bisa mendatangkan kerugian bagi institusi pemerintah yang melakukannya.
Manajeman perubahan juga harus mempertimbangkan resiko yang akan terjadi dalam melakukan perubahan tersebut. Resiko yang lazim terjadi berasal dari internal maupun eksternal. Tantangan yang berasal dari dalam internal adalah berupa penolakan dari pelaksana sistem yang sebelumnya. Hal ini dikarenakan mereka sudah merasa nyaman (comfort zone) dengan sistem dan prosedur yang ada, sehingga setiap perubahan sekecil apapun akan membuat mereka tidak merasa nyaman dan sebisa mungkin akan melakukan penolakan.
Hal ini bisa diatasi dengan melakukan langkah-langkah sosialisasi kepada mereka untuk memberikan pemahaman yang sama. Lebih baik lagi apabila seluruh pelaksana diikutkan dalam merancang perubahan yang akan dilakukan dan diberikan kesempatan untuk memberikan masukan-masukan yang diperlukan. Dengan ini mereka akan merasa memiliki program perubahan tersebut dan akan melaksanakannya dengan sepenuh hati sampai selesainya fase/tahapan perubahan.
Tantangan eksternal adalah berupa penolakan apabila perubahan yang telah dilakukan ternyata malah membuat pelayanan kepada masyarakat oleh institusi pemerintah menjadi tidak jelas, kacau, lamban dan pada akhirnya malah memperpanjang proses birokrasi yang seharusnya dipangkas menjadi lebih sederhana dan efisien.
Maka dari itu seorang pemimpin sebelum menetapkan rencana perubahan dan implementasinya harus bisa berpikir jauh ke depan dan mengetahui output yang akan dihasilkan dari sistem yang baru, termasuk mengetahui akan kendala-kendala yang mungkin timbul dan sekaligus merencanakan program mitigasinya. Pemilihan waktu, situasi dan kondisi internal dan eksternal juga patut dipertimbangkan. Karena perubahan tidak bisa serta merta berjalan mulus sesuai rencana, terlebih banyak pihak yang akan terkait dari internal maupun eksternal dan juga infrastruktur yang dibangun. Apabila tidak dipersiapkan dengan baik perubahan yang akan dilakukan malah akan menimbulkan kekacauan dan menimbulkan hasil yang kontraproduktif.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor diatas dapat dirumuskan tantangan perubahan adalah sebagai berikut;
- Faktor-faktor yang diperlukan didalam melakukan perubahan sistem administrasi perkantoran dan layanan publik di instansi pemerintah
- Mengatasi kendala dalam implementasi perubahan sistem administrasi perkantoran di instansi pemerintah
- Mengkomunikasikan dan mengintegrasikan perubahan dari internal dengan pihak eksternal yang akan menerima dampak dari perubahan tersebut