Setiap penyelenggara acara pasti mengharapkan acaranya sukses dilaksanakan tanpa ada hambatan yang berarti. Penyelenggara acara dapat berupa even organizer, wedding organizer, atau pelaksana internal acara sendiri.
Biasanya masalah yang paling sering terjadi sebagai penyebab tidak suskes penyelenggaraan sebuah acara adalah karena kekurangan anggaran atau manajemen penyelenggaraan acara yang kurang baik.
Dan salah satu strategi untuk mendapatkan dukungan penyelenggaraan acara adalah dengan mencari sponsorship. Melalui sponsor penyeleggara acara akan mendapatkan dukungan sumber daya yang dapat digunakan untuk kesusksesan penyelenggaraan acara, misalnya dukungan finansial.
Penyediaan sponsorship adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara. Dewasa ini kita mengenal sekurang-kurangnya tiga jenis penyediaan sponsor, ketiganya tentu sesuai tujuan masing-masing. Ada penyediaan sponsor untuk iklan, ada untuk tujuan pemasaran, dan sponsor untuk tujuan public relation (PR).
Penyediaan sponsor untuk keperluan iklan banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan yang memberi dana untuk pengadaan suatu acara di media, baik media elektronik (termasuk media daring) maupun media cetak. Sebagai imbalannya mereka boleh memasang iklan disela-sela acara kita tersebut. Misalnya acara talkshow di televisi atau disiarkan melalui youtube.
Sponsor seperti itu sampai sekarang masih merupakan sumber penghasilan terbesar bagi stasiun-stasiun televisi dan radio, walaupun di negara eropa sempat dilarang misalnya di Inggris. Contoh sebuah acara yang sponsori oleh sebuah perusahaan adalah sepak bola Liga Indonesia.
Penyediaan sponsor untuk mendukung usaha pemasaran. Jika kita ingin mendapatkan dukungan finansial bagi penyelenggaan kita, maka carilah perusahaan yang bersedia jadi penyandang dana. Tentu saja feedbcak yang diharapkan adalah pihak sponsor berhak untuk memasang pesan-pesan pemasaran mereka sepanjang acara berlangsung.
Acara atau kegiatan yang mendapat sponsor pun mulai bervariasi, mulai dari peragaan berkendara dengan aman, seperti acara Milenials Safety Road Festival, acara budaya dan seni, bidang pendidikan, hingga sponsor politik yang kini ramai kita lihat di spanduk-spanduk para calon legeslatif (caleg).
Namun tidak masalah asalkan seluruh biaya penyelenggaraan acara kita mau mereka menanggungnya. Bahkan dengan adanya sponsor justru acara kita semakin meriah dan menambah daya tarik orang/tamu yang hadir atau pihak-pihak yang kita undang/melihatnya.
Terdapat begitu banyak alasan dalam penyedia sponsor, namun pada dasarnya semua alasan tersebut pasti mengandung tujuan-tujuan human relationship. Yakni menunjukkan niat baik dan menciptakan suatu pemahaman di kalangan publik. Setidaknya mereka mengetahui keberadaan perusahaan atau lembaga penyedia sponsor.
Atau memperlihatkan niat baik organisasi ataupun perusahaan guna melaksanakan tanggung jawab sosialnya. Dengan menyediakan dana sponsor untuk penyelenggaraan acara penyerahan penghargaan prestasi akademik misalnya. Maka perusahaan akan memperoleh reputasi yang baik, bukan hanya sekedar bicara ekonomi yang hanya mengejar keuntungan semata.