Ketika merencanakan sebuah pertemuan untuk sekelompok atau sekumpulan dalam partai besar, pengaturan yang benar elemen audio dan visual dapat membuat suatu pertentangan menjadi suatu persetujuan besar . Kemampuan untuk melihat dan mendengar presentasi dengan baik memberikanpengalaman bagi para peserta menjadi lebih berkesan dan meningkatkan daya ingat mereka tentang informasi yang disampaikan pada acara tersebut. Memahami dasar-dasar pengaturan yang tepat pada audiovisual membantu presenter mencapai tujuan yang diinginkan dalam acara ini.
Pencahayaan yang tepat menghasilkan beberapa pencapaian yang diinginkan. Misalnya, memungkinkan penonton untuk melihat pembicara. Memiliki lampu podium membantu presenter mudah melihat catatan mereka. Para penonton perlu melihat cukup baik untuk membaca buku kerja dan selembaran yang disediakan, sebagaimana mereka bisamembuat catatan sendiri dari itu. Namun, jika menggunakan layar proyeksi, menempatkannya dengan pencahayaan rendah akan membuatnya lebih terlihat dan mencegah tampilan yang diproyeksikan pada layar buram.
Suara
Ketika seorang pembicara menggunakan slide yang diproyeksikan pada perencana pertemuan maka dia memiliki dua pilihan atas mikrofon yang digunakan. Sebuah mikrofon podium dipasang di podium memberikan tangan presenterbebas untuk mengoperasikan komputer laptop-nya dan mengontrol program presentasi. Umumnya mikrofon memiliki pegangan yang fleksibel, yang memungkinkan pembicara menggunakan dengan posisi yang paling nyaman. Mungkin pilihan suara yang baik bagi pembicara menggunakan proyeksi atau alat bantu visual lainnya adalah dengan menggunakan mikrofon tanpa kabel. Dikenakan baik dijepitkan dipakaian atau sebagai sepasang penutup kuping, mic kecil ini memberikan presenter kebebasan utama untuk bergerak ke ruang yang diinginkan sementara tetap memastikan bahwa penonton bisa mendengar setiap kata yang diucapkan.
Speaker yang terpasang di komputer laptop biasanya tidak menghasilkan volume yang cukup terdengar bahkan untuk ruang konferensi yang kecil. Bila menggunakan suara dalam presentasi PowerPoint pengguna perlu merencanakan penyambungan komputer ke sistem suara di ruang konferensi untuk memastikan bahwa peserta dapat mendengar. Pilihan lain untuk kelompok yang lebih kecil akan memasukkan satu set speaker eksternal ke komputer laptop.
Proyeksi
Dengan kegunaan yang sangat terbatas di luar sebuah kelompok kecil, flipchart umumnya bisa melewati bagi pengguna dalam memilihpresentasi slide elektronik. Microsoft PowerPoint sebagai penguasa program presentasi yang paling banyak digunakan di pasaran. Relatif sederhana untuk menguasai, PowerPoint memungkinkan pengguna untuk membuat presentasi slide yang menampilkan berbagai latar belakang, bentuk, dan efek audio dan visual.
Ketika memilih dan menyiapkan layar untuk presentasi visual, perencana pertemuan harus ingat bahwa bagian bawah layar harus minimal dua meter dari lantai untuk memastikan bahwa penonton akan dapat melihat seluruh layar.
Ketika memproyeksikan objek pada layar yang kemungkinan terbukti sulit bagi peserta untuk melihat, memiliki program perbesaran, seperti Menarik geser, pada komputer presenter memberi mereka kemampuan untuk memperbesar daerah-daerah, yang bekerja seperti kaca pembesar virtual.