Setiap orang pastilah memiliki dokumen penting dalam hidupnya. Akta kelahiran, ijazah-ijazah, kartu keluarga, KTP, kartu NPWP bahkan hingga SK-SK pengangkatan sebagai pegawai, baik Pegawai Negeri Sipil ataupun Non Pegawai Negeri Sipil. Lalu bagaimana cara mengelola dokumen yang baik?
Laminasi atau Press Dokumen Asli
Dokumen asli sebaiknya dilaminasi atau dipress. Laminasi atau press bisa dilakukan sendiri jika memiliki alatnya sendiri. Atau bisa dilakukan di tempat fotokopian. Tentu kita harus membayarnya.
Tujuannya agar bisa membedakan dokumen asli dan dokumen fotokopi. Tujuan lain adalah agar dokumen asli aman dari terperciknya air di kertas dokumen asli. Sehingga dokumen asli tidak rusak.Â
Pisahkan Dokumen AsliÂ
Tempatkan dokumen asli pada satu tempat dokumen. Urutkan dari tahun didapatkan atau dikeluarkan dokumen tersebut. Pastikan membuat daftar agar lebih mudah memantaunya.
Memisahkan dokumen asli ini dengan tujuan agar dokumen lebih rapi tertata. Selain itu lebih mudah mencari dokumen yang diinginkan jika membutuhkan dokumen aslinya.
Jika kita mengambil dokumen asli untuk difotokopi atau digandakan, pastikan kita langsung mengembalikannya ke tempat dokumen asli. Dan pastikan sesuai urutan ketika mengembalikannya.
Miliki Dokumen Fotokopi
Mengapa harus memiliki dokumen fotokopi? Agar sewaktu-waktu membutuhkan kita bisa mengambil dokumen fotokopi. Selain agar dokumen asli tidak diambil terus menerus karena kan digandakan, juga agar meminimalkan dokumen asli tidak hilang karena sering difotokopi.
