Perkembangan IPTEK yang semakin cepat membuat semua menjadi mudah termasuk penyimpanan data. Setiap instansi pemerintahan pastinya memiliki data yang penting disimpan, seperti data keuangan, data kependudukan, dan data lain yang diangap penting. Namun, sering ada kejadian susah untuk pencarian data kembali karena data yang terlalu banyak data yang disimpan. Hal tersebut diakibatkan karena belum adanya pengetahuan data secara canggih yang memudahkan setiap pencarian data kembali meskipun sudah menggunakan komputer ataupun laptop.
Kearsipan elektronik yang diajarkan oleh mahasiswa KKN UM menggunakan program microsoft access. Menggunakan microsoft access karena mudah dipahami, program sudah ada disetiap komputer atau laptop karena bagian dari microsoft. Kerasipan elektronik lewat microsoft access akan lebih mempersingkat waktu dalam pencarian data.
Pelatihan kearsipan eletronik ini bermodalkan laptop dan dibimbing secara visual dan praktek, "Alhamdulillah, ada pelatihan seperti ini sehingga memudahkan kami dalam pencarian data", ujar Ibu Juwita salah satu peserta Perangkat Balai Desa Purwosekar.
Penggunaan program microsoft access dalam kearsipan elektronik juga tak luput kelemahan, jika komputer terkena virus tidak menutup kemungkinan data hilang. Sehingga disarankan untuk setiap data penting apapun disimpan pada hardisk atau google drive.
"Untuk kedepannya semoga masyarakat lebih memahami IPTEK dan mengembangkannya dengan baik. Kegiatan pelatihan harus sering dilakukan terutama di daerah pedesaan karena pastinya informasi yang didapat lebih sedikit ketimbang yang di daerah kota, tujuannya agar masyarakat tidak tertinggal jauh oleh perkembangan IPTEK terutama pada perangkat ataupun pegawai isntansi pemerintahan yang setiap harinya bergelut dengan data pemerintah," Ujar Agustia selaku penaggung jawab kegiatan.
