Proses penilaian kinerja pegawai yang berarti adalah kegiatan untuk menilai serta mengevaluasi pencapaian, kemampuan dan melihat pertumbuhan pegawai. Hal ini sangatlah penting yang bertujuan untuk organisasi agar mampu menilai dan meningkatkan produktivitas dari pada pegawai. Pada penilaian kinerja yang dilakukan maka pegawai pada hal ini merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Pada organisasi tempat kita bekerja maka dibutuhkan karakteristik yang mempunyai kinerja tinggi yang antara lain adalah bertanggung jawab, berani mengambil dan menanggung resiko, memiliki tujuan realistis, memiliki rencana kerja yang menyeluruh, memanfaatkan umpan balik dan mencari kesempatan dalam merealisasikannya. Sebagai hasil dari penilaian seberapa besar kinerja yang telah dilakukan maka salah satu sarana informasi seperti komentar dari pada mitra kerja. Dalam penilaian yang dilakukan maka perilaku bekerja kita dievaluasi oleh penilai yang ada.
Dengan indikator atau alat ukur yang digunakan untuk menilai pencapaian kinerja dengan variabel seperti halnya kualitas pekerjaan, pengetahuan, kemampuan adaptasi, kerjasama tim, mengatur pekerjaan, mengembangkan diri, kecepatan, ketepatan, kepemimpinan serta kepercayaan diri. Supaya organisasi berfungsi secara efekti, pegawai dalam organisasi harus dibujuk atau juga dipikat agar masuk dan bertahan didalam proses yang ada dalam organisasi. Dengan tujuan para pegawai harus memberikan konstribusi spontan dan prilaku inovatif yang berada diluar tugas formal. Organisasi yang baik harus mampu mengukur setiap kinerja pegawai, karena hal ini merupakan faktor yang menentukan sebuah target yang diberikan organisasi dapat dicapai atau tidak. Kinerja kerja pegawai pada dasarnya tidak selalu dalam keadaan baik, dikarenakan mampu dipengaruhi oleh beberapa hal. Yang diantaranya sebagai penyebab utama adalah fasilitas kantor, lingkungan kerja, prioritas kerja, Atasan yang baik dan Bonus bagi para pegawai.
Sehingga pada akhirya kinerja dipengaruhi oleh beberapa faktor yang terdiri dari motivasi, kemampuan, pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, pelatihan, minat, sikap dan kebutuhan fisiologis, sosial serta egoistik. Sementara hal lainnya yang mempengaruhi ialah kompetensi individu yang merupakan keampuan dan kertrampilan dalam bekerja. Faktor dukungan organisasi seperti halnya kesediaan sarana dan prasarana. Dan dukungan manajemen, dengan membangun sistem kerja dan hubungan industrial yang aman serta harmonis. Didalam penilaian kinerja, yang merupakan sistem formal untuk meninjau dan mengevaluasi kinerja individu maupun tim dalam tugasnya maka dibutuhkan sosialisasi terhadap penilaian yang berlaku terhadap seluruh pegawai. Tujuannya adalah memberikan jalur atau gambaran terhadap proses penilaian kinerja yang dijalankan. Dengan informasi tersebut hasil penilaian prestasi kerja merupakan refleksi berkembang atau tidaknya suatu organisasi tersebut. Pada organisasi maju, hasil penilaian prestasi kerja digunakan sebagai bahan pertimbangan proses manajemen sumber daya manusia seperti mutasi, promosi, pemutusan hubungan kerja dan sebagainya.
Penilaian prestasi kerja juga digunakan sebagai bahan pertimbangan sedikit banyaknya memotivasi pegawai untuk bekerja lebih giat lagi. Sebagai bagian dari sumber daya manusia, penilaian prestasi kerja merupakan salah satu faktor kunci tumbuh dan berkembangnya suatu organisasi. Hasil penilaian kerja dapat menunjukan peran pegawai dalam memenuhi target atau sasaran yang dikehendaki baik secara kualitas maupun kuantitas, bagaimana perilaku pekerja dalam melakukan pekerjaannya. Menilai seberapa efektif dan efesien penggunaan waktu kerja dan hasilnya. Ketidakakuratan hasil penilaian prestasi kerja dapat merusak atau mengganggu perencanaan, pengembangan karier, diklat dan penambahan pegawai pada akhirnya akan salah apabila penilaian prestasi kerja tidak dapat menggambarkan kondisi pekerjaan yang sebenarnya pada organisasi. Hasil dari pada penilaian kinerja dapat dijadikan juga sebagai landasan dari pada pemberian upah atau bonus sehingga penilaian kinerja tidak hanya berdampak kepada organisasi melainkan juga terhadap individu dari pada pegawai itu sendiri.
Penilaian yang tidak berdasarkan kriteria yang objektif pada akhirnya dapat menimbulkan keresahan dan rasa tidak aman didalam diri pegawai maupun lingkup dari pada organisasi. Sebaliknya penilaian dengan cara yang tepat dan standar atau target yang dinilai jelas dapat meningkatkan motivasi dan gairah kerja pegawai. Sehubungan dengan pengaruh dari pada hasil penilaian kinerja maka perlu diupayakan agar penilaian dilakukan secara subjektif, karena harus dihindari kemungkinan seperti like or slide di dalam diri penilai saat melakukan penilaian prestasi kerja pegawai. Penghidaran tersebut dapat dilakukan dengan pemilihan materi, teknik, metode dan frekuensi yang tetap dalam melakukan penilaian prestasi kerja. Suatu sistem pada penilaian kinerja harus mampu dalam menggambarkan secara akurat kinerja yang tipikal dari seorang pegawai. Untuk itu sistem penilaian kinerja harus job-related, praktis dan terstandarisasi. Metode penilaian kinerja pegawai, secara umum terdapat dua teknik menilai kinerja yang dilakukan antara lain, penilaian terhadap seseorang secara tunggal dan pada sekelompok orang. Penilaian kinerja atas seseorang secara tunggal adalah semata-mata menilai kinerja orang perorangan secara individual tanpa membandingkannya dengan yang lainnya. Sementara penilaian pada kelompok adalah penilaian kinerja atas seseorang dibandingkan dengan kinerja pegawai lain.
Hasil dari pada penilaian harus disampaikan kepada pegawai dengan maksud dalam hal penilaian tersebut positif, menjadi dorongan kuat bagi pegawai yang bersangkutan untuk lebih berprestasi lagi dimasa yang akan datang, sehingga kesempatan untuk meniti karir lebih terbuka. Pada penilaian bersifat negatif, pegawai yang bersangkutan mengetahui kelemahan dari pada dirinya, dengan demikian dapat mengambil berbagai langkah yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan tersebut. Dan apabila seseorang merasa mendapat penilaian yang tidak objektif kepadanya maka diberikan kesempatan untuk mengajukan keberatannya sehingga pada akhirnya mampu dapat memahami dan menerima hasil penilaian yang diperolehnya.
Penilaian dilakukan oleh beberapa kelompok yang diantaranya, atasan langsung karena seringnya berhubungan dan paling mengenal kinerja pegawainya. Atasan yang lebih tinggi. Kelompok penilai, jika semakin banyak keterlibatan yang dianggap perlu maka proses penilaian dapat dilakukan oleh suatu kelompok penilai. Para kelompok ini dapat berupa seorang supervisor, rekan mitra kerja dan para bawahan yang merupakan personel administratif dan profesional dalam bidangnya. Selain itu juga penilaian dapat dilakukan dengan cara menilai diri sendiri yang berorientasi kepada perilaku, adalah pemberian izin kepada bawahan untuk menilai diri mereka sendiri sebagai motivasi. Klien atau pelanggan dalam beberapa situasi yang merupakan konsumen dari individu atau jasa organisasi dapat memberikan suatu prespektif yang unik atas prestasi kerja. Dan pada era sekarang juga tidak memungkiri penggunaan komputer sebagai penilai kinerja dengan memonitor kinerja pegawai.
Jadwal penilaian kinerja diidentifikasi dengan paling banyak adalah semesteran dan tahunan dengan rincian, tahunan pada tanggal penempatan pegawai, sesudah enam bulan pertama dari penempatan pegawai, pada saat promosi atau dapat dalam tiga bulan dengan permintaan khusus dan juga pada saat pemberhentian pegawai. Dengan demikian maka efektifnya suatu penilaian kinerja maka instrumen penilaian kinerja tersebut harus memenuhi syarat-syarat seperti halnya reability, ukuran kinerja harus konsisten, apabila terdapat dua penilai mengevaluasi pekerja yang sama maka diperlukan kesimpulan serupa menyangkut hasil mutu kerja. Relevance, ukuran kinerja harus dihubungkan dengan output sebenarnya dari suatu kegiatan yang secara logika memungkinkan. Sensivity, beberapa ukuran harus mampu mencerminkan perbedaan antara penilaian tinggi dan juga rendah.
Sehingga didalam memahami proses dari pada penilaian kinerja bagi pegawai diperlukan pemahaman yang sesuai dari pada penilai dan pegawai yang dinilai. Hal ini bertujuan agar resonansi dari sistem yang berlaku mampu berjalan dengan baik dan juga sesuai. Prinsip-prinsip juga harus mampu diterapkan dan ditanamkan pada penilaian kierja secara objektif, terukur, akuntabel, partisipatif dan transparan. Yang pada akhirnya tujuan dari pada organisasi mampu dicapai dengan baik.
