Pemanfaatan Teknologi Informasi Terintegrasi dalam Lingkup Organisasi

Abad 21 tentu tidak terlepas dari hal ini. Ya, hal tersebut adalah teknologi. Bagi generasi muda, sudah pasti bahwa teknologi bukanlah sesuatu yang asing lagi. Mulai dari pekerjaan sekolah hingga interaksi dengan kawan-kawan yang jauh semua dapat dilakukan dalam genggaman tangan.

Tidak luput pula dalam organisasi. Sering kali kita melihat dalam media sosial suatu organisasi berisi konten pamflet, brosur, dan lain-lain. Pembuatan konten tersebut juga tak terlepas dari teknologi. Namun yang tak kalah penting adalah memanfaatkan teknologi dalam administrasi keorganisasian. Sebuah hal sederhana, seperti pendataan pendaftaran pun saat ini dilakukan menggunakan teknologi.

Salah satu layanan gratis yang dapat dimanfaatkan dengan mudah yakni Google Formulir. Terdapat banyak tutorial yang tersedia secara luas dan penggunaan nya pun terbilang sangat mudah. Hasil dari pengisian formulir pun dapat diunduh dalam spreadsheet atau yang biasa kita pakai yakni excel. Banyak organisasi lain pun dalam rekruitmen anggota nya saat ini juga memakai platform tersebut. Terlebih pandemi saat ini yang tidak memungkinkan untuk berkumpul dalam jumlah massa yang banyak, sehingga interaksi pun sangat minim dirasakan.

Lantas dengan berbagai kemudahan tersebut, apakah masih terdapat kendala?

Google Formulir tersimpan dalam Google Drive yang tersimpan pada pemiliknya. Ketika ia sebagai pemilik data tersebut tiba-tiba sulit dihubungi, maka data yang dibutuhkan pun dapat menghambat kinerja organisasi yang terkadang kita membutuhkannya dengan segera. Bisa saja ketika pembuatan formulir tersebut, kita berikan izin kepada siapapun untuk dapat melihat data yang dikirimkan. Namun hal tersebut sangat berisiko. Ketika link tersebut diketahui oleh orang yang tidak tidak bertanggungjawab, maka data-data rahasia milik organisasi menjadi bocor ke tangan lain.

dokumentasi pribadi

Dengan itu, muncullah sebuah keinginan untuk memadukan berbagai kebutuhan organisasi dalam satu sistem yang dapat diakses dari manapun dan kapanpun, serta tetap dengan aman mengaksesnya sesuai jabatan yang diembannya. Produktivitas pun dapat ditingkatkan karena hanya perlu atur kapan pendaftaran dibuka dan ditutup, serta dapat mengunduh data secara langsung seperti formulir biasanya. Tidak perlu juga untuk membuat kembali / mereset formulir setiap kali melakukan pendaftaran karena data tersebut sudah langsung terintegrasi dengan seluruh fitur yang ada.

Pada akhirnya, kembali pada prioritas masing masing organisasi anda. Jika masih tahap awal, Google Form adalah jawaban yang tepat dengan fitur yang sangat banyak dan mudah digunakan. Jika ingin membangun sistem yang lebih personalized, maka membuat sistem secara mandiri adalah pilihan yang tepat sehingga dapat menaikkan tingkat produktifitasnya.