Berkembangnya teknologi IT saat ini, rasanya setiap organisasi sekarang memiliki system komputerisasi. Tetapi sejauh mana system yang dikembangkan memberikan nilai tambah bagi organisasi tersebut, bagi pemegang modal tentu saja pertanyaannya adalah apakah benefit dari pengembangan system yang mengeluarkan biaya sedemikian besar. Jawaban umum adalah efisiensi tetapi anehnya sering kali kesulitan menjelaskan ROI dari project yang diusulkannya.
Desain system di tahap awal adalah memahami business proses yang terjadi, yang biasanya diambil dari SOP yang sudah ada dan dokumen yang terlibat pada proses manual tersebut, misalnya untuk penjualan meliputi sales order, invoice, dan delivery order. Untuk pengembang pemula, biasanya programmer hanya menterjemahkan dari manual ke system dengan proses yang sama dengan sedikit sekali menggunakan kemampuan yang terdapat dalam komputerisasi. Sehingga perbedaan yang dilihat adalah medianya; sebelumnya business proses dilakukan pada media pembukuan dan sekarang dilakukan pada media komputer. Pada hal, ada banyak otomatisasi yang bisa ditawarkan yang bisa dikerjakan oleh system terkomputerisasi.
Dengan otomatisasi komputer, maka pada contoh proses penjualan diatas pengisian ketiga dokumen yang meminta informasi yang sama tidak perlu dilakukan secara berulang-ulang, pengguna hanya perlu merefers ke nomor penjualan yang dimaksud, operasi perhitungan (diskon, total yang harus dibayar, jumlah item yang dipesan) bisa langsung dikerjakan dan hasilnya bisa langsung ditampilkan, informasi waktu penerimaan barang (misalkan dengan menambahkan 3 hari, memunculkan tanggal tiga hari berikutnya dengan memperhitungkan hari libur), informasi stok barang dan waktu ketersediaan barang, dan tentu saja penomoran otomatis berdasarkan format yang ditentukan misalkan kode penjualan adalah kodepenjual + kode tanggal jual + kode pelanggan + urut penjualan. Sehingga dengan format ini akan memberikan kemudahan untuk proses selanjutnya, misalkan untuk proses follow up dan untuk mengkarakteristik penjual dan pembeli.
Dari contoh diatas, efisiensi dapat dihitung, sehingga pembandingan dengan mudah dapat ditonjolkan; penghematan waktu yang tentu saja akan menghemat biaya lembur karyawan dari ketiga pengisian form, yang jika dilakukan secara manual akan memakan waktu yang lama, ketelitian operasi perhitungan, estimasi waktu penerimaan barang, respon yang cepat ke pembeli meningkatkan pelayanan organisasi sehingga pelanggan menjadi loyal dan menjadi marketing yang baik untuk meningkatkan pelanggan baru. Sehingga untuk organisasi yang besar pengembangan system yang sederhana ini dapat memberikan nilai yang significan dalam mendukung proses bisnisnya. Dan nilai ROI dapat dihitung sebagai tangible bukan lagi intangible. Dan implementasi suatu system informasi tidak hanya mengubah media, tetapi juga mengubah SOP dan job desc seorang petugas. Dengan system yang memberikan kemudahan kepada petugas sebagai end user system, keuntungan bagi organisasi dan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Untuk organsasi yang sangat besar, yang kemungkinan sudah melewati tahap proses manual ke komputerisasi, seiring dengan perkembangan teknologi dan pertumbuhan organisasi, maka pengembangan yang dilakukan adalah peningkatan performa system dengan melakukan system re-engineering yang akan saya bahas pada tulisan saya berikutnya.
