Manajemen Proyek, Familiar tapi Belum Dipahami

Apa itu Manajemen Proyek?

Tidak dapat dipungkiri memang Manajemen Proyek merupakan kata-kata tidak asing bagi masyarakat awam yang dapat diartikan sebagai mengatur atau mengelola sebuah proyek. Namun, tidak banyak pula masyarakat yang belum tau mengenai penjelasan detail secara teori ilmu pengetahuan yang satu ini. Oleh karena itu, di sini penulis akan memberikan sedikit penjelasan mengenai Manajemen Proyek.

Pada dasarnya Manajemen Proyek membahas tentang mengetahui dengan tepat apa tujuan kita, bagaimana dan berapa lama waktu kita untuk mencapainya, serta jumlah sumber daya dan biaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Perlu kita ketahui bahwa tujuan Manajemen Proyek ialah untuk memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam sebuah proyek mengetahui hal-hal penting yang berkaitan dengan proyek seperti tujuan, langkah dan jangka waktu pengerjaan, serta rekan kerja selama pengerjaan proyek.

Nah, sebuah proyek pasti memerlukan satu orang inti sebagai penanggungjawab proyek. Orang yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan suatu proyek disebut sebagai Manajer Proyek. Peran ini juga berperan membuat pemeriksaan kontrol kualitas untuk memastikan bahwa seluruh komponen proyek mengikuti dan memenuhi visi dan standar tertentu. Dapat dikatakan bahwa Manajer Proyek juga sebagai penanggung jawab keberhasilan atau kegagalan proyek tersebut.

Manajemen Proyek sering dikaitkan dengan bidang teknik dan konstruksi, yang mana memiliki strukur yang kompleks dan dirangkai secara himpunan untuk menghasilkan produk yang berfungsi. Namun sebenarnya pada industri apapun, Manajer Proyek cenderung memiliki tugas yang sama yaitu menentukan tujuan dan sasaran proyek, jangka waktu pengerjaannya serta orang-orang yang ikut serta berperan dalam penyelesaian proyek tersebut. Sehingga dapat diluruskan bahwa Manajemen Proyek dapat diterapkan di berbagai industri.  

Dalam pengerjaannya, setiap proyek membutuhkan rencana yang menguraikan proses pembangunan proyek dari awal hingga selesai. Secara umum, terdapat lima proses Manajemen Proyek, yaitu:

1. Proses Inisiasi (Initiating), yaitu mengetahui waktu pemulaian proyek.
2. Proses Perencanaan (Planning), yaitu merancang dan memelihara skema yang mengarah pada keberhasilan penyelesaian suatu proyek.
3. Proses Pelaksanaan (Execution), yaitu mengoordinasikan sumber daya untuk pelaksanaan rencana yang telah dibentuk.
4. Proses Pengendalian (Controlling), yaitu memantau dan mengukur kemajuan, dan melakukan perbaikan pengerjaan proyek bila perlu.
5. Proses Penutupan (Closing), yaitu menganalisis penerimaan proyek dan mengakhirinya.

Pada Manajemen Proyek ini, terdapat sembilan Area Pengetahuan (atau lebih sering disebut dengan Knowledge Area) yang mendukung pelaksanaan kelima proses tersebut. Kesembilan Knowledge Area tersebut ialah:

1. Project Integration Management, memastikan berbagai elemen proyek terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik.
2. Project Scope Management, memastikan proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan. 
3. Project Time Management, memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.
4. Project Cost Management, memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui.
5. Project Quality Management, memastikan bahwa proyek akan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
6. Project Communication Management, memastikan pengumpulan, penyimpanan dan pembuangan informasi proyek yang tepat dengan waktu yang tepat pula.
7. Project Risk Management, mengidentifikasi, menganalisis dan menanggapi risiko proyek sehingga dapat memaksimalkan hasil dari peristiwa positif dan meminimalkan konsekuensi dari peristiwa negatif.
8. Project Procurement Management, memperoleh barang dan jasa dari luar organisasi yang berkinerja.
9. Project Human Resources Management, memanfaatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek dengan sangat efektif.

Implementasi Manajemen Proyek

Demikian penjelasan singkat mengenai Manajemen Proyek. Kini penulis akan memberi satu contoh penerapan Manajemen Proyek di bidang teknologi yaitu membagun sistem informasi di sebuah institusi, yang dilatar belakangi oleh informasi dapat membantu pengelolaan data penting sebuah institusi. 

Seperti yang diketahui bahwa pengembangan sistem informasi kepegawaian pada seluruh bidang pekerjaan sangat dibutuhkan untuk meminimalisir permasalahan yang timbul dan mamaksimalkan pekerjaan pegawai agar target penyampaian informasi, ketelitian maupun sejumlah pekerjaan yang dapat ditangani lebih efisien dan efektif.