Rapat adalah sebuah metode paling aman untuk mendapatkan keputusan bersama, terutama terkait dengan masalah-masalah yang menyangkut kebersamaan pula. Dengan adanya keputusan dalam raat, meski tidak secara keseluruhan sepakat dengan hasil tersebut, namun keputusan dalam rapat secara metodis dapat dipaksanakan pelakasanaannya kepada semua peserta tanpa kecuali.
Selain kepada para pihak dalam rapat juga bisa mengikat pihak ketiga, hal ini terkait dengan proses keterwakilan dalam tersebut. Jadi sampai saat ini, rapat masih merupakan salah satu cara penemuan solusi bersama yang dinilai paling efektif.
Namun, meski merupakan metode paling memungkinkan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyelenggarakan rapat agar bisa berjalan efektif, diantaranya terkait basa-basi. Basa-basi dalam rapat mestinya sedapat mungkin dikurangi. Dari istilahnya saja yaitu 'rapat' maka sudah semestinya yang ada di dalamnya hanyalah pemadatan, bukan omong kosong yang tidak perlu.
Namun, dengan alasan unggah-ungguh dan kesopanan, maka kita sering menghabiskan waktu yang tidak sedikit untuk sekedar berhaha-hihi. Selain karena banyaknya basa-basi, banyak orang yang malas berangkat rapat karena masalah yang dibahas dalam rapat sering tidak fokus dan merembet kemana-mana sehingga tidak kunjung selesai. Selain itu, terkadang materi yang dijadikan bahan rapat adalah meteri yang sepele, yang tidak mesti dibincanggkan dengan begitu banyak orang. Jadilah rapat hanya hasa-basi saja.
Dalam sebuah rapat yang akan memutuskan acara apa yang akan diadakan dalam rangka menyambut mahasiswa baru, misalnya. Sebagai langkah praktis agar rapat dapat berjalan singkat adalah dengan memberikan undangan yang spesifik.
Setiap peserta yang diundang hadir adalah orang-orang yang benar-benar kompeten dalam acara tersebut, dan dimohonkan sekalian untuk menyampaikan ide acara itu langsung dalam rapat.
Dengan demikian, rapat berjalan dengan cepat, cukup dengan menampung masukan-masukan ide dan kemudian di bincangkan ide yang paling bagus dan rasional dengan pertimbangan SWOT. Dengan model seperti itu, maka kita akan mendapatkan sebuah rapat yang efektif dan tidak bertele-tele.
Selain dengan mengantisipasi melalui undangan, ketika rapat, peran pemimpin rapat juga harus tegas menetapkan batas pembahasan pada sasaran rapat semula. Ketika ada anggota rapat yang mencoba untuk melebarkan wacana, maka tugas pemimpin rapat untuk segera meluruskannya.
Dalam perbincangan di warung, saya pernah mendengar kelakar Kang Toro. "Indonesia itu tidak maju-maju karena terlalu banyak rapat. Ada masalah sedikit langsung adakan rapat. Ada kritik di media, langsung rapat. Ada isu korupsi diadakan rapat. Ada bencana kelaparan, kekeringan, kemiskinan, langsung adakan rapat. Rapat ga jelas hasilnya, dan masalah tidak selesai."
Saya hanya tersenyum, dan sebentar saja dia sudah melanjutkan, "Rapat iku yo opo, dikirone biso menyelesaikan masalah po? Apa dengan rapat biar mereka disangka sedang bekerja? Pemerintah kok bisane rapat tok! Aku wae yo iso nek mung nyocot!"
Sementara dia menghisap rokok kreteknya, saya menimpali, "Mereka itu rapat dapat uang rapat juga lo Kang. Jadi yo wajar kalo mereka begitu rajin mengadakan rapat." \
Mendengar itu, kang Toro tambah bersungut-sungut, "Lha kuwi piye meneh. Mereka kan sudah kita bayari untuk mengurus negara, kalau untuk mengurus negara harus rapat ini itu ya wajar, kok malah dijatah uang rapat barang. Lha wong aku jadi petani iku yo kudu macul, matun, mosok aku ijih njaluk opah neh." Â Saya diam saja. Dalam hati saya membenarkan ucapan Kang Toro itu.
Syarif_Enha@Banguntapan, 16 September 2011
