Pelatihan Penguatan IT oleh Kelompok KKN Tematik UPI 36 B Mengenai Penggunaan Google Docs dan Sheet

Kelompok KKN Tematik UPI 36B mengadakan pelatihan berbasis IT yang diadakan di RW 11 Kelurahan Hegarmanah. Pelatihan ini dipilih dan dilaksanakan berdasarkan hasil observasi dan wawancara bersama bapak RW 11 yaitu pak Iwan serta menyelaraskan dengan apa yang bisa dilakukan oleh mahasiswa dengan salah satu sub-tema yaitu penguatan program, kelembagaan/database Posyandu berbasis IT. 

Pelatihan IT dipilih dikarenakan proses administrasi yang ada di wilayah RW 11 dan Posyandu sekitar belum baik. Proses pengiriman dan pelaporan data yang ada di lingkup RW 11 masih menggunakan sistem memakai flashdisk dan memberikannya secara langsung  kepada orang yang dituju. 

Beberapa sudah menggunakan sistem share via whatsapp atau via email dan jika ingin diubah harus mendownload terlebih dahulu file yang sudah dikirim. Pelatihan ini hadir dalam rangka memberikan pengetahuan dan penambahan skill pegawai administrasi di posyandu dan rw 11 agar lebih efektif dan mudah dalam pengiriman file data ke antar rekan. (29/07/2022)

Pelaksanaan pelatihan IT diawali dengan penjelasan bagaimana peserta dapat mengakses google docs dan google sheet yaitu dengan pembuatan akun google lalu membuka halaman untuk mengakses google docs dan sheet. 

Setelah masuk ke dalam google docs dan sheet, jika peserta ingin mengimport data ke docs, peserta bisa memilih opsi file yang berada di bar menu, lalu memilih open dan peserta bisa memilih file yang diinginkan untuk dimasukkan ke dalam google docs atau google sheet. 

Gambar 1.2 file bar menu. Dokpri

Setelah itu peserta dapat membagikan file yang sudah dimasukkan ke dalam google docs atau sheet kepada rekan peserta dengan cara memilih opsi share atau bagikan pada kolom  di pojok kanan atas seperti pada gambar ini.

Gambar 1.3 Share bar. Dokpri

Setelah memilih share atau bagikan, peserta memilih "anyone with the link" atau "siapapun dengan link" agar rekan peserta dapat mengaksesnya.

Gambar 1.4 Share Dokumen. Dokpri

Sehabis itu, peserta memilih salah satu akses dokumen agar rekan peserta dapat berkomentar atas dokumen yang dipilih, rekan peserta dapat mengedit secara langsung dokumen yang dikirim, ataupun hanya melihat dokumen yang dikirim. Setelah memilih akses dokumen, peserta dapat mengklik copy link dan memilih done atau selesai. Setelah itu peserta dapat mengirimkan link yang sudah dicopy ke rekan peserta.

Gambar 1.5 Pemilihan akses dokumen. Dokpri

Setelah penjelasan tentang import file, dilanjutkan dengan penjelasan kalau membuat file baru di google docs atau sheet. Sebenarnya tahapannya tidak beda jauh seperti import file, peserta bisa langsung memulai dari mengetik isi di file yang baru dibuat, setelah itu dilanjutkan dengan tahap share atau membagikan file. Dari tahap share atau membagikan file sampai dengan share link yang sudah dicopy sama seperti yang sudah dijelaskan diatas.

Gambar 1.6 Foto bersama peserta pelatihan. Dokpri

Setelah penjelasan tersebut selesai, dilanjut dengan peserta mempraktikkan apa yang sudah dijelaskan. Penilaian pelatihan ini diambil dari seberapa paham dan benarnya peserta melakukan tahap-tahap yang sudah dijelaskan diatas.

Hasil dari pelatihan ini adalah peserta pelatihan mendapatkan wawasan baru dan keahlian baru mengenai cara membagikan file dengan cara yang lebih mudah dan dapat langsung diedit dan dilihat hasilnya bersama-sama secara real time.