Kiat Sukses Mengelola dan Menajamkan Kesadaran Nilai Waktu Melalui "Time Audit"

Mengelola waktu seperti juga mengelola uang, hal pertama yang harus kita sadari adalah "sense" atau kepekaan tentang waktu atau uang itu sendiri. 

Pemahaman tentang hakekat waktu akan merubah "mindset" dan perilaku kita dari dalam diri secara mendasar yang akan terus membekas selama hidup kita. 

Pemahaman ini juga menjadi fondasi yang kuat dalam mengelola waktu sehingga kita tidak terjebak kembali kepada kebiasaaan lama.

Ilustrasi waktu adalah uang | Sumber: istockphoto.com

Untuk menumbuhkan "sense" atau kepekaan terhadap waktu, kita bisa mulai dengan melakukan audit waktu. 

Sama dengan audit keuangan, pertama-tama kita harus mencatat semua kegiatan yang kita lakukan selama 1 -2 minggu lengkap dengan jam dan durasinya. Berikut ini langkah-langkah dalam melakukan "time audit".

1. Catat kegiatan harian secara detil dalam satuan waktu per 15 menit
2. Kategorikan setiap jenis kegiatan sesuai kelompoknya, contoh untuk pekerjaan di kantor: rapat, membaca dan menulis email atau laporan, menelpon atau menerima telpon, meninjau lapangan (Genba atau Patrol), dan lain-lain
3. Review catatan tersebut setiap 3-4 hari sesuai dengan kelompoknya dan berikan catatan tambahan bila diperlukan
4. Buat "summary" kegiatan dalam 1-2 minggu dalam format seperti contoh di bawah ini
5. Analisa dan buat langkah perbaikan atas penggunaan waktu dalam periode tersebut

Gambar "Summary" kegiatan harian dalam 1 minggu | Sumber: dokumen pribadi

Dalam melakukan analisa dan tindakan perbaikan terhadap penggunaan waktu yang kita lakukan, menurut penelitian "pemborosan" waktu biasanya terjadi karena interupsi baik melaui telpon atau ada orang yang mendatangi kita, rapat yang tidak efektif, perjalanan dinas dan menangani email yang masuk dan keluar. Kita dapat memperbaiki penggunaan waktu dengan cara:

1. Alokasikan waktu utama untuk mengerjakan hal yang prioritas dan menjadi tanggung jawab kita
2. Jauhi atau hindari kegiatan yang tidak penting, tidak perlu dan tidak produktif
3. Gunakan waktu luang dengan baik untuk hal-hal yang mendukung prioritas dan tanggung jawab kita
4. Sederhanakan tugas-tugas sampai batas minimum yang diminta atau dibutuhkan
5. Jangan melakukan suatu tugas yang mungkin juga dikerjakan oleh orang lain

Dengan melakukan "time audit" kita akan mendapatkan gambaran secara keseluruhan mengenai kemana perginya waktu kita selama ini. 

Di bagian mana kita paling banyak menghabiskan waktu, apakah penggunaan waktu kita selama ini sudah sesuai prioritas dan masih banyak lagi.

Ilustrasi Time Audit | Sumber: dokumen pribadi