TOYOTA Indonesia. Selama kurun 40 tahun produsen otomotif ini sangat dikenal di Indonesia. Perusahaan ini menguasai pangsa pasar ekspor sekitar 90 %. Ragam produksinya menjadi pilihan pelanggan yang puas terhadap suatu merek dan mutu yang dihasilkan.
Bisa dikatakan, nyaris semua model produksi kendaraan roda empatnya, mulai dari jenis Sedan Vios, MPV seperti Avanza dan Innova, SUV seperti fortuner dan Rush, Hatcback seperti Agya dan Yaris, ataupun jenis commercial seperti truk Dyna begitu dekat dengan masyarakat Indonesia. Tidak hanya di jalan raya, kendaraan-kendaraan ini dengan mudah bisa didapatkan di banyak rumah.
Bagaimana bisa? Apa kuncinya? Tentu saja karena Toyota Indonesia yang beroperasi melalui dua perusahaan, yaitu Toyota Astra Motor (TAM) dan PT Toyota Manufacturing Indonesia (PT TMMIN), menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) terbesar di Indonesia saat ini. Namun, semua yang dicapai itu juga berkaitan erat dengan semangat kaizen, yaitu melakukan perubahan terus menerus dengan melaksanakan kegiatan Quality Control Circle (QCC), yang selain efektif untuk menjaga mutu, sekaligus juga cara yang efektif membangun sumber daya manusia.
Kesuksesan Toyota Indonesia menerapkan QCC selama 25 tahun perjalanan Toyota, disertai dengan kendala dan kesulitan di lapangan saat diperkenalkan tertuang dalam sebuah buku berjudul Perubahan Tiada Henti, 25 Tahun Perjalanan QCC Toyota Indonesia, yang ditulis secara tim sebanyak 15 orang dan diterbitkan oleh penerbit Buku Kompas.
Selasa, 16 Agustus 2016, bertempat Ruang Ruby, lantai 7 Gedung Kompas Gramedia Unit II, Palmerah Barat, Jakarta, yang dieditori oleh jurnalis Kompas Joice Tauris Santi ini diluncurkan dalam kegiatan Kompasiana Coverage Peluncuran Buku “Perubahan Tiada Henti.”
Puluhan Kompasianer, perwakilan Harian Kompas, Kompasiana, jajaran perwakilan Toyota Astra Motor (TAM) dan perwakilan PT Toyota Manufacturing Indonesia (PT TMMIN). Tampak hadir juga sejumlah perwakilan dari Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), yang merupakan bagian dari program Kaizen Goes To School.
Semua yang hadir menggunakan dress code batik. Lagu kebangsaan Indonesia Raya yang dinyanyikan sebelum diskusi dan peluncuran buku berwarna merah yang dilakukan satu hari menjelang peringatan hari Kemerdekaan Indonesia, sangat menggugah semangat.
Acara dimulai dengan sejumlah rangkaian beberapa kata sambutan dari pihak Sonny Irawan (Productivity Quality Management Consultants), Muhammad Zuhri (Kementerian Tenaga Kerja), Bob Azam (Direktur PT TMMIN) dan Budiman Tanuredjo (Pemimpin Redaksi Kompas).
Peluncuran buku “Perubahan Tiada Henti” dilakukan dengan menarik selendang kuning yang menutupi replika buku besar yang diletakkan di panggung, yang ada di tengah ruangan, dengan dipandu oleh Cindy Sistyarani, pembawa aacara Kompas TV.
Dskusi peluncuran buku menghadirkan Warih Andang Tjahjono (Wakil Presiden Direktur TMMIN), Henry Tanoto (Wakil Presiden Direktur PT Toyota Astra Motor, Abdul Mukti Suryo Hutomo (General Manager Press Production Sunter 2 Division/QCC Expert), dan Joice Tauris Santi (editor buku).
Negara Korea, yang baru merdeka 15 Agustus 1948 setidaknya dapat menjadi contoh bagi Indonesia yang merdeka tanggal 17 Agustus 1945. Meski berbeda 3 tahun kemerdekaan, perkembangan Indonesia dengan Korea begitu jauh. Indonesia begitu ketinggalan. Contohnya saja, pada hasil teknologi, seperti Samsung yang begitu dikenal di Indonesia dan dunia, sedangkan produk Indonesia, tidak bisa menembus ke negara luar. Semua bida dipelajari melalui buku, mengingat hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini.
Sonny Irawan dari PQM Consultant mengungkapkan, perkembangan suatu perusahaan tergantung pada people-nya. Tidak hanya pada peralatan saja. Awalnya QCC juga tidak begutu popule. Satu-satunya cara untuk survive adalah meningkatkan produktivitas.tidak hanya meningkatkan kualitas tetapi pembangunan SDM-nya. Masalahnya di banyak organisasi, QCC diimplementasikan begitu saja tanpa mengubah budaya.
Sementara Zuhri, perwakilan dari Kemenaker mengutararakan, inspirasi dan motivasi pada kualitas pembangunan manusia secara keseluruhan tertuang pada Nawacita No.5 . Hal ini sesuai dengan semangat Kaizen, yakni mengutamakan kualitas pendidikan Indonesia. Sedangkan mengenai model membangun manusia sebelum menghasilkan produk, tidak terlepas dari Nawacita ke-6, yang menjadi fokus pemerintah untuk meningkatkan produktivitas masyarakat dalam persaingan global. Hal yang tepat karena dilangsungkan sehari menjelang satu hari peringatan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus, yakni pada ulang tahun Indonesia ke-71, yang berfokus kepada kerja nyata yang diikuti perbaikan dan perubahan yang bersifat kualitatif.
Pembahasan mengenai buku “Perubahan Tiada henti” semakin menarik saat berlangsung sesi diskusi.
QCC memperhatikan respek karyawan di bawah dalam mengeksplore Ide yang ada. Atasan mendukung QCC tetapi bukan secara pidato. Setiap atasan harus turun langsung ke bawah dan tidak sekedar menerima laporan di belakang meja. Semua karyawan dalam setiap level menyadari kendali mutu ada di tangan mereka. Perbaikan kecil maupun besar dapat memberikan kemajuan.
Dalam QCC juga dikenal Genchi Genbutsu, yakni frasa dalam bahasa Jepang yang berarti pergi dan lihatlah sendiri. Dalam sebuah organisasi besar, terkadang informasi yang tersebar sudah terdistorsi atau tidak lengkap. Cara nyata untuk memahami masalah adalah datang ke lapangan untuk mengetahui keadaan dan duduk perkara yang sebenarnya.
Jika hendak melakukan genchi genbutsu, seseorang harus genchi yang berarti ke tempat kejadian untuk mengecek genbutsu atau objek terkait. Menurut Taiichi Ohno, ahli industri dan pebisnis Jepang, selain data pada manufaktur, fakta juga merupakan hal yang penting. Ini menunjukkan perbedaan fundamental di Jepang dengan dunia Barat. Di barat, pengetahuan dan informasi dicerna di kantor atau di ruangdireksi. Di Jepang, dilakukan langsung di lapangan atau di pabrik.
Budaya melihat ke lapangan atau genchi genbutsu sangat mirip dengan budaya blusukan. Sesuai artinya, blusukan adalah datang ke lapangan, melihat secara langsung. Dengan datang sendiri ke lapangan, dapat melihat sendiri bagaimana kondisi sebenarnya tidak hanya berdasarkan laporan atau informasi dari orang lain saja.Budaya ini mengemuka setelah Presiden Joko Widodo gemar berkunjung ke berbagai tempat , tidak sekedar menerima laporan dari belakang meja saja.
Pertanyaannya, bagaimananbisa melakukan secara sukarela?
Kuncinya terletak ada envolving (keterlibatan). QCC tidak adakan jalan jika kita tidak envolving. Melakukan hal-hal melalui QCC, seperti presentasi hasil akhir, mengeluarkan kemampuan dan membangun, produktivitas, dan diskus.
QCC untuk pola pikir mereka, mencontohkan seorang karyawan yang jarang masuk, sudah berbagai upaya dilakukan namun tidak banyak perubahan. Leader QCC lebih banyak diskusi, di QCC semangat untuk melakukan perubahan akhirnya berubah, meski tidak 100 % tetapi dapat menjadi lebih baik setelah 10 tahun bekerja.
Joice menambahkan, QCC dilakukan day to day. Ada upaya yang dilakukan Toyota untuk menerapkan hal ini. Namun tetap dengan cara QCC inilah bisa dengan hemat waktu dan hemat biaya dan bisa diterapkan di level apa pun.
Secara tegas, Tanoto menekankan, QCC lebih untuk kepentingan para karyawan sendiri. Memunculkan engagement sebuah tim, melakukan dialog, memberi contoh, dan mencari solusi sendiri. Jepang dapat melakukannya. Sebuah revolusi mental Bisa dilakukan? Bisa karena culture itu diciptakan, lalu dipelihara keberlanjutannya dengan konsisten dan komitmen.
Hendri Tanoto menyampaikan, buku pertama Perubahan Tiada Henti adalah buku pertama yang menulis tentang QCC di Toyota. Di Toyota, melakukan QCC sebagai salah satu mindset/value khusus yang melibatkan semua orang di lapangan/ di lingkungan kerja. Tidak bergantung pada visi dan misi perusahaan saja. QCC memungkinkan orang untuk berkontribusi Tantangannya, jelas tetap ada, yakni bagaimana membuat QCC menarik,
Dengan mengambil contoh salah satu negara maju, seperti Denmark, yang dulunya ada asumsi bahwa di negara itu mereka semuanya adalah pintar-pintar. Namun,s emua itu dibantah . Menurut mereka, satu value yang paling penting ditanam adalah kejujuran. Basic QCC jelas, yakni pada memperbaiki layanan, memperbaiki diri. Bukan untuk siapa-siapa, melainkan untuk diri sendiri. Kalau sudah menyadari,biasanya akan lebih cepat maju.
Abdul Mukti menyampaikan banyak menduga QCC adalah hal yang sulit. Padahal tidaklah demikian. Dia mencontohkan mengenai penerapan QCC di HRD toilet Toyota Astra Motor. Bagian HRD, yang notabene mengurusi administrasi dan saat itu pemimpinnya perempuan, awalnya bingung dan bertanya-tanya urusannya apa sih ini? Merasa masalah yang ada hanya begitu-begitu saja, misalnya AC rusak.
Namun, ternyata melalui QCC yang berupa kelompok, dapat ditemukan permasalahan, yang berujung pada dapat berkurangnya anggaran sebanyak 12 juta per bulan karena penghematan flush di toilet wanita.
Semua tak lepas dari behaviour wanita di toilet wanita. Perempuan punya kebiasaan nge-flush, dua kali. Dari hasil QCC yang berujung penghematan di sebuah kantor kdicl, dapat bayangkan penghematan yang dapat terjadi, bila di sebuah kantor besar atapun di Mal.
Contoh lainnya adalah kemandirian menyeselesaikan masalah pada siswa SMK. Salah satunya adalah masalah pulpen hilang, yang dilakukan dengan QCC pada murid. Mendengar pulpen hilang, mungkin banyak orang tertawa dan bukan menjadi masalah. Selain itu terlihat sepele. Namun ini adalah hal yang harus diselesaikan bagi siswa SMK. Mengikuti langkah QCC dilakukan ketentuan tentang penyimpanan dan peminjaman pulpen. Setiap pulpen diberi label dan dibuat satu tempat penyimpanan pulpen di kelas. Masalah terselesaikan.
James Luhulima, wapemred Kompas menyampaikan, QCC adalah perbaikan yang terus menerus. Kita hidup ada dua, inovasi dan kaizen. menjadi salah satu tools atau alat bagi seluruh member untuk mengembangkankan ide-idenya lebih banyak sehingga mencapai tujuan hidup yang lebih baik. QCC bisa diterapkan semua operator lama atau baru.
Penerapan QCC juga dilakukan di bidang sales. Henry Tanoto, Wakil Presiden TAM menyampaikan, di dunia sales, kunci keberhasilan dapat dilihat dan diukur dari kepuasan pelanggan, yakni saat pelanggan menerima kendaraan dan diberikan penjelasan dengan yang baik.
Dalam hal ini, ada keterlibatan antara tukang cuci mobil, salesman, hingga administrasi, yang membentuk tim QCC. Tim ini berdikusi setiap hari bagaimana cara membuat delivering and explantion ke pelanggan menjadi wow. Berdiskusi memberikan layanan yang terbaik dan ini menjadi salah satu kekuatan bagi Toyota.
Kenapa? karena apa yang dilakukan dengan konsisten setiap hari, dengan didukung oleh top managemennya, akhirnya menjadi budaya, menjadi culture di tempat kerja.
Contoh lainnya, saat di bengkel. Biasanya kalau mobil masuk bengkel, pelanggan berharap satu detik kemudian bisa selesai. Nggak usah lama-lama. Nah aspek ini juga diperhatikan. Caranya bagaimana? Hal ini mengingat kemauan customer yang sealu berubah sehingga tidak bisa hanya mengandalkan pusat harus melakukan program ini dan program itu saja.
Adanya QCC, maka mengandalkan ide yang datang dari mereka sendiri mengenai bagaimana membuat pelayanan mereka dan kecepatan karyawan menjadi lebih baik. Tentu saja denagn melibatkan semua orang. Dalam hal ini, selain unsur continous improvement, ada unsur respect to people tinggi. Keduanya adalah pilar Toyota Way. Karena berbentuk tim, tekisi harus bicara supervisor, kakau saya lakukan ini akan berdampak pada yang lain. Tidak hanya membentuk orang saja tetapi juga memiliki jiwa respek kepada orang. Inilah yang disebut Make People Before Make Product.
Menyukseskan QCC pada Bangsa Indonesia
QCC dailaksanakan oleh berbagai pihak, tidak hanya oleh perusahaan manufaktur saja. Dapat dilakukan oleh berbagai pihak, mulai dari perusahaan jasa, sekolah, organisasi yang lebih besar bahkan negara. Ide yang muncul dari setiap warga negara dapat mendatangkan sebuah perusahaan besar. Idenya berupa perbaikan di area kerja masing-masing, dengan menerapkan langkah Plan, Do, Check, dan Act (PDCA).
Secanggih apa pun mesin, tetap hanyalah mesin. Unsur orang tetap diperlukan. Jadi orang atau sumber daya manusia tetap merupakan kunci utama. Suatu perubahan sendiri tidak harus langsung yang besar. Dpat dimulai dari perbaikan-perbaikan kecil dari setiap unit terkecil masyarakat. Budaya perbaikan yang ditumbuhkan bersama, sadar ingin berubah, dan konsisten akan menghasilkan perubahan besar. Perubahan terus menerus untuk kemajuan bangsa.
***
