Sepanjang 2011, Sub-Direktorat Arsip Konvensional Sebelum 1945 sudah merilis tiga inventaris tentang institusi pemerintah koloni yang bertanggung jawab atas 'pekerjaan umum'. Dua inventaris pada Maret 2011: Inventaris Arsip Burgerlijke Openbare Werken (1884) 1914-1942 dan Inventaris Arsip Burgerlijke Openbare Werken (Toegangen) 1914-1942 . Lalu satu inventaris lagi pada penghujung 2011: Inventaris Arsip Burgerlijke Openbare Werken (Afdeling A) 1925-1933. Masih pada bulan yang sama, selepas upacara peringatan Hari Ibu, ANRI menyelenggarakan Sarasehan Wartawan yang berjudul "Peran Arsip dalam Bidang Kearsitekturan". Rangkaian kegiatan tersebut seakan merayakan rilisnya tiga inventaris tersebut.
Berdasarkan pengalaman penulis melakukan deskripsi arsip BOW (setelah 1934, BOW berubah menjadiDepartement van Verkeer en Waterstaat [V en W]), penulis dapati dalam satu berkas-baik Sistem Verbaal(1800-1924), Sistem Agenda (1925-1942), maupun Groote Bundel-selain terdapat dokumen terkait (stukken betrefende) juga terdapat foto hitam-putih dan cetak biru (blaudrukk [-en] atau blueprint). Sebagaimana sudah sama-sama arsiparis ketahui bahwa arsip dibedakan berdasarkan medianya dan tempat penyimpanannya, semata untuk memudahkan perawatan dan pelestarian.
Hal tersebut itu pula yang melatarbelakangi Direktorat Pengolahan Deputi Bidang Konservasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) membawahi empat sub-direktorat. Hanya saja untuk memudahkan deskripsi arsip kertas yang banyak jumlahnya, maka Sub-Direktorat Arsip Konvensional Sebelum 1945 dan Sub-Direktorat Arsip Konvensional Sesudah 1945 berbagi bersama tanggung jawab menangani arsip kertas; Arsip Foto, Audio, dan Video merupakan tanggung jawab Sub-Direktorat Arsip Media Baru; dan Arsip Peta dan Cetak Biru merupakan tanggung jawab Sub-Direktorat Arsip Kearsitekturan dan Kartografik. Pengolahan arsip merupakan salah satu kegiatan dari empat kegiatan pengelolaan arsip. Kegiatan pengolahan arsip berlangsung setelah kegiatan akuisisi, dan untuk kegiatan kemudian merupakan garapan pemanfaatan dan penyimpanan. Kerja para (bakal calon dan calon) arsiparis Sub-Direktorat Arsip Konvensional Sebelum 1945 sungguh penuh liku namun seru. Selain melakukan pengolahan (arrangement and description), kami juga mesti mencabut beragam paperclip, mengganti karton pembungkus, dan mengganti boks.
Sejatinya, secara teoretis, 'pemisahan' cetak biru dari arsip/ dokumen utama tidak menghilangkan struktur keseluruhan arsip. Semata perbedaan tempat penyimpanan tidak menyulitkan kaitan informasi yang terkandung bersama. Selama kaitan tersebut tetap terhubung melalui sarana tunjuk silang (verwijsbriefjeatau cross reference), maka kaitan informasi pun dapat pengguna akses. Apa yang menjadi perhatian bersama adalah perawatan dan pelestarian dokumen.
Sebagaimana tulis Michael Cook (1986: 101) dalam the Management of Information from Archives bahwa "The arrangement of archives is an essential operation in the process of managing the information contained in them. Arrangement is also an important step in the conservation of the materials, governing their disposition and housing in the repository". Maka pengolahan (arrangement) tidak hanya mencakup pembuatan deskripsi lalu disusun menjadi daftar, inventaris, ataupun guide, tetapi juga menempatkan arsip tersebut sesuai medianya, seraya tetap mempertahankan kesatuan informasi yang terkandung.
Society of American Archivists (SAA) uraikan definisi cetak-biru. Pertama, a print made using the Prussian blue (ferroprussiate) process; a cyanotype. Kedua, a reproduction of an architectural drawing, especially one made using the blueprint process. Lebih lanjut SAA menguraikan bahwa "In general, 'blueprint' is used for architectural drawings, while cyanotype is used to describe continuous-tone photographic prints, even though the process is the same. It is not uncommon for 'blueprint' to be used generically to refer to any architectural drawings, regardless of process."
Dus, cetak biru merupakan cetakan yang pada mulanya menggunakan media kertas berwarna biru, seringkali merupakan gambar kearsitekturan. Untuk lebih memperjelas, cetak-biru yang terkait denganarchitectural drawings, menurut SAA adalah a sketch, diagram, plan, or schematic used to design, construct, and document buildings and other structures. Cetak-biru mencakup pula sketsa, diagram, atau maket untuk memandu, merancang, membentuk, dan merekam struktur gedung atau bangunan lainnya. Bahkan dalam arsip BOW/ VW penulis dapati cetak-biru kapal uap berbahan bakar batubara untuk mengangkut hasil tambang Ombilin di Emmahaven (kini Teluk Bayur).
Menurut Guru Besar Arsitektur dan Perkotaan Universitas Diponegoro, Prof. Ir. Eko Budihardjo, M.Sc.: "Selain menjelaskan gambaran fisik bangunan bersejarah, dalam arsip juga terdapat proses perencanaan dan pembangunan bangunan bersejarah yang mampu menjadi suatu hal yang penting dan menarik yang bisa diceritakan kepada anak cucu kita." Demikian pula ucapan Sekretaris Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Ir. Agoes Widjanarko, MIP bahwa "Arsip berperan ketika suatu bangunan atau gedung bersejarah diperbaiki, direnovasi, direkonstrusi, dan berikut juga pemeliharaannya."
Biasanya secarik kertas tunjuk silang yang terdapat dalam arsip terkait merupakan sarana mengetahui posisi terakhir salah satu berkas dalam dokumen atau arsip. Keberadaan tunjuk silang sungguh penting untuk dapatkan informasi yang utuh, karena selain berkas dapat berpindah dalam satu dokumen yang sama, juga karena berkas tersebut bisa saja berpindah ke dokumen yang berbeda nomor atau bahkan berbeda tahun. Kali ini sarana tunjuk silang tersebut arsiparis gunakan untuk mencatat pemindahan dokumen cetak-biru dari dokumen terkait. Serupa halnya sarana tunjuk silang untuk mencatat pemindahan satu berkas dalam dokumen yang juga tercantum dalam sarana semisal 'buku kendali' maka penggunaan sarana tunjuk silang untuk mencatat pemindahan cetak-biru dari dokumen terkait pun semestinya menempuh cara demikian. Kelak ketika deskripsi awal sudah arsiparis Sub-Direktorat Arsip Konvensional Sebelum 1945 lakukan, maka selanjutnya koordinasi sinambung berjalan bersama Sub-Direktorat Arsip Kearsitekturan dan Kartografik.
Akan tetapi, waktu untuk memindahkan cetak-biru tersebut arsiparis pun menghadapi dua pilihan. Apakah menunggu seluruh khasanah arsip BOW/ VW selesai? Itu berarti menunggu kerja pengolahan menyelesaikan deskripsi, untuk BOW periode 1914-1942 saja sebanyak 1600 meter linear, belum lagi arsip Groote Bundel BOW. Ataukah per periode sistem arsip? Itu berarti menyelesaikan Agenda (1800-1924) kemudian Verbaal(1924-1942). Ataukah per afdeling? Sekadar informasi, BOW/ VW periode 1926-1933 saja membawahi 14afdelingen. Demikian sumbang saran ini kiranya dapat membantu menyelesaikan masalah keberadaan cetak-biru dalam arsip BOW/ VW dan berikan semangat buat para arsiparis Sub-Direktorat Arsip Konvensional Sebelum 1945 yang pada tahun ini sedang menggarap arsip BOW selanjutnya.
