Materi Audit Komunikasi Pemerintahan dalam Kajian Komunikasi

Audit komunikasi di lingkungan pemerintah diatur dalam Permenpan RB nomor 27 tahun 2011. Audit komunikasi sangat erat kaitannya dengan program revitalisasi kehumasan. Memasuki era yang penuh dengan informasi seperti saat ini, perlu peran humas yang mendukung terciptanya citra positif pemerintah di mata publik. 

Oleh karena itu peran humas sangat penting untuk mendukung adanya keterbukaan saluran komunikasi internal dan eksternal, agar informasi yang salah tidak memperburuk citra lembaga pemerintah. Peran humas adalah menciptakan dan menjaga citra tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

Terdapat indikator kinerja kunci (key performance indicator) untuk mengukur keberhasilan aparatur humas agar kinerja utamanya dapat relevan dan terukur pencapaiannya. Untuk mendapatkan hal tersebut perlu diadakan kajian (review), pemantauan (monitoring), dan evaluasi melalui audit komunikasi. 

Audit komunikasi sangat penting dilakukan karena belum tentu perencanaan dan pelaksanaan yang dilakukan bisa berhasil di lapangan. Audit komunikasi dilakukan agar komunikasi yang dilakukan lebih dapat efektif dan efisien. Sebagai alat untuk mengukur keberhasilan proses komunikasi, audit komunikasi juga digunakan untuk memetakan kesenjangan persepsi dan harapan publik dengan pedoman yang telah ada dan nyata di lapangan.

Singkatnya, audit komunikasi dilakukan untuk mengevaluasi pencapaian tujuan dalam sebuah program. Melalui audit komunikasi dapat dilihat tingkat kecocokan antara apa yang pihak internal lembaga pikirkan dengan apa yang pihak eksternal pikirkan. Dari tingkat kecocokan tersebut dapat diperiksa, dievaluasi dan diukur secara sistematis pencapaian-pencapaian yang ada. Tujuan audit komunikasi pada dasarnya untuk meningkatkan efektivitas sebuah komunikasi dalam organisasi.

Oleh sebab itu, tahapan audit komunikasi yang pertama adalah finding out what we think. Pada tahap ini instansi melihat kekuatan dan kelemahan yang ada pada diri perusahaan. Tahap selanjutnya adalah finding out what they think. Mengetahui apa yang pihak eksternal pikirkan akan menentukan kedekatan pandangan publik dengan program-program yang telah dilaksanakan. 

Setelah mengetahui kedua hal tersebut, tahap selanjutnya adalah evaluating the disparity. Evaluasi dapat menggambarkan aset, kemampuan, dan kekuatan dari program yang telah dilaksanakan. Tahap akhir adalah recommanding, yang bertujuan mengurangi kesenjangan antara pihak eksternal dan pihak internal melalui data-data yang telah didapat untuk dijadikan sebagai pelajaran pada masa yang akan datang. Karena hasil dari audit komunikasi adalah sebuah solusi.

Anthony Booth menjelaskan delapan tujuan pokok audit komunikasi. Pertama, audit komunikasi dilakukan untuk menentukan lokasi yang menunjukkan kelebihan dan kekurangan pada muatan informasi. Tujuan kedua adalah menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan. Selain menilai, terdapat juga tujuan ketiga yakni mengukur kualitas hubungan komunikasi. 

Keempat, mengenali jaringan yang aktif untuk isu rumor, isu sosial maupun isu-isu kedinasan untuk dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi. Kelima, audit komunikasi dilakukan dengan tujuan mengenali sumber kemacetan (bottlenecks) arus informasi. Tidak hanya terkait arus informasi, tetapi juga para penyaring informasi (gatekeepers). 

Dua hal tersebut kemudian dibandingkan dengan peran komunikasi dalam praktek. Keenam, yakni mengenali kategori dan contoh dari pengalaman-pengalaman, baik yang tergolong positif maupun negatif. Ketujuh, audit komunikasi bertujuan untuk menggambarkan pola komunikasi yang terjadi, baik pada tingkatan pribadi, kelompok, maupun organisasi. Terakhir, audit komunikasi bertujuan untuk memberikan rekomendasi perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan.

Dalam mencapai tujuannya, terdapat fokus-fokus utama dalam audit komunikasi. Pertama adalah dimensi informatif. Dimensi ini digunakan untuk mengukur kepuasan anggota terhadap informasi yang disalurkan. Seperti kualitas informasi, perspektif organisasi yang berkaitan dengan visi-misi organisasi, dan keutuhan organisasi yang berkaitan dengan arah organisasi. Sehingga perlu diadakan evaluasi terhadap informasi organisasi, tujuan organisasi, istu tentang strategi lembaga, informasi tentang perubahan kebijakan, maupun mengenai arus informasi.