Kesusksesan sebuah lembaga kini tidak hanya dinilai dari produk dan jasa utamanya saja, namun juga sangat ditentukan oleh reputasi, kredibilitas dan citra lembaga tersebut dimata masyarakat. Kualitas produk, kesan dan kecepatan pelayanan yang disajikan melalui layanan unggulan harus dilihat sebagai suatu kesatuan yang utuh, termasuk di dalamnya layanan informasi. Lemahnya salah satu mekanisme penopang nilai lembaga tersebut, berarti akan menjadi faktor pengurang. Meningkatnya frekuensi layanan terhadap pelanggan & stakeholder tentu harus dibarengi dengan kecepataan dalam menyajikan setiap produk. Demikian juga dengan semakin banyaknya produk, berarti semakin banyak pulalah informasi yang dihasilkan sekaligus berbanding lurus dengan naiknya jumlah dokumen yang menyertai produk dan didistribusikan itu untuk akhirnya dikelola dan disimpan.
Tingginya jumlah data dan informasi yang dihasilkan merupakan konsekuensi permintaan dari naiknya jumlah pengguna jasa dan stakeholder yang dilayani & meningkatnya volume proses bisnis lembaga itu. Pesatnya perkembangan proses ini juga didorong oleh infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi yang memperpendek waktu layanan sekaligus meningkatkan produktivitas organisasi. Tingginya tingkat produksi & volume transaksi informasi publik inilah yang seharusnya memberikan kesadaran kepada para pihak manajemen organisasi untuk memetakan potensi-potensi resiko yang mungkin timbul serta strategi pengelolaannya.
Setiap informasi dan data paling tidak memiliki tiga nilai utama, nilai-nilai ini dapat dikelola sehingga menjadi keunggulan atau malah bisa menjadi resiko kerugian apabila salah urus. Nilai pertama adalah nilai intrinsik yang terkandung dalam data atau dokumen yang menyimpan informasi itu. Nilai ini bersifat intangible (tidak dapat diukur), lentuk dan relatif. Katakanlah sebagai contoh ektrem, sebuah buku sangat menarik bagi Mr. A, namun lebih penting bagi Mr. B untuk menggunakan setiap lembarnya menjadi bungkus kacang, karena setiap orang memberikan nilai yang berbeda-beda atas setiap bentuk informasi. Setiap orang memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda satu sama lain.
Nilai kedua berkaitan erat dengan aspek finansial, data dalam kategori ini merekam suatu transaksi keuangan antar beberapa pihak atau data ini mengandung nilai finansial tertentu yang disepakati oleh beberapa pihak. Bentuk data atau dokumen ini sangat beragam, mulai dari Surat Berharga Syariah Negara (SBSN), Surat Utang (Obligasi / SUN), saham atau struk belanja dan tagihan tagihan kartu kredit yang kita terima setiap bulan. Sedangkan nilai ketiga adalah nilai hukum. Bukan hanya lantaran dokumen yang diproduksi merupakan produk hukum dari lembaga itu, namun juga bermakna bahwa kemungkinan penyalahgunaan atas data dan dokumen tersebut dapat menimbulkan akibat-akibat hukum yang dapat merusak reputasi organisasi. Sebagaimana dalam hal ini Kementerian keuangan memiliki pengalaman yang cukup panjang.
Oleh sebab itu manajemen resiko atas pengelolaan informasi publik perlu dipertimbangkan sebagai langkah pencegahan. Strategi dan kebijakan secara internal perlu segera disusun. Ini merupakan pioneer untuk menyediakan kerangka konseptual, payung hukum dan prosedur pelaksanaan di tingkat operasional internal organisasi dalam mengelola informasi publik berdasarkan standar dan pedoman yang lebih aman. Studi kasus dan pengamatan yang cermat atas alur setiap arus informasi akan menjadi dasar strategi dan kebijakan yang akan ditetapkan. Sedangkan standar operasi dan integritas harus menjadi penopang utama dalam proses ini. Apabila tidak segera dibangun suatu mekanisme yang permanen, dikhawatirkan potensi resiko kebocoran informasi dan data akan tetap tinggi, karena air akan selalu menemukan celah.
Pendekatan struktural telah lama ditempuh melalui konsep Pengelola Informasi dan Data di setiap lembaga publik, hal ini sebagai pelaksanaan dari amanat Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008. Demikian juga dengan PMK Nomor 191/PMK.09/2008 tentang Penerapan Manajemen Resiko di Lingkungan Kementerian Keuangan dan PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Pengendalian Intern Pemerintah. Komposisi tiga payung hukum ini akan berjalan lebih efektif apabila tidak hanya dipahami sebagai syarat pelengkap layanan lembaga publik semata, namun harus dilihat sebagai suatu strategi yang potensial untuk memperbaiki transparansi & citra organisasi dimata masyarakat. Suatu sistem yang handal & mampu menjamin nilai-nilai legalitas, nilai finansial dan intrinsik atas setiap data dan informasi mengalir ke tangan yang tepat.
Apabila mekanisme telah ditentukan beserta payung hukumnya, yang perlu menjadi fokus perhatian berikutnya adalah pemetaan informasi dan data mana saja yang masuk dalam kategori informasi publik, demikian juga ditentukan informasi dan data mana saja yang dapat dikategorikan sebagai dokumen rahasia. Ditentukan alur data mana yang paling sensitif dan paling beresiko untuk kemudian mekanisme pengawasan dan pengendalian perlu ditetapkan dalam kategori ini. Jangan sampai pengelolaan yang tidak profesional akan membebani reputasi organisasi. Akhirnya, pemetaan potensi-potensi resiko & pengelolaan informasi yang profesional inilah yang menjadi kata kunci untuk mencegah kemungkinan penyalahgunaan & penyelewengan informasi dan data. Dengan demikian, diharapkan strategi dan kebijakan ini dapat menjamin keamanan informasi sehingga mendorong efisiensi organisasi, sekaligus meningkatkan transparansi dan akuntabilitas lembaga sebagai wujud dari good governance.
Artikel ini dimuat di majalah Media Keuangan (majalah resmi Kementerian Keuangan) Edisi Desember 2011
http://www.depkeu.go.id/Ind/others/Buletin/Buletin.htm