Jeff Bezos dan Dua Aturan Komunikasi Amazon yang Patut Ditiru

Bayangkan jika semua orang memahami prinsip inti yang Anda operasikan dan menginternalisasi bagaimana Anda menerapkannya pada keputusan Anda.

Betapa hebatnya jika tidak terus-menerus diganggu dengan mengklarifikasi pertanyaan? Jika eksekutif sangat memahami organisasi Anda dari sudut pandang Anda sebelum menyatakan bahwa mereka lebih tahu bagaimana melakukannya? 

Betapa hebatnya untuk dapat meninjau data inti yang mengambil keputusan daripada membuat seseorang meringkasnya dan menyatakan bahwa korelasi adalah kausalitas tanpa mengungkapkan pekerjaan mereka?"

Seperti yang digambarkan Brad Porter, para eksekutif Amazon selalu menuliskan ide dan topik pertemuan yang merinci proyek, ruang lingkup serta pendekatan yang akan dilakukan dalam enam lembar memo. 

Memo ini lalu dibagikan pada para peserta rapat (yang jumlahnya cukup untuk diberi konsumsi dua pizza saja). Dengan demikian, setiap peserta rapat sudah tahu secara detil tentang apa yang akan dibahas di pertemuan mereka.

Pengalaman memodifikasi aturan "Six Page Memo"

Setelah membaca postingan Brad Porter ini, saya pun mencoba untuk memodifikasi aturan itu dan menerapkannya. Bukan untuk keperluan rapat, tapi untuk membuat peserta pelatihan bisa fokus pada materi yang saya sampaikan.

Berbeda dengan budaya Amazon yang menihilkan Power Point, saya tetap membutuhkan slide demi slide untuk mempresentasikan materi pelatihan. Terlebih dahulu, saya memberi peserta poin-poin apa yang akan dipelajari saat itu. 

Namun, sebelum masuk ke slide bab pertama, saya meminta seluruh peserta untuk menuliskan daftar pertanyaan terkait dengan poin-poin pelatihan di lembaran kertas masing-masing.

Saya juga meminta peserta untuk mencoret pertanyaan apabila mereka sudah menemukan jawabannya dari slide materi yang saya sampaikan. Bila belum terjawab, mereka bisa menanyakannya di akhir presentasi.

Hasilnya? Hampir semua peserta akhirnya bisa fokus. Mereka menyimak dengan baik slide presentasi dan penjelasan yang saya sampaikan. Sampai akhir presentasi, hanya ada dua pertanyaan dari peserta yang menurut mereka belum terjawab.

Selama ini, ada kecenderungan peserta pelatihan tidak fokus dan kurang antusias dalam bertanya. Jika pemateri bertanya, "Ada pertanyaan?", yang terjadi adalah keheningan. Sering pula saya melihat peserta malah sibuk bermain gawai, alih-alih menyimak presentasi dengan seksama.